چطور کارایی و بهره‌وری را در وظایف سازمانی افزایش دهیم؟

در این مقاله، ما قصد داریم علاوه بر تعریف مدیریت وظایف و انواع آن؛ به معرفی بهترین نرم افزار های مدیریت وظایف نیز بپردازیم.

در پایان مقاله، تمام اطلاعات مورد نیاز برای انتخاب یک ابزار مدیریت وظایف را خواهید داشت.
مدیریت وظایف می‌تواند به دستیابی افراد به هدف‌ها یا تعامل بهتر اعضای تیم در دستیابی به مجموعه‌ای از اهداف کمک کند.

انواع وظایفی که باید پردازش شوند و ابزارها و روشهای مورد استفاده تا حد زیادی تعیین می کند که مدیریت وظایف تا چه حد کارآمد است.
وظایف به عنوان واحدهای کاری فردی تعریف می شوند که باید تکمیل شوند. این ممکن است ساده به نظر برسد، اما مدیریت وظایف را نباید دست کم گرفت.

چطور سیستم مدیریت وظایف را راحت تر درک کنیم؟

مدیریت وظایف شامل موارد زیر است:
پیگیری پیشرفت کار، واگذاری کار به اعضای تیم، تعیین مهلت ها، تنظیم برنامه های کاری و …
هدف مدیریت وظایف این است که همه این عوامل را متعادل کند تا همه وظایف به موقع انجام شوند.

معمولاً در یک تیم چندین کار به طور همزمان پردازش می شوند بنابراین باید اولویت بندی شوند.
برای عملکرد مدیریت وظایف، اکثر شرکتها از نرم افزارهای مدیریت وظایف مخصوص استفاده می کنند.

چرا مدیریت وظایف را باید درک کنیم؟

بدون راه حل هایی برای مدیریت وظایف، تیم قادر نخواهد بود تمام کارها را در زمان معین انجام دهد و حجم کاری خود را در تعادل نگه دارد.

مزایای مدیریت وظایف:

بهبود بهره وری:

نیازی به این نیست که تیم شما بخشی از روز خود را برای انجام وظایفی که می تواند توسط مدیریت وظایف انجام شود یا حتی خودکار انجام شود، هدر دهد.

هنگامی که شما و تیم خود نگران کارهای ساده روزانه نباشید، زمان بیشتری برای انجام کار وجود دارد.

افزایش کارایی:

بهبود بهره وری همچنین منجر به افزایش کارایی می شود. این بدان معناست که شما قادر خواهید بود بر افزایش فروش یا جذب مشتری جدید تمرکز کنید.

کاهش استرس:

یکی از دلایلی که بسیاری از مشاغل استفاده از برنامه ها و سیستم های مدیریت وظایف را انتخاب می کنند این است که انجام این کار می تواند استرس را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.

اطمینان از رضایت مشتری:

پیگیری تمام وظایف خود و اطمینان از اینکه هرگز مهلت را از دست نداده اید کلیدی است که مشتریان شما را همیشه خوشحال می کند.

نظارت بر روندها:

سیستم های مدیریت وظایف به شما این امکان را می دهند که به راحتی آمارها را ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنید تا مشخص شود چه وظایفی باید انجام شود.
هنگامی که از روندها مطلع شدید ، می توانید یک استراتژی تجاری مناسب ایجاد کنید.

همانطور که می بینید ، مزایای فوق العاده زیادی برای مدیریت وظایف وجود دارد.

بنابراین ، تنها به دلایل فوق الذکر، اگر صاحب یک کسب و کار کوچک، یک شرکت در حال رشد یا حتی یک شرکت بزرگ هستید، باید مدیریت وظایف را در نظر بگیرید.

ابزارهای مفید برای مدیریت وظایف

لیست کارهای انجام شده
برای کارهای ساده خودجوش که می توانند به سرعت تکمیل شوند مناسب است.

تابلوهای کانبان
به تجسم کارهای هماهنگ و برنامه ریزی شده کمک می کند .آنها در هر زمان وضعیت پردازش فعلی وظایف را به تیم شما نشان می دهند.

جدول زمانی
به شما نشان می دهد که پروژه شما در حال حاضر در کجا قرار دارد و باید ترتیب وظایف به چه ترتیب انجام شود.

وظایف فرعی
به شما کمک می کند تا وظایف را به مراحل کاری جداگانه تقسیم کنید تا هیچ چیز مهمی را فراموش نکنید.

آنها همچنین همکاری با سایر اعضای تیم را آسان تر می کنند.

موعد مقرر
برای اطمینان از مدیریت به موقع وظایف ، انجام وظایف ضروری است.

می توانید سررسیدها، زمان دقیق یا بازه های زمانی طولانی تری را برای شروع و تکمیل کارها تعیین کنید.
همچنین مدت زمانی را که روی یک وظیفه کار کرده اید؛ پیگیری می کند.

هنگام برنامه ریزی کارهای مشابه و همچنین برای اهداف حسابداری به شما کمک می کند

برچسب ها
اهداف مختلفی را در مدیریت وظایف ارائه می دهد.

آنها می توانند اطلاعاتی در مورد اولویت ها یا وضعیت پردازش دقیق تر (به عنوان مثال ، “در انتظار تأیید”) و طبقه بندی موضوعی کار (به مشتریان ، تیم ها ، مراحل پروژه) ارائه دهند.
از برچسب ها می توان برای ایجاد نظم در گردش کار یا کارهای عقب افتاده استفاده کرد و آنها را به راحتی فیلتر کرد.

روشهای مدیریت وظایف

وقتی صحبت از مدیریت وظایف می شود، هیچ گزینه ای برای همه مناسب نیست.

به همین دلیل مهم است که روش های مختلف مدیریت وظایف خود را جستجو کنید تا آنچه را که برای شما مفید است پیدا کنید.

لیست وظایف خود را تجزیه و تحلیل کنید

اکنون وقت آن است که لیست خود را مرور کنید ، هر کار را مرور کنید و تصمیم بگیرید که می خواهید با آن چه کار کنید. شما چهار گزینه دارید:
اکنون کار را تکمیل کنید، بعداً آن را تکمیل کنید، آن را به شخص دیگری واگذار کنید، آن را از لیست خود حذف کنید
هر چیزی را که نیازی به انجام آن ندارید حذف کنید.

مواردی که ارزش حذف شدن را دارند شامل وظایفی هستند که برای همیشه در لیست شما بوده اند

و یا چیزهایی که ارزش کمی در مقایسه با تلاش برای تکمیل آنها دارند.
پس از اتمام کار ، تفویض اختیار و حذف وظایف ، آنچه باقی مانده است کارهای معوق شما هستند.

اینها همه کارهایی است که باید انجام دهید. با داشتن یک لیست اصلی از وظایف معوق خود ، آماده شروع اولویت بندی هستید.

روش هایی برای اولویت بندی وظایف

از نکات و تکنیک های زیر برای کمک به اولویت بندی وظایف خود استفاده کنید.
روشهای زیادی برای اولویت بندی وظایف وجود دارد و برخی از آنها ممکن است برای شما بهتر از دیگران عمل کنند.

تاکتیک های زیر را مرور کنید ، روش مناسب را انتخاب کنید و سپس به اولویت بندی بپردازید.

به منظوراولویت بندی کارآمد لیست وظایف خود، به یک لیست اصلی وظایف نیاز دارید که شامل همه وظایفی باشد که برای اولویت بندی و تکمیل همه آن منابع نیاز دارید.

ماتریس اولویت در مدیریت وظایف چیست؟

ماتریس اولویت برای مواقعی که در زیر یک میلیون کار غرق شده اید بسیار مفید است

زیرا به شما کمک می کند آنچه واقعاً مهم است و آنچه می تواند منتظر بماند را تجسم کنید.

هنگامی که وظایف خود را مشخص کردید ، ابتدا باید کارهای فوری و مهم را انجام دهید. سپس می توانید بر مولد ترین ربع تمرکز کنید.
تمام وظایف خود را انجام دهید و هر یک را بر اساس ماتریس اولویت استیون کاوی، اولویت بندی کنید.
اینها وظایفی هستند که به راحتی به تعویق می افتند، اما وقتی به پایان می رسند ارزش زیادی را ارائه می دهند.

