چگونه زمان را از دست ندهیم؟

مهارت های مدیریت زمان

عجیب نیست که بعضی از افراد برای انجام هرکدام از کارهای دلخواهشان وقت کم نمی آورند، در حالی که دیگر افراد همیشه از کاری به کار دیگر می شتابند و هیچوقت وظایفشان را به پایان نمی رسانند؟

این فقط برای افرادی که کار کمتری برای انجام دادن دارند نیست، اکثراً به اینکه آن ها از وقتشان به طور موثر استفاده می کنند مربوط است. به بیان دیگر به دست گرفتن زمان یا مدیریت زمان است.

مدیریت زمان توانایی استفاده از وقت خود به طور مولد و موثر است. شما همچنین می توانید آن را مثل انجام دادن یک کار هنری در نظر بگیرید به صورتی که زمان دارید هرآنچه که نیاز دارید را بدون اضطراب انجام دهید.

ساده بنظر می آید اما در عمل بسیار سخت تر است. در این مقاله می توانید از برخی اصول در رابطه با مدیریت زمان آگاه شوید.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مهارت های مدیریت زمان ضروری هستند زیرا تعداد محدودی از ما وقت کافی برای انجام هر کاری که از ما درخواست شده است را داریم.

مدیریت زمان به این معنی است که از وقت خود به صورت مولد و کارآمد استفاده کنید. اما زمانی که تا حد امکان مولد کار می کنید ولی همچنان نمی توانید آن را به پایان برسانید چطور؟ شاید بهتر است که مدیریت زمان را به صورت ترکیبی از کار مولد و اولویت بندی زمان خود در نظر بگیرید.

به عبارتی دیگر، افرادی که در گرفتن و انجام دادن کارها به خوبی عمل می کنند، وقتشان را به خوبی مدیریت می کنند. با این حال آنها در اولویت و کارهای خود عملی را انجام می دهند که مهم است و سپس به بقیه ی امور می رسند.

آن ها توانایی انجام آن را دارند چون فرق بین فوری و مهم را می فهمند.

  • “وظایف فوری” نیاز به توجه ضروری شما دارند اما اینکه شما آن توجه را به خرج می دهید شاید مهم باشد یا نباشد.
  • “وظایف مهم” اهمیت دارند و انجام ندادن آن ها می تواند عواقب جدی برای شما یا دیگران داشته باشد.

برای مثال:

  1. جواب دادن تلفن فوری است. اگر انجام ندهید، تماس گیرنده ارتباط را قطع خواهد کرد و شما نخواهید فهمید که چرا با شما تماس گرفته شد و این می تواند مهم باشد. با این حال ممکن است یک صدای خودکار به شما بگوید که واجد شرایط، برای دریافت خسارت بیمه دچار مشکل شده باشد، این مهم نیست.
  2. رفتن به دندان پزشکی به طور منظم مهم است. اگر انجام نشود شما دچار بیماری های صمغی، یا مشکلات دیگر خواهید شد. اما فوری نیست. اگر برای مدت طولانی رهایش کنید، با این حال می تواند ضروری باشد چون ممکن است دندان درد بگیرید.
  3. برداشتن فرزندانتان از مدرسه فوری و مهم است. اگر به موقع آنجا حضور نداشته باشید، آنها در حیاط مدرسه یا در کلاس در حالی که نگران اینکه شما کجا هستید منتظر خواهند بود. شما همچنین ممکن است برای معلم ها و یا بقیه ی افرادی که همراه فرزندان شما منتظر آمدن شما هستند نیز مزاحمت ایجاد کنید.
  4. خواندن ایمیل های بامزه و سر زدن به فیسبوک فوری و مهم نیست. پس چرا این اولین کاری است که هرروز انجام می دهید؟ برای کمک به شما در شناسایی و جلوگیری از سایر مواردی که احتمال دارد شما را از انجام کارهای ضروری و مهم دور کند، به صفحه ی ما مراجعه کنید تا حواس پرتی خود را به حداقل برسانید.

