۵ نکته کاربردی که هر اسکرام مستری باید بداند

در این مقاله کریستیان ورویس (Christiaan Verwijs) بنیان گذار The Liberators، بر اساس تجربیات خود ۵ نکته ای که اسکرام مستر ها باید بدانند را بیان کرده است. در این مورد می گوید:

زمانی که به عنوان یک اسکرام مستر شروع به کار کردم، چیزی که بیشتر از همه من را می ترساند این بود که چگونه ایده آل های عالی را به رفتار واقعی تبدیل کنم. در حالی که به نظر عالی می رسید که اسکرام در مورد تجربه گرایی است، نمی دانستم که تیم من باید چگونه باشد؟ چگونه باید برای حمایت از آن رفتار کنم؟ و چقدر می توانم با چارچوب اسکرام انعطاف پذیر باشم؟

ما ۵ بینش عملی را جمع آوری کردیم که فکر می کنم هر اسکرام مستر تازه کاری باید بداند. در واقع از اشتباهاتی که در طول سال ها مرتکب شدم الهام گرفته شده است.

۱. مسائل رو ببر توی تیم!

اگر شما یک اسکرام مستر تازه کار هستید، باید بدانید رفع هر مشکلی که تیم با آن مواجه می شود، می تواند برایتان استرس زا باشد. به عنوان مثال، من برای حل هر مانعی که در طول جلسات روزانه مطرح می شد پیش قدم می شدم. همچنین برای یافتن راه‌هایی برای مشارکت دادن سهام داران بیشتر، چگونگی افزایش بیشتر Done ها و مسائلی از این دست، نیروی فکری زیادی صرف کردم. سپس راه‌حل‌هایم را به تیم ارائه دادم.

حتی اگر همه این کارها را از روی نیت خوب انجام می دادم، حقیقت ساده این است که نمی‌دانستم چگونه به آن بپردازم. تصور من از تیمم این بود که آنها حاضر نیستند برای این سؤالات وقت بگذارند. چون نمی خواستم آنها را بیشتر درگیر کنم، سعی کردم موانع را به تنهایی حل کنم. تا مدتی این برای من مثل پیشرفت بود و تیم هم از این موضوع بسیار رضایت داشت!

خوشبختانه، به سرعت متوجه شدم که این روش کار نمی کند. اولین بار زمانی بود که تیم به طور فزاینده موانع را به عهده من می گذاشت. تا جایی که احساس می‌کردم رفع آنها برای من بسیار ناکارآمد است. به عنوان مثال، تیم از من می خواست که از طرف آنها با مالک محصول صحبت کنم تا محدوده اسپرینت را تغییر دهم. دومین بار زمانی بود که انواع مسائل اساسی برای هفته ها در طول تعطیلات من در هیئت مدیره باقی ماندند وبرای حل آنها منتظر بازگشت من بودند.

خلاصه مطلب این است که باید “همه مسائل را به تیم ببرید”.

وقتی مشاهدات بدون قضاوت خود را به اشتراک می‌گذارید، بهتر هم عمل می‌کند. مثلاً «متوجه شدم که سؤالات زیادی برای مالک محصول در طول تعطیلات من جمع شده و بی‌پاسخ مانده است». یا «متوجه شده‌ام که ذینفعان به ندرت در طول بررسی‌های اسپرینت چیزی برای گفتن دارند». وقتی این کار را به صورت ساختاری انجام دهید، دیگران نیز شروع به انجام آن خواهند کرد. اکنون نه تنها می توانید از تجربه و بینش کل تیم بهره مند شوید، بلکه مهارت های ارزشمند حل مسئله را نیز تمرین می کنید که محرک های بهبود مستمر هستند.

وقتی شک دارید، وقتی با سوالی در مورد چگونگی انجام یک کار روبرو می‌شوید، وقتی با یک مانع مواجه می‌شوید: از تیم اسکرام (از جمله خودتان) بپرسید که چگونه باید با این کار کنار بیایند و بعد برای انجام آن با هم همکاری کنند.

۲. با تیم خود مجددا اسکرام را راه اندازی کنید.

به عنوان یک اسکرام مستر تازه کار، یا این فرصت را دارید که یک تیم اسکرام جدید راه اندازی کنید، یا در حال پیوستن به یک تیم موجود هستید. درس سختی که بارها یاد گرفتم این است که شما واقعاً باید با گرد هم آوردن افراد در اولین فرصت تیم را مجدد راه اندازی کنید. تا به سه سوال اصلی پاسخ دهید:

۱.هدف این تیم و محصولی که ایجاد می کند چیست؟

۲.چه کسانی عضو این تیم هستند و سهامداران آن چه کسانی هستند؟

۳.چه حداقلی از قوانین را باید به عنوان یک تیم رعایت کنیم تا پیچیدگی کار مدیریت شود؟ و در عین حال چه ارزشی را برای ذینفعان خود ارائه کنیم؟

حتی زمانی که پاسخ‌ این سوالات برای تیم واضح است (که معمولاً اینطور نیست!) این گفتگو پایه و اساس همه کارهای دیگر شما را با هم ایجاد می‌کند و اولین فرصت را برای ایجاد شفافیت به شما می دهد.

سوال سوم به طور طبیعی منجر به این می شود که چگونه از چارچوب اسکرام برای کار تجربی استفاده می کنید. فرصت خوبی است که اسکرام را با هم از نو کنید و نگاهی به نحوه استفاده از رویدادهای مختلف بیندازید.

نحوه پاسخ دادن به این سه سوال به شما بستگی دارد. من همیشه دوست دارم آن را به یک کارگاه آموزشی ۱ یا ۲ روزه با تیم تبدیل کنم. که شامل تیم سازی و ایجاد یک چشم انداز مشترک است. تا جایی که می‌توانید تلاش کنید تا حداقل یک قسمت از روز را برای این کار اختصاص دهید.

۳. با ذی نفعان شروع کنید.

بزرگترین اشتباه من در اسکرام که مدت ها طول کشید متوجه آن شوم، این بود که ذینفعان باید هر چیزی که یک تیم اسکرام روی آن کار می کند را هدایت کنند.

بسیار وسوسه کننده است که تمام تلاش خود را روی تیم تان متمرکز کنید و دنیای بیرون را به مالک محصول بسپارید. اما این یک اشتباه است!

وقتی صحبت از بهبود نحوه کار تیمی به میان می آید، سهام داران شما متحدان شما هستند. اگر به دلیل بوروکراسی غیرضروری نتوانید در هر اسپرینت یک Done Increment منتشر کنید، همان اندازه که این موضوع به تیم شما آسیب می زند، به ذی نفعان نیز آسیب می رساند. اگر مالک محصول اختیار تصمیم گیری نداشته باشد و به همین دلیل همه چیز کند پیش برود، آنها نیز ضرر می کنند.

منظور از ذینفعان هر کسی است که در محصول شما سهم واقعی دارد. آنها افرادی هستند که با مقدار قابل توجهی پول، زمان یا هر دو روی محصول شما سرمایه گذاری می کنند. اگر محصول عالی ارائه دهید، آنها خوشحال می شوند. هنگامی که شما یک محصول کم ارزش تحویل می دهید یا اصلاً هیچ چیزی ارائه نمی دهید، آنها این سرمایه گذاری را از دست می دهند. این تعریف، افرادی که ممکن است در مورد محصول شما نظر داشته باشند را حذف می کند. اما وقتی محصول شما ارائه نمی شود، شخصا چیزی را از دست نمی دهند.

بنابراین در اولین اسپرینت خود، با مالک محصول و تیم خود کار کنید. تا مشخص شود ذینفعان کجا هستند و چگونه می توانید در حال حاضر آنها را درگیر کنید.

۴. در جامعه اسکرام کمک پیدا کنید.

در کار خود به عنوان یک اسکرام مستر، با چالش های دشوار زیادی روبرو خواهید شد. مشکلاتی که آنقدر فریبنده هستند که راه حل واحدی برای شان وجود ندارد. به عنوان مثال، چگونه باید استقلال تیم را تشویق کنید؟ و در عین حال زمانی که چیزی واقعاً از ریل خارج می‌شود، وارد عمل شوید؟ چگونه باید به درخواست مدیریت برای گزارش پیشرفت تیم و ارزیابی اعضای آن پاسخ دهید؟

در مواقع دیگر، خیلی دیر متوجه می شوید کاری را که در گذشته انجام داده اید، ایده خوبی نبوده است. به عنوان مثال، بسیاری از اسکرام مسترها در ابتدا با تخمین Story Point و مقایسه تیم ها بر اساس تعداد امتیاز هر اسپرینت موافق هستند. تا زمانی که متوجه شوند Story Point ها انواع مشکلات را ایجاد می کند اگر از آنها برای این هدف استفاده شود.

خوشبختانه، شما تنها نیستید. یکی از راهنمایی‌های ما برای همه اسکرام مسترهای تازه‌کار  این است که از سایر اسکرام مسترها کمک بگیرید. جوامع زیادی وجود دارند که این کار را راحت می‌کنند. مانند شبکه Liberators و یا انجمن های مشابهی در Serious Scrum یا Scrum.org وجود دارد.

همتایان می‌توانند به شما کمک کنند تا راه‌حل‌های بالقوه ای برای چالش‌های بد پیدا کنید. و می‌توانند در آنچه که ممکن است بعدا کشف کنید به شما کمک کنند (مانند نکات داستان) تا زودتر کشف کنید و یاد بگیرید. در مقیاس کوچکتر، می توانید از اسکرام مستر های سازمان خودتان نیز کمک بگیرید.

۵. مهربان باشید. (با آنچه از قبل وجود دارد)

اسکرام مسترهای تازه کار (و حتی با تجربه ها) برای نشان دادن رهبری شان، گاهی در تیم های خود خیلی سریع پیش می روند. مطمئناً من هم در مواردی این کار را انجام ‌داده ام. و این باعث آزار افرادی شد که با آنها کار می کردم. زیرا در آن همه هیجان، به راحتی می توان نحوه کار مردم را «سنتی» یا «منسوخ» تلقی کرد.  وقتی هم مردم آنچه را که شما می بینید نمی بینند، ناامید می شوید. با این نوع گستاخی و بی اعتنایی درباره آنچه در حال حاضر وجود دارد، مخالفت کردن بسیار آسان است.

پادزهر این است که مدارا کنیم. درک عمیق چارچوب اسکرام و نحوه کار عناصر آن با هم، زمان می برد.

با نحوه کار تیم خود مهربان باشید. حتی زمانی که به نظر می رسد هنوز اسکرام نیست. با افرادی که پتانسیلی را که شما می بینید (هنوز) نمی بینند مهربان باشید. و زمانی که نمی دانید در یک موقعیت خاص چگونه به عنوان یک اسکرام مستر عمل کنید، با خودتان مهربان باشید.

و این ما را به چالش سخت اسکرام مسترها می‌رساند:

چگونه می‌توانید نسبت به چیزی که در حال حاضر وجود دارد فروتن و مهربان باشید و در عین حال مشتاقانه تیم خود را به سمت پیشرفت سوق دهید؟ حداقل دو راه برای عبور از این چالش وجود دارد.

اول این که قاطعانه خود را به عنوان بخشی از تیم در نظر بگیرید. خود را بالاتر از آنها قرار ندهید. انجام این کار به طرز شگفت انگیزی آسان است. حتی زمانی که هیچ تفاوت سلسله مراتبی وجود ندارد. به عنوان مثال، جملاتی مانند «من اینجا هستم تا شما را راهنمایی کنم.» یا «من اینجا هستم تا برای شما (تیم) مربیگری کنم و موانع تان را حل کنم».  هرچند با نیت خوب  این کارها را انجام دهید اما شما مربی آنها نیستید. شما بخشی از تیم هستید. البته همچنان می توانید از تمام مهارت های مربیگری و سوالات قدرتمند برای هدایت یک کاوش مشترک استفاده کنید.

قاطعانه خود را به عنوان بخشی از تیم در نظر بگیرید و خود را بالاتر از آنها قرار ندهید.

و این ما را به دومین راه خروج از چالش شرورانه اسکرام مسترها می رساند. شفافیت! وقتی به طور مداوم دنبال راهی برای شفاف سازی اینکه چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی کارساز نیست باشید، می توانید بیشترین کمک را به تیم و سازمان خود بکنید. یک راه ساده برای انجام این کار، به اشتراک گذاشتن یک مشاهده بدون قضاوت و پیگیری با یک سوال باز است.

به عنوان مثال: “من می بینم که بررسی های اسپرینت ما به ندرت توسط ذینفعان بررسی می شود و من نمی دانم که این در مورد کار مشترک ما چه معنایی دارد”. همچنین می‌توانید با تیم خود برای ردیابی معیارهای مفید مانند زمان چرخه، تعداد اشکالات و روحیه تیم، کار کنید و آنها را با هم بررسی کنید.

با ترکیب فروتنی و مهربانی با شفافیت، محیطی امن ایجاد می‌کنید. که در آن تیم اسکرام شما می‌تواند به طور مداوم در توانایی خود برای کار تجربی بهبود یابد.

به عنوان نکته پایانی:

باید بگویم بیشتر توصیه‌ها هیچ ارتباطی با چیزی که ما معمولاً به موفقیت حرفه‌ای ارتباط می دهیم ندارد. مدرک هایی که دارید، میزان آموزشی که دیده اید یا حتی سال ها تجربه ای که دارید. اگرچه درست است که تسلط بر اسکرام سال‌ها طول می‌کشد، اما این به این معناست که هر اسکرام مستر باید بتواند آن‌ها را به کار گیرد (بدون توجه به تجربه‌اش).

شما به عنوان یک تیم مرتکب اشتباه خواهید شد. گاهی اوقات یک قدم رو به جلو با دو قدم به عقب همراه است! اما اگر به عنوان یک تیم با هم کار کنید، در نهایت موفق می شوید.

کلام آخر

امروزه متدهای مختلف مدیریت چابک در همه جای دنیا بسیار محبوب است. در ایران هم بسیاری از سازمان های موفق، با متدهای مختلف چابک از جمله اسکرام به اهداف خود دست پیدا کردند.

OKR نیز یکی از مدل های نوین برنامه ریزی چابک است. که به طور کلی ۳ مرحله دارد. هدف گذاری، مدیریت وظایف و ارزیابی عملکرد افراد. در شرکت هایی که برای برنامه ریزی از اسکرام و OKR در کنار یکدیگر استفاده می شود، نتایج بسیار خوبی حاصل شده است.

اکنون می توانید با نرم افزار هدف سنج برنامه ریزی OKR های خود را به صورت رایگان شروع کنید.

برای شروع رایگان کلیک کنید.