ماتریس مدیریت زمان استفان کاوی

استفان کاوی به توضیح این متد در کتابی با عنوان First Things First یا همان الویت دادن

به الویت­ها می­پردازد و عنوان می ­کند که این متد کاربرد زیادی برای مدیریت و الویت بندی فعالیت­ ها دارد.
شکل ظاهری این ماتریس به نحوی است که شما می توانید بر بروی مقوا به راحتی آن را داشته باشید

و از برچسب های یادداشت برروی آن استفاده کنید.
یا روی یک برگه بزرگ آن را طراحی کرده و محتویاتش را با مداد پر کنید و یا در Excel آن را ذخیره نمایید.

قانون۸۰/۲۰

اصل پارتو می گوید: شما تمایل دارید که ۸۰ درصد از نتایج خود را از ۲۰ درصد کار خود بدست آورید.
آنچه واقعاً مشکل است این است که بدانید این ۲۰ درصد چه چیزی است که نتایج را به ارمغان می آورد.

اما هنگامی که این کار را انجام دادید ، می توانید اولویت بندی را در روز کاری خود اعمال کنید و ۲۰٪ را در اولویت خود قرار دهید.
بهترین راهی که من برای شناسایی ۲۰ درصد کار، این تمرین ساده است:

فقط سه مورد کار/ وظیفه را انتخاب کنید و آن را به دو قسمت کاهش دهید. و در نهایت ، فقط یک.

تنها روی یک چیز تمرکز کنید

هنگامی که به لیست وظایف خود نگاه می کنید، تنها چیزی را انتخاب کنید که در آن روز روی آن تمرکز کنید.

این می تواند یک کار بزرگ باشد که واقعاً می خواهید انجام دهید، یا می تواند موضوعی باشد که به چندین کار شما مربوط می شود، مانند “افزایش فروش”.

بر مهمترین وظایف خود (MITs) تمرکز کنید

این بسیار ساده است MITکاری است که امروز می خواهید یا باید انجام دهید.
لئو باباوتا ، عادت های ذن
اگر هر روز وظایف خود را در اولویت قرار می دهید و همچنان برای انجام کارها تلاش می کنید ، از روش مهمترین وظایف یا MITاستفاده کنید.

چند کار (معمولاً سه) را برای انجام هر روز انتخاب کنید. آنها MIT شما می شوند.
هنگام استفاده از MIT ، لیست کارهای شما ۱-۳ مورد از این موارد را شامل می شود.

چرا به نرم افزار مدیریت وظیفه نیاز دارید؟

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف

کنجکاو هستید که آیا باید روی نرم افزار مدیریت وظیفه سرمایه گذاری کنید یا نه؟
در اینجا مزایای کلیدی استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف که باید در نظر داشته باشید مطرح شده است.
سیستم های مدیریت وظایف برای مدیریت زمان و وظایف و همکاری آسان با تیم استفاده می شود.

به افراد، تیمها و سازمانها کمک کند تا وظایف خود را به طور موثر و بدون از دست دادن زمان انجام دهند.
تقریباً همه سازمانهای موفق از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده می کنند زیرا مزایای مدیریت وظایف را به درستی درک کرده اند.

همکاری تیمی

اگر در یک تیم کوچک کار می کنید، ممکن است بررسی عملکرد اعضای تیم و کارهای انجام شده توسط آنها کار آسانی باشد

اما با رشد تیم، بررسی عملکرد هر عضو یک چالش است.
نرم افزار مدیریت وظیفه با توسعه روحیه همکاری با یکدیگر این شکاف را برطرف می کند.

با استفاده از این نرم افزار، کل تیم شما می تواند ببیند چه وظایفی به چه کسی واگذار شده است

تا بتوانند با هم همکاری کرده و قسمت های خود را به موقع انجام دهند.

الویت بندی وظایف

به طور کلی ، هنگام شروع کار، بسیاری از افراد درگیر انجام کارهای بی اهمیت می شوند

که این باعث از دست رفتن زمان و کاهش بهره وری می شود.
نرم افزار مدیریت وظایف به شما کمک می کند تا وظایف را اولویت بندی کنید و بتوانید همه کارهای مهم را به موقع انجام دهید.

دسترسی به داده ها بدون محدودیت زمانی و مکانی

برنامه های مدیریت وظیفه به شما این امکان را می دهند که به اطلاعات شرکت

بدون محدودیت زمانی و مکانی دسترسی داشته باشید تنها چیزی که شما نیاز دارید اتصال به اینترنت است و تمام.

ایجاد فضای کاری جداگانه برای هر گروه

نرم افزار مدیریت وظایف این گزینه را در اختیار شما قرار می دهند تا یک فضای کاری جداگانه برای همه تیم های خود ایجاد کنید

تا به جای مشارکت با افرادی که هیچ ارتباطی با آن پروژه خاص ندارند ، با شخص مناسب مشارکت کنید.

 

دورکاری

COVID-19 زندگی روزمره ما را به شدت تحت تأثیر قرار داده است به همین دلیل امروزه

مفهوم کار از راه دور در اوج خود قرار دارد زیرا سازمان ها متوجه شده اند که اکنون می توانند

بستر کاملی داشته باشند که با استفاده از آن می توانند نحوه انجام کار کارکنان را از راه دور مشاهده کنند.
نرم افزار مدیریت وظایف به اعضای تیم از راه دور کمک می کند تا تمام به روزرسانی های در مورد کار را در لحظه دریافت کنند.
تیم شما می تواند به راحتی فایل ها، ایده ها و بازخورد خود را برای همکاری در انجام وظایف و انجام سریع کارها به اشتراک بگذارد.

برای مطالعه ۱۰ نکته برای بهره وری در زمان دورکاری کلیک کنید

 

توزیع حجم کار

به عنوان مدیر پروژه، یکی از بزرگترین چالش ها این است که اطمینان حاصل کنید که حجم کار را به طور مساوی بین تیم خود تقسیم کرده اید

زیرا توزیع ناعادلانه حجم کار می تواند موانع زیادی را در رسیدن به اهداف و اهداف شما به موقع ایجاد کند.
بهترین راه برای مدیریت این مسئله استفاده از برنامه مدیریت وظایف است.

این نه تنها به شما اجازه می دهد تا وظایف مساوی را تعیین کنید بلکه اطمینان حاصل می کند که می توانید پیشرفت آنها را در هر زمان پیگیری کنید.

پروژهای های بزرگ و پیچیده

امروزه پروژه‌های مختلف و بسیار پیچیده‌ای در حوزه‌های مختلف وجود دارند که مدیریت آن‌ها بسیار کار حساس و دشواری است.

هرچقدر هم یک مدیر پروژه توانایی مدیریت و دانش بالایی داشته باشد بدون استفاده از روش و تکنیک مناسب قادر به مدیریت چنین پروژه‌های بزرگی نخواهد بود.
نرم افزار مدیریت وظایف یک راه حل بی عیب و نقص برای این مشکل ارائه می دهند.

به شما این امکان را می دهند تا پروژه را به قسمت های کوچک تری تقسیم کنید تا انجام آنها آسان تر باشد.

این امر نه تنها درک کارها را برای اعضای تیم آسان می کند بلکه به آنها اطمینان می دهد که می توانند یک پروژه بزرگ را با موفقیت انجام دهند.

 

ارائه HIT های قابل مشاهده

وظایف با تأثیر بالا وظایفی هستند که تأثیر بسزایی در دستاوردهای شما دارند.

فقط دانستن همه وظایف تأثیرگذار گاهی اوقات به اندازه کافی خوب نیست زیرا اگر مشغول کارهای دیگر شوید، می توانید آنها را به راحتی فراموش کنید.

شما به سیستمی نیاز دارید که مدام این وظایف را به شما یادآوری کند و به شما در اولویت بندی آنها کمک کند .

نرم افزار مدیریت وظایف یک راه حل برجسته برای این وظایف دارد.

آنها بخش جداگانه ای را به شما ارائه می دهند که می توانید همه HIT های خود را در آن قرار دهید

تا بتوانید نزدیک آنها بمانید و روی اینها بیشتر از سایر کارهای کم اهمیت تمرکز کنید.

 

بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف در سال ۱۴۰۰

 

در دیگر مقالات سایت نیز  ۷ مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف  عنوان شده است برای مطالعه بیشتر کلیک کنید.

Trello

ترلو یکی از نرم افزارهای شناخته شده در حوزه مدیریت وظایف است

البته این برنامه فقط یک ابزار مدیریت برای وظایف محیط کار و تکالیف حرفه‌ای نیست

بلکه به‌طور گسترده برای برنامه‌ریزی‌های شخصی کارایی دارد.
استفاده از ترلو در عین حال که بسیار آسان  است، عملکرد قدرت‌مندی را ارائه می‌دهد.

این امر باعث می‌شود که ترلو برای افراد و تیم‌ها گزینه‌ی مناسبی باشد.

 

Todoist

از پرطرفدارترین و بهترین نرم افزارهای مدیریت و اطلاع کارها و وظایف روزانه برای سیستم عامل اندروید می باشد

که با داشتن آن برروی تبلت و یا اسمارت فون خود می توانید به راحتی امور و وظایف روزهای مختلف خود را در دسته بندی های مختلف مرتب کرده

تا نرم افزار آن وظیفه ها را در زمان مقرر اطلاع رسانی نماید!

امکان اضافه کردن و مدیریت بی نهایت کارهای شما، ساماندهی وظایف در قالب موقعیت های مختلف مکانی

ساماندهی موثرتر وظایف با رنگ های مختلف و فیلترهای جستجو، اطلاع رسانی از وظایف با دریافت اس ام اس یا ایمیل یا رینگتون

اضافه کردن جزئیات و توضیحات اضافی به وظایف و امکان مبادله دستی یا خودکار لیست های وارد شده بین گوشی و تبلت و سیستم های خانگی از جمله ویژگی های اپلیکیشن تودولیست می باشد.

 

Asana

آسانا یکی از محبوب‌ترین و شناخته‌شده‌ترین ابزارهای مدیریت وظایف است.
مدیران یا رهبران پروژه می‌توانند در آسانا پروژه‌های تیمی ایجاد کنند

سپس وظایف و کارهای هر عضو تیم را برای رسیدن به موفقیت به پروژه‌ها اضافه می‌کنند، تا بتوانند بهتر روند کارها را مدیریت کنند.
پس از آن می‌توانند وظایف را با توجه به سطح اولویت و موعد تحویل به اعضای تیم اختصاص دهند

بنابراین همه نسبت به انجام درست کارها و وظایف در زمان مناسب پاسخگو هستند.

 

مدیریت وظایف به شکلی نوین: هدف سنج

وظایف خود را با هدف سنج مدیریت کنید

یکی از راه های پیشرفت سریع و بهتر در فعالیت های روزمره و زندگی و کسب و کار، داشتن یک برنامه ریزی دقیق برای فعالیت ها می باشد.

پنل هدف سنج به کاربرانش اجازه می دهد تا بدون هیچ گونه مشکل و گزینه پیچیده ای به راحتی لیستی از فعالیت های خود را مشاهده کنید

و همه آنچه را که از یک نرم افزار مدیریت وظایف انتظار دارید را برآورده می‌کند.

 

ابزار مدیریت وظایف نرم افزاری است که بهره وری شما را افزایش داده و آن را به سطح بعدی می رساند.

همچنین به شما کمک می کند تمام وظایف انجام نشده را مشاهده کنید.
استفاده از این نرم افزار نه تنها باعث می شود که کارهای پیچیده ساده به نظر برسند

بلکه به سازمان شما نیز کمک می کند تا وظایف را در زمان مشخص شده به راحتی انجام دهد.
به همین منظور مجموعه هدف سنج ابزار های مفیدی را تهیه کرده تا بتوانید

به اهداف فردی و سازمانی از جمله هماهنگی همه ی کارکنان و بهره وری بیشتر دست یابید.

برای استفاده از سیستم هدفگذاری هدف سنج روی نرم افزار OKR کلیک کرده و ثبت نام نمایید.