این فرق میان “فوری” و “مهم” رمز اولویت بندی زمان و بار کاری شما چه در محل کار، در خانه یا هنگام تحصیل است.

این امکان را برای شما فراهم می کندکه کارهایی را که باید اول انجام دهید، و چه کار هایی را می توان بعداً انجام داد، یا اینکه کلا انجام نداد. برای مثال، اگر یک کار فوری اما بی اهمیت را انجام ندهید، ممکن است متوجه شوید که این کار غیرضروری است.

استفاده از شبکه ی اولویت بندی ماتریس زیر می تواند به شما در دسته بندی کردن آن ها کمک کند:

نحوه ی اجرای ماتریس الویت بندی

استفاده کردن از اولویت بندی ماتریس

برای استفاده کردن از اولویت بندی ماتریس، بهتر است وظایف خود را به صورت روزانه مرور کنید. هر روز از خودتان بپرسید:

  • کدام یک از وظایف من نیاز به انجام شدن در ۴۸ ساعت آینده را دارد؟

این ها وظایف فوری هستند.

  • از وظایف فوری کدام یک از همه مهم تر است؟

بهتر است به جای تفکیک مطلق آن ها به مهم و غیر مهم، وظایف خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید.

  • از بین وظایف غیر فوری کدام یک آنها مهم تر هستند؟

دوباره بهتر است به جای جدا کردن مطلق، آنها را به ترتیب لیست کنید.

حالا با استفاده از پاسخ این سوالات، وظایف خود را در کادر های ماتریس اولویت بندی کنید و به این صورت دنبال کنید:

  • هرکادر نباید بیشتر از حدود ۷ یا ۸ وظیفه را شامل شود.
  • با کادر “اکنون انجام دهید” شروع کنید.
  • اهمیت دارد که موارد ضروری یا مهم را فقط به دلیل ناخوشایند بودن به بعداً موکول نکنید، زیرا این بهترین راه برای تاخیر است.

 اگر کار شما قورباغه خوردن است، بهتر است این کار را صبح اول از همه انجام دهید و اگر کارتان خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگ ترین آن را بخورید.

مارک تواین
  • قدم بعدی این است که به وظایف با فوریت کمتر اما هنوز مهم نگاه کنید. تصمیم بگیرید که در مورد آنها چه کاری را انجام خواهید داد و سپس برای انجام آنها در دفتر روزانه خود زمان بندی کنید، یا وظیفه ی انجام آنها را به شخص دیگری واگذار کنید.
  • وظایف فوری اما آسان تر یا کم اهمیت را به شخص دیگری بسپارید.
  • اکنون کار های غیر فوری و غیر مهم را حذف کنید.
  • در آخر، کار را انجام دهید. لیست”اکنون انجام شود” را شروع کنید. وقتی تمام شد، به سمت کار ها یا وظایف برنامه ریزی شده بروید.

اگر کارهای بیشتری وجود دارد که می توانید در هر ربع مدیریت کنید، وقت آن است که: آ)برخی از کارها را انجام دهید. ب)برخی را واگذار کنید. ج)برخی را حذف کنید.

دسته بندی منظم در ماتریس این اطمینان را به شما خواهد داد که روی آن چیزی که واقعا اهمیت دارد تمرکز کنید و کارتان را پیش ببرید.

قضاوت فردی

فوریت و اهمیت یک کار مطلق نیست. فقط شما می توانید تصمیم بگیرید که واقعا “مهم” یا “فوری” چیست.

برای مثال بعضی از افراد ترجیح می دهند قبل از شروع انجام کار صبر کنند تا بار دوم از آن ها کار خواسته شود.

اگر دیگر از آنها در خواست نشود، آنها هرگز شروع نمی کنند. به سادگی تصمیم را بر این می گذارند که برای هیچکس به اندازه ی کافی مهم نیست، تا وقتشان را ذخیره کنند.

فراموش نکنید که شما و سلامتی شما اهمیت دارد. فقط چون که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید به این معنی نیست که مقداری ورزش، به اندازه ی ده دقیقه راه رفتن و درست غذا خوردن را بی اهمیت بدانید. شما نباید سلامتی جسم و روح خود را فدای انجام فعالیت های ” فوری” کنید.

هشدار!

فوریت و اهمیت یک وضعیت ثابت نیستند. شما باید مرتباً لیست وظایف خود را مرور کنید تا اطمینان پیدا کنید چیزی به بالا منتقل نشده. چون این فوری تر و مهم تر می شود.

چه می کنید اگر یک کار مهم به طور مداوم با وجود کارهای  ضروری تر، اما همچنان مهم تر در لیست قرار بگیرد؟

اول بررسی کنید که آیا واقعاً مهم است. آیا در واقع اصلاً به انجام این کار نیاز است یا فقط گفته اید که باید آن را انجام دهید؟

اگر واقعا مهم است پس واگذاری را در نظر بگیرید. برای اطلاعات بیشتر در خصوص مهارت های واگذاری از صفحه ی ما دیدن کنید.

مطالعه ی موردی:

موقعیت برد-برد در واگذاری

جنی رهبر یک تیم شلوغ و بسیار واکنشی بودو خواسته های مداوم و فوری اوقات خود را داشت.

او می دانست که باید به استراتژی طولانی مدت تیم خود فکر کند، اما زمان گذاشتن برای آن بسیار سخت بود.

از فردی در تیم خود، سارا، در یک بحث توسعه درخواست کرد که برای ایجاد مهارت های خود کار های استراتژیک بیشتری انجام دهد.

سارا از این فرصت استفاده کرد، با دقت طرحی در نظر گرفت و تهیه کرد، که مبنایی عالی برای کار های بعدی بود.

شخصی و حرفه ای

در مورد تعادل برقرار کردن بین اولویت های شخصی و حرفه ای چه نظری دارید؟برای مدیریت کردن آن دو روش وجود دارد:

  • آن ها را در یک ماتریس در نظر بگیرید.

مزایا: موارد شخصی شما گم نمی شود.

معایب: نیاز به پیدا کردن تعادل بین موارد کاری و شخصی خواهید داشت.

  • از دو ماتریس جداگانه استفاده کنید و برای مقابله با هرکدام از بازه های زمانی جداگانه کمک بگیرید.

مزایا: به این معنی است که شما می توانید با هر دو، با یک دید واقع بینانه درمورد فوریت کنار بیایید.

معایب: می تواند کاملا پیچیده شود.

به خودتان بستگی دارد که کدام را انتخاب می کنید، مهم این است که این کار برایتان مناسب باشد.

رئیس وقت خودتان باشید

اصول بعد مدیریت خوب زمان

بنابراین اولولیت ماتریس کلید برتری برای اولولیت کار شماست. اگر چه مدیریت زمان چیزی فراتر از اولویت بندی است:

بیشتر درباره ی توانایی مولد بودن در کار است. این تعدادی از بقیه ی راه ها است که شما می توانید کارایی و بهره وری خود را بهبود ببخشید.

  • آراسته باش

برای برخی از ما بهم ریختگی می تواند یک حواس پرتی واقعی و هم افسرده کننده باشد.

مرتب کردن هم می تواند عزت نفس و انگیزه را بهبود ببخشد. همچنین اگر فضای کارتان مرتب باشد و سیستم هایتان را بروز نگه دارید، راحت تر از پس کارها بر می آیید.

نکات کلیدی برای مرتب سازی

سه دسته از وسایل خود را ایجاد کنید: نگه داشتنی ها، تعویضی ها یا قابل بخشش، دور ریختنی ها:

نگه داشتنی ها، اگر شما نیاز به نگه داری سوابق خود دارید یا قصد دارید با آن کاری انجام دهید، اگر نیاز به عمل دارد، آن را به وظیفه ی خود اضافه کنید.

تعویضی ها یا قابل بخشش، اگر آن را نمی خواهید اما ممکن است شخص دیگری از آن استفاده کند و یا تا حد امکان کارکرد داشته و باید تعویض شود.

دور ریختنی ها( یا زباله)، برای چیز هایی که هیچ ارزشی برای شما و یا شخص دیگری ندارد.

  • از لیست کار هایی که باید انجام دهید استفاده کنید

چه الکترونیکی و چه کاغذی، لیست ها روش خوبی برای به خاطر سپردن کار هایی است که باید انجام دهید و در یک نگاه آنچه را که فراموش می کنید به یاد بیاورید.

موارد مهم را علامت بزنید و یادتان باشد مواردی که تکمیل شده اند و یا دیگر نیازی به انجام ندارند را از لیست خارج کنید.

  • لحظه ی خود را انتخاب کنید

همه ی ما زمانی در روز داریم که بهتر از زمان های دیگر کار می کنیم. بهتر است که کار های سخت را برای آن زمان برنامه ریزی کنید.

با این حال شما همچنین باید در مواردی که نیاز به انجام در زمان های خاص دارند، مانند جلسات یا رفتن به اداره ی پست را برنامه ریزی کنید.

داشتن لیستی از کارهای کوچک مهم اما غیر فوری که می تواند در۱۰ دقیقه بین جلسات انجام شود نیز گزینه ی مفیدی است: آیا ممکن است زمان ایده آل برای ارسال آن ایمیل تایید در طول تعطیلات باشد؟

  • صبر نکنید اما از اینکه چرا وسوسه می شوید بپرسید

اگر کاری واقعا فوری و مهم است، آن را ادامه دهید.

اگر متوجه شدید که برای انجام ندادن کاری بهانه تراشی می کنید از خودتان بپرسید چرا.

ممکن است شک کنید که آیا اصلا باید این وظیفه را انجام دهید یا نه. شاید نگران اصول اخلاقی باشید یا فکر کنید بهترین گزینه نیست.

اگر متوجه شدید دیگران موافق هستند. اگر در محل کار هستید با همکاران یا مدیر خود و درخانه با خانواده و دوستانتان در آن خصوص صحبت کنید و ببینید آیا راه دیگری نیز هست.

  • سعی نکنید چند کار را باهم انجام دهید

اغلب افراد در انجام چند وظیفه مهارت ندارند زیرا برای تمرکز مجدد مغز مان، زمان می برد.

بهتر است قبل از شروع کاری دیگر وظیفه قبلی خود را به پایان برسانید. اگر مجبور به انجام وظایف زیاد و گوناگون هستید، سعی کنید آنها را باهم گروه بندی کنید و کار های مشابه را به طور متوالی انجام دهید.

آرام باشید و همه چیز را زیر نظر بگیرید

شاید مهم ترین نکته که باید آن را به خاطر بسپارید حفظ آرامش است.

احساس خستگی بیش از حد کارها می تواند مضطرب کننده باشد. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید به آخرین وظیفه روز خود دست پیدا کنید آن را به فردا بسپارید، جهان به پایان نمی رسد به خصوص اگر اولویت بندی معقولانه ای داشته باشید.

اگر به خانه بروید و یا شب زود بخوابید شما برای فردا کاملا سرحال و مناسب خواهید بود. ممکن است گزینه ای بهتر از زمان مشخص تحویل کار برنامه ریزی شده خودتان وجود داشته باشد، زیاد اهمیت ندارد.

لحظه ای مکث کنید، زندگی و اولویت های خود را به یاد بیاورید، ممکن است در همین لحظه دیدگاهتان تغییر کند.

اگر زمان محدودتان به وظایف انبوه شما نمی رسد نرم افزار هدف سنج می تواند بهترین راه حل باشد، پس از همین الان شروع کن!

منبع: www.skillsyouneed.com

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *