اگر تابه‌حال قصد داشتید که با اسکرام پروژه‌تان را جلو ببرید ولی به درِ بسته خورده‌اید، ممکن است مشکل از اسپرینت‌هایتان باشد! اسپرینت در اسکرام به دوره‌های کوتاه زمانی گفته می‌شود که تیم‌ها باید در آن وظایفی را تکمیل کنند یا مثلاً به نقطۀ خاصی از پیشرفت برسند. برای اینکه اسپرینت تیم خوب پیش برود، باید حتماً قبلش کارهای موردنیاز آن دوره را برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ری زی، همان فرمول گم‌شدۀ موفقیت شماست. با برنامه ریزی اسپرینت در اسکرام می‌دانید قرار است چند درصد کار را جلو ببرید و چقدر برای اینکار در تیم ظرفیت دارید.
ما در ادامه به نکات عملی برای برنامه ریزی اسپرینت در اسکرام می‌پردازیم. پس با این مطلب که برگردانِ مقالۀ برنامه‌ریزی اسپرینت سایت معروف workfront است، همراه باشید.
برنامه ریزی اسپرینت در اسکرام چگونه است؟
در اسکرام، هر پروژه به بازه‌های زمانی دو تا چهار هفته‌ای به نام اسپرینت تجزیه می‌شود. هنگام جلسۀ برنامه‌ریزی اسپرینت، تیم (شامل اسکرام مستر، مدیر محصول اسکرام و تیم اسکرام) تصمیم می‌گیرند کدام بک لاگ در اسپرینت بعدی باید سروسامان داده شود. جشن اسکرام در برنامه‌ریزی اسپرینت یک فرآیند مشارکتی است که در آن اعضای تیم می‌توانند درمورد زمان انجام کارها نظر خودشان را بیان کنند. برنامه‌ریزی اسپرینت مسیر یافتنِ راه درست در جنگلی پر از دارودرخت‌های حواس‌پرت‌کن است. پس حتماً در راه درست رسیدن قدم بردارید.
دستورجلسه در جلسۀ برنامه‌ریزی اسپرینت
جلسۀ برنامه‌ریزی اسپرینت مانند هر جلسۀ دیگری یک دستورجلسه نیاز دارد که تیم را متمرکز نگه دارد. هر جلسۀ برنامه ریزی اسپرینت در اسکرام باید شامل گفت‌وگوهایی درمورد هدف نهایی اسپرینت و ظرفیت تیم باشد؛ همچنین قبل از قرار دادن تسک‌ها و وظایف در اسپرینت، باید با نگاهی دقیق بک لاگ اسپرینت را بررسی کرد.
جلسۀ مقدماتی برنامه‌ریزی اسپرینت
قبل از شروع جلسه، اسکرام مستر و مدیرمحصول اسکرام باید ظرفیت تیم را بررسی کنند و نگاهی به برنامه زمانی پروژه (مثلا اگر ددلاینی داریم) بیندازند. بنابراین باید آمادۀ استفاده از تجارب اسپرینت‌های قبلی باشند.
بک لاگ اسپرینت
بک لاگ اسپرینت شما لیستی از وظایفی است که باید تا پروژه‌ی بعدی تکمیل کنید. درطول جلسۀ برنامه ریزی اسپرینت، تیم شما این بک لاگ را بررسی میکند تا ببیند چقدر باید روی آن کار شود و در قدم بعدی باید چه کارهایی را پیش برد تا کارهای پروژه روی روال بیوفتد.
هر موردی که در اسپرینت‌های قبلی تکمیل نشده، باید در بک لاگ ثبت شود. موارد جدیدی هم که در اسپرینت‌های قبلی ظاهر شد، باید در بک لاگ آورد.
داستان‌های تخمینی: یک قدم مهم در برنامه ریزی اسپرینت در اسکرام
بعد از اینکه بک لاگ را آماده کردید، باید زمان یا تلاشی که برای انجام هر مورد نیاز است را تخمین بزنید. این اطلاعات به اسکرام مستر یا مدیر محصول اسکرام کمک میکند تا بودجه و زمان را بهینه‌تر مدیریت کنند.
برای کسب این اطلاعات، تیم اسکرام درمورد این موضوعات گفت‌وگو می‌کنند و با همکاری هم برآورد هر تسک را تخمین می‌زنند که به اینکار داستان کاربر هم گفته می‌شود.
داستان کاربر با استفاده از نمره‌های عددی، ساعتی، برآوردهای نسبتی (XS، XL، XXL و…) یا سایر روش‌های سنجشِ اقدامات موردنیاز شکل می‌گیرد.
درنظرگرفتن رتبۀ تلاش‌ها و اقدامات هر یک از اعضای تیم، بسیار اهمیت دارد؛ مخصوصاً اگر به‌طور محسوسی بیشتر یا کمتر از سایر افراد تیم باشد. در این وضعیت است آن عضو تیم، درمورد سادگی یا پیچیدگی اقدامات تیم نگاه متفاوتی از سایرین دارد. صحبت کردن درمورد این موضوع باعث می‌شود زمان را بهتر تخمین بزنید.
وقتی که کارِ تخمین زدن تمام شد، باید براساس ظرفیت موجود تیم ببینید کدام داستان‌ها و با چه ترکیبی بری اسپرینت بعدی‌تان مناسبترند.
تعیین ظرفیت برای برنامه ریزی اسپرینت
ظرفیت تیم، معیاری است که براساس آن می‌فهمید تیم‌تان چه تعداد از نقاط داستان یا موردهای بک لاگ را در طول یک اسپرینت و در شرایط عادی تکمیل میکند. برای تشخیص ظرفیت تیم، تعداد اعضای تیم را ضربدر در ساعت کارمفیدشان در روز کنید. بعد آن ساعت‌هایی که در جلسه‌اند یا روی پروژه دیگری کار می‌کنند را از حاصل کم کنید. نتیجه بدست آمده همان ظرفیت تیم شماست.
برایتان یک مثال ساده می‌زنیم: اگر یک تیم هفت نفره داشته باشید که هر نفر در روز هشت ساعت کار مفید کنید، ظرفیت هر روز ۵۶ می‌شود. حالا این ۵۶ ضربدر روزهای کاری هفته که ۵ تاست، عدد نهایی ۲۸۰ را به ما می‌دهد.
حالا باید ساعت‌هایی که به این اشخاص در همین پروژه دسترسی ندارید را کم کنید (مثلاً روی پروژه دیگری یا در جلسه یا … هستند). در مثال قبلی، هر پنج‌شنبه یک جلسه دو ساعته داریم که ۱۴ ساعت از عدد کل هفته کم میکند. فرضاً دو تا از اعضای تیم هم دو روز مرخصی گرفته‌اند که باعث می‌شود ۳۲ ساعت دیگر هم کم شود. در این مرحله ۲۳۴ ساعت برایمان باقی مانده.
البته یادتان باشد همۀ اعضا هر روز با صد در صد ظرفیتشان کار نمی‌کنند. به‌هرحال حواس‌پرتی‌های جزئی یا صحبت با همکاران و … هم جزو ساعت کاری است. برای همین بهتر است در برنامه ریزی اسپرینت فرض کنید که هر کسی در ۷۵ درصد از زمان کاری‌اش مفید است. برای اینکار عدد ۲۳۴ را در ۰٫۷۵ ضرب می‌کنیم که نتیجه‌اش ۱۷۵٫۵ می‌شود. این میزان ظرفیت تیم شما در یک هفته است. اگر اسپرینت دوهفته‌ای دارید، آن را ضربدر دو کنید.
تعیین پیشرفت به نسبت زمان (سرعت تیم)
خب حالا باید سرعت و ظرفیت تیم را با هم درنظر گرفت. برای تعیین سرعت تیم، اسکرام مستر یا مدیرمحصول اسکرام باید مثال‌های اسپرینت‌ها یا پروژه‌های قبلی را بررسی کنند تا ببینند تیم‌شان معمولاً با چه سرعتی پروژه‌های مشابه را تکمیل میکند.
چک لیست برنامه ریزی اسپرینت در اسکرام
برای اینکه در جلسه اسپرینت‌تان کاملاً آماده باشید، یک چک لیست آماده کردیم. سعی کنید موارد زیر را در جلسه‌تان تکمیل کنید:
- داده‌ها و نمرات داستان‌های تخمینی را آماده کنید
- نمرات داستان‌های تخمینی را برای تمام موارد بک لاگِ اسپرینت بعدی مشخص کنید
- در مواردی که باید در اسپرینت بعدی آورده شوند به توافق برسید
- نمرۀ ظرفیت تیم برای اسپرینت بعدی را مشخص کنید و با نمرات داستان‌هایی که تخمین زدید بسنجید
- جلسه را با یک پرسش و پاسخ تمام کنید تا تمام اعضای تیم بتوانند با هم هماهنگ باشند و به بینش موردنیاز شما برسند
کلام آخر: برنامه‌ریزی اسپرینت در اسکرام یعنی یک پروژۀ موفق
جلسات اسکرام انواع مختلفی دارند که در اینجا درمورد اجرای جلسۀ اسپرینت صحبت کردیم. برنامه‌ریزی اسپرینت در اسکرام یکی از بخش‌های ضروری تفکر مدیریتی چابک است. در هر جلسه، حتماً بک لاگ‌های اسپرینت را مرور کنید. بعد وظایفی که باید زودتر انجام شود را تعیین کنید و وظایف تیم در هر اسپرینت را حتماً براساس ظرفیتشان مشخص کنید.
وقتی با روش مشارکتی اسکرام برنامه‌ریزی می‌کنید، تمام اعضای تیم اسکرام بک لاگ ها را می‌فهمند. این مسأله باعث می‌شود بتوانند مهم‌ترین وظایف خودشان را تشخیص دهند و برای رسیدن به هدف تیم تلاش کنند. باز هم یادتان نروند که نظرات اعضای تیم را بشنوید و لحاظ کنید. اینکار باعث می‌شود تیم اسکرام به بهترین شکل با چالش‌های جدید روبه‌رو شود. اگر سؤالی درمورد مطالب این مقاله داشتید، حتماً در بخش نظرات برایمان بنویسید.
اگر هنوز درمورد سازمان دهی به تیم خودتان شک دارید، یعنی باید دنبال مطالعۀ روش‌های مدیریت پروژه مثل اسکرام که در بالا گفتیم، باشید. اگر روش مدیریت خود را یافته‌اید اما هنوز ابزاری برای اجرا کردن آن ندارید، هدف سنج در یک طرح فوق‌العاده قصد دارد به رایگان دو هفته محیط مناسب شما را ایجاد کند. این طرح را از دست ندهید!
بدون دیدگاه