چگونه زمان را از دست ندهیم؟

چرا مدیریت زمان مهم است؟

• “وظایف فوری” نیاز به توجه ضروری شما دارند اما اینکه شما آن توجه را به خرج می دهید شاید مهم باشد یا نباشد.
• “وظایف مهم” اهمیت دارند و انجام ندادن آن ها می تواند عواقب جدی برای شما یا دیگران داشته باشد.

برای مثال:

1. جواب دادن تلفن فوری است. اگر انجام ندهید، تماس گیرنده ارتباط را قطع خواهد کرد و شما نخواهید فهمید که چرا با شما تماس گرفته شد و این می تواند مهم باشد. با این حال ممکن است یک صدای خودکار به شما بگوید که واجد شرایط، برای دریافت خسارت بیمه دچار مشکل شده باشد، این مهم نیست.
2. رفتن به دندان پزشکی به طور منظم مهم است. اگر انجام نشود شما دچار بیماری های صمغی، یا مشکلات دیگر خواهید شد. اما فوری نیست. اگر برای مدت طولانی رهایش کنید، با این حال می تواند ضروری باشد چون ممکن است دندان درد بگیرید.
3. برداشتن فرزندانتان از مدرسه فوری و مهم است. اگر به موقع آنجا حضور نداشته باشید، آنها در حیاط مدرسه یا در کلاس در حالی که نگران اینکه شما کجا هستید منتظر خواهند بود. شما همچنین ممکن است برای معلم ها و یا بقیه ی افرادی که همراه فرزندان شما منتظر آمدن شما هستند نیز مزاحمت ایجاد کنید.
4. خواندن ایمیل های بامزه و سر زدن به فیسبوک فوری و مهم نیست. پس چرا این اولین کاری است که هرروز انجام می دهید؟ برای کمک به شما در شناسایی و جلوگیری از سایر مواردی که احتمال دارد شما را از انجام کارهای ضروری و مهم دور کند، به صفحه ی ما مراجعه کنید تا حواس پرتی خود را به حداقل برسانید.

این فرق میان “فوری” و “مهم” رمز اولویت بندی زمان و بار کاری شما چه در محل کار، در خانه یا هنگام تحصیل است.

استفاده کردن از اولویت بندی ماتریس

• کدام یک از وظایف من نیاز به انجام شدن در ۴۸ ساعت آینده را دارد؟

این ها وظایف فوری هستند.

• از وظایف فوری کدام یک از همه مهم تر است؟

بهتر است به جای تفکیک مطلق آن ها به مهم و غیر مهم، وظایف خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید.

• از بین وظایف غیر فوری کدام یک آنها مهم تر هستند؟

دوباره بهتر است به جای جدا کردن مطلق، آنها را به ترتیب لیست کنید.

قضاوت فردی

فوریت و اهمیت یک کار مطلق نیست. فقط شما می توانید تصمیم بگیرید که واقعا “مهم” یا “فوری” چیست.

برای مثال بعضی از افراد ترجیح می دهند قبل از شروع انجام کار صبر کنند تا بار دوم از آن ها کار خواسته شود.

اگر دیگر از آنها در خواست نشود، آنها هرگز شروع نمی کنند. به سادگی تصمیم را بر این می گذارند که برای هیچکس به اندازه ی کافی مهم نیست، تا وقتشان را ذخیره کنند.

فراموش نکنید که شما و سلامتی شما اهمیت دارد. فقط چون که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید به این معنی نیست که مقداری ورزش، به اندازه ی ده دقیقه راه رفتن و درست غذا خوردن را بی اهمیت بدانید. شما نباید سلامتی جسم و روح خود را فدای انجام فعالیت های ” فوری” کنید.

هشدار!

فوریت و اهمیت یک وضعیت ثابت نیستند. شما باید مرتباً لیست وظایف خود را مرور کنید تا اطمینان پیدا کنید چیزی به بالا منتقل نشده. چون این فوری تر و مهم تر می شود.

اول بررسی کنید که آیا واقعاً مهم است. آیا در واقع اصلاً به انجام این کار نیاز است یا فقط گفته اید که باید آن را انجام دهید؟

اگر واقعا مهم است پس واگذاری را در نظر بگیرید. برای اطلاعات بیشتر در خصوص مهارت های واگذاری از صفحه ی ما دیدن کنید.

مطالعه ی موردی:

موقعیت برد-برد در واگذاری

جنی رهبر یک تیم شلوغ و بسیار واکنشی بودو خواسته های مداوم و فوری اوقات خود را داشت.

او می دانست که باید به استراتژی طولانی مدت تیم خود فکر کند، اما زمان گذاشتن برای آن بسیار سخت بود.

از فردی در تیم خود، سارا، در یک بحث توسعه درخواست کرد که برای ایجاد مهارت های خود کار های استراتژیک بیشتری انجام دهد.

سارا از این فرصت استفاده کرد، با دقت طرحی در نظر گرفت و تهیه کرد، که مبنایی عالی برای کار های بعدی بود.

شخصی و حرفه ای

در مورد تعادل برقرار کردن بین اولویت های شخصی و حرفه ای چه نظری دارید؟برای مدیریت کردن آن دو روش وجود دارد:

• از دو ماتریس جداگانه استفاده کنید و برای مقابله با هرکدام از بازه های زمانی جداگانه کمک بگیرید.

مزایا: به این معنی است که شما می توانید با هر دو، با یک دید واقع بینانه درمورد فوریت کنار بیایید.

معایب: می تواند کاملا پیچیده شود.

به خودتان بستگی دارد که کدام را انتخاب می کنید، مهم این است که این کار برایتان مناسب باشد.

اصول بعد مدیریت خوب زمان

بنابراین اولولیت ماتریس کلید برتری برای اولولیت کار شماست. اگر چه مدیریت زمان چیزی فراتر از اولویت بندی است:

بیشتر درباره ی توانایی مولد بودن در کار است. این تعدادی از بقیه ی راه ها است که شما می توانید کارایی و بهره وری خود را بهبود ببخشید.

• آراسته باش

برای برخی از ما بهم ریختگی می تواند یک حواس پرتی واقعی و هم افسرده کننده باشد.

مرتب کردن هم می تواند عزت نفس و انگیزه را بهبود ببخشد. همچنین اگر فضای کارتان مرتب باشد و سیستم هایتان را بروز نگه دارید، راحت تر از پس کارها بر می آیید.

نکات کلیدی برای مرتب سازی

سه دسته از وسایل خود را ایجاد کنید: نگه داشتنی ها، تعویضی ها یا قابل بخشش، دور ریختنی ها:

نگه داشتنی ها، اگر شما نیاز به نگه داری سوابق خود دارید یا قصد دارید با آن کاری انجام دهید، اگر نیاز به عمل دارد، آن را به وظیفه ی خود اضافه کنید.

تعویضی ها یا قابل بخشش، اگر آن را نمی خواهید اما ممکن است شخص دیگری از آن استفاده کند و یا تا حد امکان کارکرد داشته و باید تعویض شود.

دور ریختنی ها( یا زباله)، برای چیز هایی که هیچ ارزشی برای شما و یا شخص دیگری ندارد.

• از لیست کار هایی که باید انجام دهید استفاده کنید

چه الکترونیکی و چه کاغذی، لیست ها روش خوبی برای به خاطر سپردن کار هایی است که باید انجام دهید و در یک نگاه آنچه را که فراموش می کنید به یاد بیاورید.

موارد مهم را علامت بزنید و یادتان باشد مواردی که تکمیل شده اند و یا دیگر نیازی به انجام ندارند را از لیست خارج کنید.

• لحظه ی خود را انتخاب کنید

همه ی ما زمانی در روز داریم که بهتر از زمان های دیگر کار می کنیم. بهتر است که کار های سخت را برای آن زمان برنامه ریزی کنید.

با این حال شما همچنین باید در مواردی که نیاز به انجام در زمان های خاص دارند، مانند جلسات یا رفتن به اداره ی پست را برنامه ریزی کنید.

داشتن لیستی از کارهای کوچک مهم اما غیر فوری که می تواند در۱۰ دقیقه بین جلسات انجام شود نیز گزینه ی مفیدی است: آیا ممکن است زمان ایده آل برای ارسال آن ایمیل تایید در طول تعطیلات باشد؟

• صبر نکنید اما از اینکه چرا وسوسه می شوید بپرسید

اگر کاری واقعا فوری و مهم است، آن را ادامه دهید.

اگر متوجه شدید که برای انجام ندادن کاری بهانه تراشی می کنید از خودتان بپرسید چرا.

ممکن است شک کنید که آیا اصلا باید این وظیفه را انجام دهید یا نه. شاید نگران اصول اخلاقی باشید یا فکر کنید بهترین گزینه نیست.

اگر متوجه شدید دیگران موافق هستند. اگر در محل کار هستید با همکاران یا مدیر خود و درخانه با خانواده و دوستانتان در آن خصوص صحبت کنید و ببینید آیا راه دیگری نیز هست.

• سعی نکنید چند کار را باهم انجام دهید

اغلب افراد در انجام چند وظیفه مهارت ندارند زیرا برای تمرکز مجدد مغز مان، زمان می برد.

بهتر است قبل از شروع کاری دیگر وظیفه قبلی خود را به پایان برسانید. اگر مجبور به انجام وظایف زیاد و گوناگون هستید، سعی کنید آنها را باهم گروه بندی کنید و کار های مشابه را به طور متوالی انجام دهید.

آرام باشید و همه چیز را زیر نظر بگیرید

شاید مهم ترین نکته که باید آن را به خاطر بسپارید حفظ آرامش است.

احساس خستگی بیش از حد کارها می تواند مضطرب کننده باشد. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید به آخرین وظیفه روز خود دست پیدا کنید آن را به فردا بسپارید، جهان به پایان نمی رسد به خصوص اگر اولویت بندی معقولانه ای داشته باشید.

اگر به خانه بروید و یا شب زود بخوابید شما برای فردا کاملا سرحال و مناسب خواهید بود. ممکن است گزینه ای بهتر از زمان مشخص تحویل کار برنامه ریزی شده خودتان وجود داشته باشد، زیاد اهمیت ندارد.

لحظه ای مکث کنید، زندگی و اولویت های خود را به یاد بیاورید، ممکن است در همین لحظه دیدگاهتان تغییر کند.

اگر زمان محدودتان به وظایف انبوه شما نمی رسد نرم افزار هدف سنج می تواند بهترین راه حل باشد، پس از همین الان شروع کن!

منبع: www.skillsyouneed.com