برنامه ریزی و مراحل آن

هر کسب و کاری برای خودش یک هدف و ماموریت مشخص دارد. هر کسب و کاری سعی می کند بهترین برنامه ریزی ممکن را برای رسیدن به هدف خودش انجام دهد.اما خیلی از کسب و کار هایی که مشغول برنامه ریزی برای خود هستند نمی دانند که برنامه ریزی یک فرایند خطی نیست و به صورت یک چرخه می باشد.

در چرخه ی برنامه ریزی، کسب و کار به صورت مستمر در حال یادگیری است و با جلو رفتن برنامه، موارد جدیدی را متوجه می شود و به عقب باز می گردد تا برنامه ریزی خود را در مراحل مختلف چرخه خود اصلاح یا تغییر دهد.

همان طور که می دانید برنامه ریزی یکی از وظایف مهم مدیران است. هر مدیری باید انعطاف پذیری لازم را داشته باشد تا بتواند برنامه ریزی کسب و کار خود را مرتبا بازبینی کند و در صورت نیاز تغییر دهد.علاوه بر این اهداف جدید در سازمان به صورت مستمر خلق می شوند و اهداف قدیمی ممکن است با شرایط تغییر کنند.

بنابراین متوجه شدیم که برنامه ریزی یک فرایند خطی نیست و یک چرخه ی مستمر است. و درک این موضوع برای هر کسی که کار برنامه ریزی را انجام

می دهد ضروری می باشد.

حالا ببینم مراحل و فرایند های این چرخه ی برنامه ریزی شامل چه مراحلی می باشد:

۱- مشخص کردن اهدف

اولین و مهم ترین مرحله مشخص کردن هدفی است که با برنامه ریزی مناسب قصد داریم به آن برسیم. چشم اندازها و ماموریت های یک کسب و کار اهداف کوتاه مدت آن را می سازند. اهداف کوتاه مدت نیز مسیر و مقصد برنامه ریزی ما را نشان می دهند. ما باید بدانیم با برنامه ای که پیاده سازی کردیم قصد داریم به چه چیزی برسیم. و این هدف تعیین شده باید قابل اندازه گیری باشد. برای مثال: در ۳ ماهه ی بعدی می خواهیم میزان فروش ما ۱۵ درصد افزایش یابد. نه اینکه بگوییم ما می خواهیم افزایش فروش داشته باشیم هر چه قدر بیشتر بهتر!

۲- آینده نگری

یک مدیر خوب باید قبل از اجرای برنامه ریزی خود از مشکلات و یا تغییرات احتمالی آِینده با خبر باشد. این آینده نگری باید داخلی و خارجی باشد. نوع خارجی برای مثال می تواند : اقدامات رقبا، قوانین مطرح شده، تکنولوژی جدید و … باشد. و نوع داخلی نیز می تواند: بودجه بندی، آموزش کارکنان و … باشد. بسیار مهم است که در ابتدای برنامه ریزی خود به این موارد دقت کنیم تا غافلگیر نشویم. هم چنین لازم است یک مدیر در حین اجرای برنامه شرایط را رصد کند تا تغییرات و نیاز های آینده را حس کند.

۳- بررسی جایگزین ها

همیشه بیش از یک راه برای رسیدن به یک هدف مشخص وجود دارد.و کسی که برنامه ریزی می کند باید بهتر از هر کسی راه ها و جایگزین های رسیدن به هدف را بشناسد و آن ها را ارزیابی کند. با این کار می توانیم بهترین راه ممکن را برای رسیدن به هدف خود انتخاب کنیم. برای مثال همان هدف ۱۵ درصد رشد فروش تا ۳ ماه آینده را در نظر بگیرید.راه های رسیدن به این هدف می تواند: کاهش قیمت، استخدام نیروی فروش بیشتر، یک کمپین تبلیغاتی جدید، ورود به بازار جدید و … باشد. ما باید این راه های مختلف را بشناسیم و بر حسب نیاز و بر اساس منابع مالی، زمانی و … اولویت بندی این روش ها را انجام دهیم.

۴- شناسایی منابع

در این مرحله باید منابع کسب و کارمان و محدودیت های آن را به خوبی بشناسیم. مرحله شناسایی منابع با مرحله ی قبلی ارتباط مستقیم دارد. زیرا برای انتخاب روش مناسب برای رسیدن به اهدافمان باید منابع را در نظر بگیریم. شاید روشی بسیار خوب باشد و منابع کافی برای اجرای آن را نداشته باشیم.پس باید منابع فعلی خود را بشناسیم و منابع لازم برای اجرای برنامه ریزی را محاسبه کنیم و بفهمیم آیا می توانیم با منابع حال حاضر مسیر انتخابی را طی کنیم یا خیر.

۵- تعیین مراحل و اجرای برنامه

در این مرحله ما هدف خود را می شناسیم، راه رسیدن به آن هدف را انتخاب کردیم و حالا وقت این است که قدم های کوچکتر را تعیین کنیم و در مسیر انتخابی حرکت کنیم. می توانیم از گانت چارت کمک بگیریم و قدم های خود را از بزرگ به کوچک و در لایه های مختلف سازمان تعریف کنیم. مثلا برای مسیر استخدام نیروی فروش بیشتر و در راستای هدف افزایش فروش ۳ ماه آینده با میزان ۱۵ درصد قدم های کوچکتر می توانند: ایجاد آگهی، بررسی داوطلبین و … باشد. که هر کدام از این قدم ها به قدم های کوچک تر تقسیم می شوند.

۶- ارزیابی مداوم انجام کار

ارزیابی و بررسی مستمر کارهای انجام شده،در حال انجام و آماده برای انجام در آینده از مهم ترین وظایف یک مدیر کسب و کار است. همواره باید بررسی شود که چه تسک هایی حیاتی هستند و یا با مشکل مواجه هستند و سرعت ما را کم می کنند تا در صورت نیاز اصلاحات لازم را لحاظ کنیم.

همان طور که در ابتدای مقاله اشاره شد این ۶ مرحله در یک چرخه ی مستمر شکل می گیرند و هیچ گاه این چرخه متوقف نمی شود. و ممکن است بسته به شرایط به وجود آمده و یا ناکارآمدی برنامه ریزی، برای مثال از مرحله ۶ به ۲ برویم. پس ما همواره در این چرخه در حال خلق و یادگیری از نتایج هستیم و همواره به عقب باز می گردیم تا برنامه ریزی خود را بهبود دهیم.

سیستم OKR جدید ترین سیستم هدف گذاری و برنامه ریزی دنیا می باشد. که توسط بزرگترین کسب و کار های دنیا مانند گوگل اجرا می شود. دلیل این که به خوبی کسب و کار شما را متحول می کند نیز توجه کامل به چرخه ذکر شده است. شما نیز می توانید از امروز در نرم افزار آنلاین OKR هدف سنج رایگان ثبت نام کنید و تاثیر آنرا خیلی زود در زندگی و کسب و کار خود احساس کنید.

‫0/5 ‫(0 نظر)

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *