12 نكته برای بهتر مدیریت کردن سیستم چابک را بخوانید

مدیریت چابک چیست؟

Development team member and scrum master working on Agile project for product ownerand stakeholders. Agile project management concept. Pinkish coral bluevector isolated illustration


آخرین باری که اعلان به‌روزرسانی یک نرم‌افزار را دریافت کردید چه زمانی بود؟ گاهی آدم اینقدر از این اعلان‌ها دریافت می‌کند که خسته می‌شود! می‌دانستید که تا همین ده سال قبل نرم‌افزارها به این سرعت به‌روز نمی‌شدند؟ یا حتی به این سرعت ساخته نمی‌شدند؟ ایراد کار آن روز‌ها از نحوۀ مدیریت پروژۀ تولید نرم‌افزار بود. مدیریت سنتی انعطاف و سرعت کافی فراهم نمی‌کرد. راه‌حل مغزهای بزرگ کسب‌وکار آن روزها در «چابک» خلاصه شد. آیا مایلید بدانید مدیریت پروژۀ چابک چیست و چگونه توانست این تحول عظیم را در تولید محصول ایجاد کند؟ جای خوبی آماده‌اید! در این مطلب قرار است «چابک» یعنی «برگ برندۀ مدیریت نوین» را به شما معرفی کنیم.

نگاهی به گذشته: از کجا شروع شد؟

روش مدیریت چابک همانطور که می‌دانید اولین روش مدیریت پروژه نیست. قبل از آن روش‌های دیگری هم وجود داشته‌اند و مهم‌ترین آن‌ها روشی موسوم به روش آبشاری بود. روش آبشاری برای توسعۀ نرم‌افزار و حتی سایر صنایعی چون هوافضا و اتومبیل‌سازی دردسرهای زیادی داشت. ابتدای دهۀ ۱۹۹۰ بود که طراحی نرم‌افزار دچار یک بحران واقعی و بزرگ شد. آن‌روزها گاه تا چندسال طول می‌کشید که نسخۀ اولیۀ یک نرم‌افزار تولید و طراحی شود.

دلیل این دردسر عظیم این بود که در روش‌های مدیریت پروژۀ سنتی، مراحل تولید محصول به تولید سریع محصول اصلاً کمکی نمی‌کرد. مدیر محصول‌ها قبل از هر چیز شروع به شناسایی نیازهای بازار می‌کردند. بعد براساس آن نیازها و شکاف‌هایی که در کسب‌وکار می‌دیدند، برنامه می‌ریختند و ساختار اصلی پروژه را برنامه‌ریزی می‌کردند. بعد از اتمام اینکار، حالا تازه برنامه‌نویس‌ها وارد کار می‌شدند و ایدۀ اولیه را طبق طرح پروژه کد می‌زدند. به روش سنتی باید منتظر می‌ماندیم که تمام مراحل کدزنی و اجرای پروژه تمام شود تا بالأخره محصول را به صورت آزمایشی اجرا کنیم و ایراداتش را رفع کنیم.

این روش مدیریتی برای کسب‌وکاری چون نرم‌افزار یا هوافضا یک شکست واقعی بود! در طی سه یا چندسالی که درگیر ساخت پروژه بودند، نیازهای بازار عوض می‌شد. یا حتی بدتر از آن، بعد از اجرایی کامل پروژه متوجه می‌شدند که باگ‌هایی در طراحی پروژه و هدف‌هایشان وجود دارد. خب آن وقت باید چه کار می‌کردند؟ راه برگشتی نبود. روش سنتی انعطاف کافی و سرعت لازم را نداشت. این مسأله نگرانی‌های زیادی در دنیای کسب‌وکار آن روزها به راه انداخت و باعث شد ۱۷ نفر به فکر راه جدیدی بیوفتند. فکر می‌کنید این افراد به چه راهی رسیدند؟

ارزش‌های اصلی مدیریت چابک چیست؟

سال‌های ۲۰۰۰ و ۲۰۰۱، زمان ایجاد تحولات بزرگ در روش مدیریت پروژه بود. آن ۱۷ نفر طی جلساتی که با هم داشتند، دست به خلاقیت در حوزۀ مدیریت پروژه زدند. فکر اصلی آن‌ها گذر از برنامه‌های غیرمنعطف و ایجاد فضا برای تغییر و تحول بود.

این افراد در بیانیۀ خودشان چهار ارزش را برترین اصول کار خودشان دانستند. آن‌ها آخرین سلاح خود برای شکست تمام موانع پروژه را در این ارزش‌ها تعریف کردند:

افراد و تعاملات مهم‌تر از پروسه کار و ابزارها هستند.

  • کارایی نرم‌افزار مهم‌تر از مستندسازی از فرایند است.
  • مشارکت مشتری در ساخت محصول و کار، مهم‌تر از قرارداد کاری است.
  • دادن بازخورد مناسب به تغییرات مهم‌تر از پیروی از یک طرح ثابت است.

فرآیند چابک، برنامه‌ریزی، طراحی، انتشار و تکرار این مراحل است.

۱۲ اصل بیانیه چابک چیست؟

آن‌ها در ادامۀ این چهار ارزش، ۱۲ اصل زیرمجموعۀ این ارزش‌ها را هم در بیانیه‌شان منتشر کردند. مدیریت چابک یک تیم باید بر این اصول بنا شود:

یک: بالاترین اولویت ما رضایت مشتری است که از طریق تحویل به موقع و مداوم محصول (نرم افزار) محقق خواهد شد.

دو: تغییرات در پروژه‌های نرم‌افزاری اجتناب‌ناپذیرند، حتی از تغییراتی که در اواخر کار توسط مشتری درخواست شده‌اند نیز استقبال می‌شود.

سه: ترجیح ما این است که در تفکر چابک، محصولات را در بازه‌های زمانی کوتاه (چند هفته تا چند ماه) و به‌صورت تکرارشونده به مشتری تحویل دهیم.

چهار: همکاری و مشارکت ذینفعان باید به صورت روزانه در طول چرخه حیات پروژه وجود داشته باشد.

پنج: پروژه‌ها با استفاده از افراد باانگیزه بسازید. به اعضای تیم خود اعتماد کنید تا احساس مسئولیت‌پذیری داشته باشند تا کارها به خوبی انجام شود.

شش: گفتگوی رو در رو، مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم پروژه است.

هفت: در تفکر چابک، تحویل محصول (نرم‌افزار) کاربردی به مشتری، عامل نهایی‌ای است که پیشرفت پروژه را اندازه‌گیری می‌کند.

هشت: حفظ تداوم پایدارمی‌گوید فرآیندهای چابک باید به سمت توسعه پایدار حرکت کنند. به‌طوری که ذینفعان تجاری، حامیان و کاربران بتوانند سرعت پیشرفت را با روند ثابت در طول چرخه حیات پروژه حفظ کنند.

نه: نظارت و توجه منظم باعث افزایش چابکی شده و به برتری فنی و طراحی خوب محصول منجر خواهد شد.

ده: سادگی یک ضرورت است. همه چیزها را ساده نگه دارید و از انجام کارهای کم اهمیت اجتناب کنید.

یازده: تیم‌های چابک خودشان هدایت و سازماندهی می‌شوند و نیازی به گفتن آنچه باید انجام شود، نیست.

دوازده: نیاز است که تیم پروژه در فواصل منظم، کارهای خود را بررسی کند و اگر روشی برای موثرترشدن و  پیشبرد سریع‌تر پروژه وجود دارد، رفتار خود را مطابق آن هم سو کند. این اصل یکی از حیاتی‌ترین اصول تفکر چابک است.

مشکلات مدیریت چابک: کجاها به در بسته می‌خورد؟

مدیریت پروژۀ چابک، مثل هر ایدۀ دیگری معایبی دارد.

از معایب این روش مدیریتی می‌توان به این نکته اشاره کرد که اگر مشتری در دسترس نباشد، قابلیت اجرا شدن ندارد. درضمن، همانطور که تا الان می‌دانید، بخاطر تغییرات پروژه و بهبودهایش، هزینۀ پروژه را نمی‌توان اول کار مشخص کرد. بخاطر همین مشتریان غالباً از این روش استقابل نمی‌کنند. آن‌ها فرآیند کار را دوست دارند ولی چابک در مرحلۀ فروش به مشکل می‌خورد.

درضمن بعضی چیزها در چابک دشوارتر از روش‌های دیگر است. مثلاً ارتباطات مداومِ روزانه و هفتگی، وقت و انرژی زیادی از تیم می‌برد. همچنین با اینکه پروژه دربرابر تغییر منعطف است، اندازه‌گیری پیشرفت پروژه کاری دشوار است. دلیلش این است که پروژه در چندین چرخه تو در تو تکمیل می‌شود.

به عنوان آخرین مورد، بازه‌های کوتاه با اینکه خوبی‌هایی دارند، کیفیت در طراحی را کم می‌کنند. درنتیجه هربار که مشتری بازخوردهای منفی می‌دهد، تیم باید در یک بازۀ کوتاه باید مجدد طرح را توسعه دهد.

روش‌های نوین: همیشه راهی برای حل مشکل است

جواب معایب و مشکلات چابک، فقط یک چیز است: ایده‌های جدید و روش‌های نو.

در طی بیش از یک دهه‌ای که چابک به فضای کسب‌وکار معرفی شده، روش‌هایی برای  ارتقای آن هم خلق شد. تیم‌های متفاوت، اصول کلی چابک را از طریق مدل‌های برنامه‌ریزی متفاوت اجرا می‌کنند. یکی از قوی‌ترینِ این مدل‌ها، مدل OKR است که راحت‌تر از چابک میزان پیشرفت را اندازه می‌گیرد.

کلام آخر

همانطور که از اصول و ارزش‌های خالقان چابک متوجه شده‌اید، چابک سبک مدیریت تکرارشونده، مشارکتی و منعطف است. در روش چابک برخلاف مدیریت سنتی، قرار نیست صفر تا صد طرح پروژه در ابتدا برنامه‌ریزی و بعد اجرا شود. مسألۀ مهم در چابک، هدفگذاری برای بازه‌های زمانی کوتاه، با انگیزه و مشارکت بالای تمام اعضاست. در این مسیر طرح هم بهتر می‌شود. تیمی که با روش چابک کار می‌کند، باید در بازه‌های مشخصی عملکرد خود را بسنجد. در این بازه‌ها هر ایدۀ خوبی از اعضا یا مشتری، به طرح پروژۀ بعدی افزوده می‌شود. پس اعضا، مدیران و مشتری همیشه با هم درارتباطند و مهم‌ترین مسائل در صدر توجه‌اند.

آیا سؤالی درمورد مدیریت چابک دارید که در این مطلب جواب نداده باشیم؟ در بخش نظرات منتظرتانیم.

‫0/5 ‫(0 نظر)

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *