۸ روش مدیریت وظیفه آزمایش شده با زمان

جستجوی کارآمدترین راه برای انجام وظایف به نوعی یک پارادوکس است زیرا زمان بیشتری برای آزمایش روش های بهره وری و جستجوی بهترین برنامه نسبت به مدت زمان انجام وظایف صرف می شود.

چه چیزی باعث می شود یک استراتژی کار کند و چگونه شخص می تواند طی مدت طولانی به آن پایبند باشد؟

در این مقاله هشت تاکتیک بلند مدت در تحقیقات مشخص شده است:

  1. وظایف را با اختصاص زمان مشخص کنید
  2. هر روز را با یک تکه کاغذ جدید شروع کنید
  3. بر وظیفه فعلی خود تمرکز کنید و بقیه را بپوشانید
  4. اهداف بلند مدت و کوتاه مدت را در تضاد قرار دهید
  5. از Markdown استفاده کنید
  6. ابزارهای انعطاف پذیر را ترکیب کنید
  7. تسویه حساب کنید و هزینه یک ابزار قوی را بپردازید
  8. به طور منظم در مورد کارهای تکمیل شده فکر کنید

 

وظایف را با اختصاص زمان مشخص کنید

از برنامه GQueues که با Gmail ، تقویم Google و Google Drive ارتباط تنگاتنگی دارد برای افزایش بهره وری می توان استفاده کرد. در برنامه GQueues می توان از رویکردGetting Things Done) GTD ( که شامل استفاده از صندوق ورودی برای افزودن وظایف به محض تصور آنها، پردازش منظم صندوق ورودی و استفاده از برچسب های زمینه ای برای طبقه بندی وظایف بر اساس نحوه، زمان انجام کار(اکنون ، به زودی ، بعدا ، روزی)  یا محل(خانه، دفتر، مرکز خرید) انجام آنها است.

GQueues از صف استفاده می کند، صف ها مانند لیست و به صورت خودکار عمل می کنند.  همچنین می توان مواردی را به صف ها اضافه کرد و به نوعی سفارشی سازی انجام داد.

یک نمونه از صف ها در زیر آمده:

صندوق ورودی برای هر چیزی که بعداً نیاز به دسته بندی دارد

معوق

باید امروز انجام بشود

سررسید در یک هفته

و همچنین صف های سفارشی:

کارهای شخصی

امور مالی

برای یادگیری

خریدن

و یک صف برای هر پروژه کاری

هر روز را با یک تکه کاغذ جدید شروع کنید

تهیه لیست کارهای روزانه رویکرد جالبی برای بهره وری می باشد که منحصراً به قلم و کاغذ متکی است، به شرح زیر:

۱٫یک ورق کاغذ را از بالا به پایین به سه قسمت تقسیم کنید.

۲٫در قسمت بالا، سه هدف اصلی زندگی خود را بنویسید. این اهداف، اهداف بلند مدت شما هستند و برای امروز نباید انجام شوند، اما به هر حال آنها را بنویسید. آنها قطب نمای شما هستند.

۳٫در قسمت میانی، سه وظیفه اصلی را که باید در این هفته انجام دهید بنویسید.

۴٫در قسمت پایین، کارهای امروز خود را بنویسید.

این فرایند ساده اما بسیار موثر است و کارهای روزانه اغلب به دلیل تمرکز ناشی از کار در صفحه می تواند در زمان کمتری  انجام شود.

این روش به خوبی کار می کند زیرا شما را مجبور می کند اولویت بندی کنید. لیست کارهای روزانه خود را کوتاه نگه دارید اگرچه استفاده از یک تکه کاغذ به طور طبیعی میزان وظایفی که می توانید به آن لیست اضافه کنید را محدود می کند. بنابراین بدون اینکه تحت فشار قرار گیرید به طور کارآمد عمل خواهید کرد.

 

بر وظیفه فعلی خود تمرکز کنیدو بقیه را بپوشانید

می توانید از یک تکه کاغذ ساده یا ورق A4 استفاده کنید.

  1. تاریخ را در بالای صفحه بنویسید.
  2. در زیر تاریخ، صفحه را با یک خط عمودی به یک ستون باریک در سمت راست و یک ستون بزرگ در سمت چپ تقسیم کنید.
  3. در بالای ستون سمت راست، قرارها و رویدادهای روز خود را بنویسید، سپس زیر آن خط بکشید.
  4. بقیه ستون سمت راست را برای هر ساعت از روز کاری خود به بخش هایی تقسیم کنید. اگر از ۱۰ تا ۶ در محل کار هستید ، به ۹ یا ۱۰بخش نیاز دارید. هر قسمت را با ساعت شماره گذاری کنید، به عنوان مثال ۱۰، ۱۱، ۱۲، ۱، ۲ و غیره. در پایان هر ساعت، بخش مربوط به آن را (در ساعت ۱۱ صبح، قسمت ۱۰ صبح را) به دلیل اینکه آن ساعت را به پایان رسانده اید، با یادداشت هایی در مورد هر کاری که انجام داده اید، پر کنید. این لیست “انجام شده” شما برای آن روز است.
  5. در ستون اصلی(بزرگتر)، لیستی از وظایف روز خود را بنویسید. توصیه می شود این کار را روز قبل انجام دهید.
  6. از یک تکه کاغذ برای سرپوش گذاشتن به هر وظیفه در لیست خود به جز کار اول استفاده کنید. زیرا به شما این امکان را می دهد که با تمرکز روی یک کار از مشغله زیاد جلوگیری کنید. پس از انجام اولین کار، روی آن ضربدر بزنید و ورق را به سمت پایین حرکت دهید تا بتوانید کار بعدی را مشاهده کنید. بقیه را سرپوش بگذارید. می توانید از یک نوار چسب برای نگه داشتن تکه کاغذ اضافی در محل خود استفاده کنید.
  7. خطی را در انتهای صفحه قرار دهید و فقط چند خط زیر آن باقی بگذارید. پس از اتمام روز، خلاصه ای از نحوه گذراندن آن را بنویسید.می توانید لیستهای تکمیل شده خود را نگه دارید تا بعداً در مورد آنها فکر کنید.

 

اهداف بلند مدت و کوتاه مدت را در تضاد قرار دهید

برای مدیریت وظایف خود یادداشت برداری کنید می توانید به صورت زیر عمل کنید و به کارهایتان نظم دهید:

  • نقاط عطف سال: در این یادداشت مواردی را که می خواهید در طول سال انجام دهید یا بهبود ایجاد کنید به صورت لیست درآورید. شبیه به شروع روش کاغذ و قلم جاستین، این روش با اهداف یا وظایف سطح بالا شروع می شود تا در دوره های طولانی در مسیر قرار گیرد.
  • نقاط عطف ماه: یادداشتی است شامل فهرست کارهایی که باید در طول ماه جاری انجام شود. این یادداشت را در ابتدای هر ماه جدید با مرور لیست “نقاط عطف سال” خود می توانید ایجاد کنید تا اقدامات لازم را در این ماه انجام دهید که به اهداف سالانه خود نزدیک شوید.
  • وظایف هفتگی: این یادداشت حاوی وظایفی است که باید در طول هفته انجام شود. اینها بر اساس دسته بندی جدا می شوند و هر یک شامل تخمینی تقریبی از مدت زمان لازم است.

این مهارت به زمان نیاز دارد، بسیار مهم است که محدودیت های خود را بشناسید تا حجم معقولی از وظایف را در لیست قرار دهید.

 

 از Markdown استفاده کنید

برنامه مدیریت وظیفه Cheddar در ابتدا کاربران رایگان خود را فقط به دو لیست(پروزه ها و لیست پانچ) محدود کرد. اگرچه این برنامه از آن زمان این پیشنهاد را افزایش داده است، اجازه می دهد لیست های نامحدودی در برنامه رایگان خود داشته باشید.

  • پروژه ها:وظایفی که بیش از یک روز طول می کشد.
  • لیست پانچ:کارهایی که باید امروز انجام شوند.

با پشتیبانی Cheddar از Markdown، کاربران برنامه می توانند هشتگ های داخلی را درتوییتر اضافه کنند، بنابراین می توانید کارهای خود را با برچسب ها و همچنین لیست ها سازماندهی کنید. از هشتگ های Cheddar به عنوان برچسب های زمینه، مانند “خانه” یا “آنلاین” استفاده کنید، بنابراین فقط وظایف مربوطه بر اساس زمینه فعلی نشان داده می شود.

از هشتگ هایی برای برچسب زدن وظایف کاری با شماره پروژه، سرویس گیرنده و تاریخ می توانید استفاده کنید، بنابراین آنها به راحتی قابل جستجو هستند. Cheddar تمام وظایف انجام شده را برای کاربران ذخیره می کند و آرشیوی از کارهای قبلی قابل جستجو را ایجاد می کند.

انعطاف پذیری و سهولت استفاده ازویژگی های Cheddar هستند. توانایی ایجاد و قالب بندی وظایف با استفاده از متن می تواند تاکتیکی موفقیت آمیز باشد.این برنامه این امکان را می دهد از فناوری به شیوه ای که می خواهید استفاده کنید و پایگاه داده مفیدی از وظایف و پروژه هایتان ایجاد کنید.

 

ابزارهای انعطاف پذیر راترکیب کنید

Trello برنامه مدیریت پروژه است. شامل لیست های زیر:

صندوق ورودی (کارهای دسته بندی نشده)

  • امروز
  • این هفته
  • این ماه
  • اقدامات بعدی (مربوط به تجارت)
  • اقدامات بعدی (شخصی)
  • در انتظار (هر چیزی که توسط شخص دیگری تفویض یا مسدود شده است)
  • امسال/روزی/شاید

از معایب ترلو این است که اطلاعات بیشتری مانند صفحات وب، نامه ها، صفحات گسترده و غیره را ذخیره نمی کند. Pocket برنامه ای است که از آن به عنوان یک ابزار نشانه گذاری برای پر کردن شکاف هایی که Trello در آن مناسب نیست می توان استفاده کرد.

صفحات وب را در حساب Pocket می توان ذخیره کرد و با بهره گیری از  سیستم برچسب گذاری و جستجوی عالی آن اطلاعات مورد نیاز را پیدا کرد.

 

هزینه یک ابزار قوی را پرداخت و تسویه حساب کنید

OmniFocusیک برنامه پر از ویژگی با برچسب قیمت است که از ۱۹٫۹۹ دلار شروع می شود. بر اساس پروژه هایی برای کار ، وب سایت و کارهای شخصی تنظیم شده است. همچنین شامل برچسب های زمینه داخلی برای دسته بندی وظایف بر اساس موضوعات مورد استفاده آنها (مانند نوشتن، امور مالی، ویرایش و غیره) می باشد. نظرات مربوط به وظایف، امکان ارسال پیوندهایی به اسناد Google Docs و یادداشت های Evernote که دارای اطلاعات مرتبط هستند را در مورد کارهایی که در پیش است، فراهم می کند.

در بخش دیگر از برنامه، فهرستی از مواردی که باید انجام شود را با استفاده از یک فایل متنی ساده در iA Writer یا یک برنامه کلی مانند OmniOutliner، می توان لیست کرد. برای حفظ تمرکز و بدون درگیر شدن در سایر وظایف آینده، بهتر است لیست های ساده ای از اهداف تهیه شود.

 

به طور منظم در مورد وظایف تکمیل شده تامل کنید

با تقسیم یک Trello به اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه نیز می توان به کارآمدی دست یافت. کارهای کوچک انجام شده را می توان بایگانی و دستاوردهای بزرگتر را به لیست دستاوردهای هفتگی منتقل کرد. لیست دیگری به نام “Backlog” وجود دارد، که شامل هر چیزی است که می خواهید در طولانی مدت به آن برسید. با برچسب های داخلی ترلو پروژه های بزرگ خود را کدگذاری کنید.

برنامه ریزی اهداف به طور منظم باید صورت گیرد. اهداف ماهانه ناشی از وظایف بزرگی است که باید برای هر پروژه بزرگ انجام شود. در آخر هر هفته اهداف هفته آینده را انتخاب کنید این کار به شما در انجام کارهای ماهانه کمک می کند.

در نهایت یک بازتاب هفتگی برای ترکیب آنچه انجام داده اید، شامل:

برجسته کردن دستاوردها: کارهای بزرگی که در طول هفته انجام شد.

هدف خودسازی برای هفته آینده: مواردی که در جهت بهبود خود در هفته بعد باید روی آن تمرکز کنید.

سایر اتفاقات بزرگ رخ داده:رویدادهای عمومی زندگی که باید به خاطر سپرده شوند.

پایبندی به روش بهره وری

تصور استفاده بیش از یک سال از یک روش بهره وری کار سختی است، اما استقامت افرادی که از روش های بهره وری  بالا استفاده کرده اند، قابل تحسین است. آنها به سازماندهی خود متکی هستند و به طور مداوم استراتژی خود را بهبود می بخشند. آنها به جای افتادن در دام هدر دادن زمان برای یافتن یک سیستم بهتر، به آنچه کار می کند پایبند هستند.

شخصی که یکی از رو شهای بهره وری بالا را استفاده می کند و به آن پایبند است می گوید: “راه خود را بیابید و روشهای مختلف را امتحان کنید. اکثر روشها برای حدود دو هفته بسیار خوب عمل می کنند و سپس ادامه می یابند.” “کارها و تعهدات شما به احتمال زیاد بسیار متفاوت از کارهای دیگران است ، بنابراین سبک لیست کارهای خود را تهیه کنید.”

 

بنابراین لیست خود را تهیه کنید و با استفاده ی کاملا رایگان ۱۵ روزه از سایت هدف سنج، دستابی به اهداف خود را ممکن سازید.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

‫0/5 ‫(0 نظر)

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *