دورکاری و OKR؛ برنامه ریزی در تیمهایی که از راه دور باهم در ارتباط اند

سیستم هدف گذاری OKR به سازمانها کمک می کند تا روی هر زمینه ای که نیاز به پیشرفت دارد تمرکز کنند. امری حیاطی که باعث بوجود آمدن تغییراتی بزرگ می شود.
امروزه کسب و کارها بیشتر از هر زمان دیگری مجبور به انجام فعالیت ها بصورت مجازی و از راه دور شده اند. کار کردن از راه دور براحتی می تواند حس انزوا در افراد ایجاد کند. اما سیستم OKR راهی را پیشنهاد می دهد تا افراد سازمانها بصورت هم راستا و متمرکز با هم در ارتباط باشند. حتی در صورت فعالیت آنها از داخل خانه هایشان.
این روش یک برنامه ای جامع و کلان به افراد ارائه میدهد تا کمک کند فعالیت های روزانه و هفتگی خود را متناسب با آن تعریف کنند.

در این مقاله ما به شما یاد میدهیم تا چطور سیستم OKR را در سازمانهایی که از راه دور فعالیت می کنند پیاده سازی کنید. و فعالیت هایی انجام دهید تا از موفقیت خود در این مسیر اطمینان حاصل کنید.

*اگر این سیستم برای شما جدید است یا نیاز به یک یادآوری کوتاه دارید، ما برایتان مروری مختصر فراهم کرده ایم.*

OKR چیست؟

OKR ها یا در واقع همان “اهداف و نتایج کلیدی” سیستم هدف گذاری هستند. و به افراد جهت بهبود بخش هایی از سازمان که نیاز به ارتقا سطح دارد کمک میکنند. “اهداف” در واقع همان مقاصدی هستند که شما قصد دارید نهایتا به آنها برسید. این مقاصد میتوانند مربوط به رشد، تغییرات اساسی یا حتی نوآوری هایی باشند. بطور مثال هدف میتواند افزایش تعامل مشتری باشد.

سپس شما باید “نتایج کلیدی” خودتان را تنظیم کنید. این نتایج باید قابل اندازه گیری باشند تا از طریق آنها بتوان موفقیت در رسیدن به هدف اصلی را مشخص کرد. برای مثال یک نتیجه کلیدی میتواند “افزایش میانگین تعداد لایک های پست های اینستاگرامی از ۲۸ به ۶۰” باشد. برای دستیابی به OKRها شما باید برنامه های مختلفی را تنظیم و اجرا کنید. سپس موفقیت آنها را از طریق “نتایج کلیدی” ارزیابی کنید.

مزایای استفاده از OKRها برای تیم های دورکاری چیست؟

زمانی که افراد در سازمان شما بصورت دورکاری فعالیت میکنند، داشتن یک نمای کلی از آنچه که در حال اتفاق است میتواند چالش برانگیز باشد. پیدا کردن راهی برای همسو سازی فعالیت های تیمی و کسانی که بصورت مجزا در حال کار در خانه هستند بیشتر از هر زمان دیگری اهمیت پیدا میکند. در عین حال آینده بسیاری از کسب و کارها نامعلوم است. ما باید آماده سازگاری با تغییرات باشیم. برای عبور از این چالش ها OKR به کمک شما می آید.

یادگیری سریع و تطبیق با تغییرات به کمک OKRها

بر کسی پوشیده نیست که ما در موقعیتی هستیم که بسیاری از شرکت ها با شرایط سخت و دشواری موجه میشوند. حتی امکان شکست کسب و کارها هم وجود دارد. دنیا مدام در حال تغییر است. برای اینکه شرکت ها بتوانند در رقابت باقی بمانند نیاز به یادگیری سریع و سازگاری و تطابق با تغییرات دارند. این ممکن است به معنای تجدید ساختار روند کاری شرکت یا حتی چگونگی کارکرد مدل کسب و کار باشد. در عین حال، ما با مشکلات جدیدی روبرو هستیم که برای حل آنها نیاز شدیدی به نوآوری دارند. هر ایده جدیدی نیاز به آزمایش دارد.

OKRها بصورت فصلی تنظیم میشوند. برای ارزیابی پیشرفت، تیم ها باید بصورت هفتگی OKRهای خود را بررسی کنند. بدین معنی که حلقه یادگیری بسیار سریع است و امکان اعمال سریع تغییرات در صورت محقق نشدن نتایج وجود دارد. تمرکز روی نتایج قابل اندازه گیری میتواند به این کمک کند تا متوجه شوید تصمیماتتان مبتنی بر داده ها بوده است. و همینطور پایه و اساس آن بر واقعیات بوده نه نظر و عقاید افراد.

من فکر میکنم ما آنچنان فرصتی برای پیش رفتن صرفا با نظرات افراد و تلاش فراوان برای اینکه نهایتا متوجه شویم انتخاب بدی داشته ایم نداریم. OKR روی زمینه ای تمرکز میکند که نیاز به بهبود دارد. اگر هر یک از افراد سازمان تلاش خود را انجام دهد دستاورد های بزرگی کسب می شود.

اولویت بندی و همسوسازی فعالیت های یک تیم دورکاری به کمک OKRها

کار کردن از راه دور برای تیم هایی که به آن عادت ندارند میتواند دشوار باشد. حتی کار در شرکت بصورت جمعی گاهی میتواند مشکلات خاص خود را بوجود بیاورد. OKRها باید همراه با تیم تنظیم و پیاده سازی شوند. اگرچه ممکن است هر فرد نقشی متفاوت در مسیر رسیدن به اهداف داشته باشد و فعالیت هایی که انجام می دهد بصورت فردی و مجزا از هم باشد اما هدف نهایی همچنان یکسان خواهد بود.

علی رغم جدا بودن افراد از یکدیگر داشتن اهداف تیمی مشترک به افراد کمک میکند تا کمتر احساس سردرگمی کنند. حتی انگیزه آنها را دو چندان می کند. OKRها اولویت ها را دسته بندی می کنند به این معنا که هر فرد یا سازمان ارزیابی می کند تا ببیند کدام فعالیت ها را انجام دهد و کدامیک را کنار بگذارد تا بتواند تصمیمات درستی بر مبنای آنها بگیرد. بدین معنا که تیم ممکن است زمان زیادی را صرفه جویی کند! نیازی به بحث های طولانی برای هر پروژه یا فعالیت جدیدی نیاز نیست. ساده است: اگر در دستیابی به اهداف کمک کنند اجرا خواهند شد و در غیر اینصورت کنار گذاشته می شوند.

راهنمایی که برای رسیدن به شفافیت در کارهایتان نیاز دارید را از OKR دریافت کنید

فعالیت دورکاری بصورت فردی چالش های خودش را دارد. شاید فهمیدن آنکه چگونه فعالیت در محیط خانه میتواند اثربخش و موفق باشد دشوار بنظر بیاید و خیلی چیزها میتواند سردرگمی ایجاد کند. شفافیت هرچه بیشتر باشد بهتر است. همانطور که در بالا اشاره شد، OKR به اولویت بندی و در نتیجه جهت گیری سازمان کمک میکند. اگر ما بدانیم که در چه مسیری قدم برمیداریم آرام می شویم و به نوعی احساس امنیت میکنیم.

مشاهده نتایج واقعی باعث انگیزه بخشی به افراد تیم های دورکاری می شود

اگر OKRها به درستی تنظیم شوند، تمرکز روی زمینه هایی که نیازمند بهبود و نتایج کلیدی که واقعا قابل اندازه گیری هستند معطوف میشود. در نتیجه مشاهده پیشرفت های واقعی بهبود بخشی ها میتواند برای اعضای تیم بسیار انگیزه بخش باشد و معنای جدیدی به فعالیت هایشان ببخشد. همچنین، OKRها باید بصورت تیمی تنظیم شوند تا جایی برای نظرات افراد هم وجود داشته باشد.

شما می توانید از افراد درخواست کنید تا ایده های خود را ارائه دهند. از آنها بپرسید درباره زمینه هایی که مشکل ساز هستند یا باعث نتایج ضعیف تیم می شوند چگونه فکر می کنند و نهایتا همه این ایده ها را در کنار هم ارزیابی کنید. به اشتراک ایده ها و حل مسائل با کمک یکدیگر، یکی از مهم ترین مزایایی است که OKR فراهم می کند. شاید تعجب کنید که با چه ایده های عالی مواجه می شوید. اگر افراد مجبور به مشارکت در تعیین اهداف باشند، بیشتر به خودشان می آیند و انگیزه شان برای کار روی آنها بیشتر می شود.

OKR به مدیران کمک می کند تا دید کلی بهتری درباره نحوه کار تیم داشته باشند

نتایج کلیدی کمک می کند تا کیفیت آنها را ارزیابی کنیم. بدین معنا که حتی اگر مدیری کنترل کافی روی افرادی که بصورت دورکاری فعالیت انجام می دهند نداشته باشد به راحتی میتواند متوجه شود کاری که انجام میدهند در مسیر اهداف اصلی است یا خیر. در طول بررسی هفتگی OKRها اعضا می توانند کارهایی که انجام داده اند، چالش هایی که با آن برخورد کردند و چیزهایی که از آن یاد گرفتند و فعالیت هایی که در آینده میخواهند انجام دهند را گزارش دهند. با کنار گذاشتن هر آنچه کارایی ندارد مدیر سازمان می تواند با خیال راحت تری تصمیم گیری و سریعا عمل کند.

چگونگی پیاده سازی OKR با وجود دورکاری افراد سازمان

OKRها ممکن است در یک یا دو تا از تیم های سازمان بصورت آزمایشی پیاده سازی شوند. یا اینکه کل سازمان با روش جدید تعیین هدف همراه باشد. بسته به روند کاری این تصمیم گیری می تواند متفاوت باشد. در موقعیت هایی که عملکرد خیلی سریع نیاز است،  ممکن است قرار دادن بخش های مختلف سازمان در کنار هم کمی دشوار باشد. تمرکز مطلب ما بر پیاده سازی OKR روی تیم های دورکاری است که تصمیم گیری های کمتری برای شروع کار نیاز دارند.

با معرفی روش OKR به تیم خود شروع کنید

ابتدا، همه باید بدانند که OKR چیست و چگونه می تواند به سازماندهی تیم کمک کند. مشاهده مزایای این سیستم توسط افراد سازمان برای احساس تعامل بیشتر جهت تنظیم OKRها بسیار حائز اهمیت است. همچنین، در ادامه مطلب برخی از اشتباهات رایج را بررسی میکنیم. مثلا “نتایج کلیدی” که قابل اندازه گیری نیستند بلکه وظیفه محور اند. که به معنای مدیریت یک پروژه میباشد نه تنظیم OKRها. اگر افراد درک درستی از این سیستم نداشته باشند تنظیم OKRها برای بهبود سازمان دشوار می شود.

طوفان فکری برای ایده های OKR

از هر یک از اعضا بخواهید تا ایده هایی برای OKR ارائه دهد تا بتوان راجع به آنها مباحثه کرد. لازم نیست آنها OKRها را تنظیم کنند و فقط بیان نظراتشان در زمینه تغییرات، رشد یا نوآوری کافیست.

برخی از سوالاتی که ممکن است به روند فکر کردن در این باره کمک کند:

آیا با مشکلی روبرو هستیم که باید حل شود؟
آیا فرایند همانطور که ما می خواهیم پیش می رود (سرعت، کیفیت، ارائه نتایج و …)؟
به عنوان یک سازمان برای دستیابی به نتایج بهتر جه جیزی باید تغییر کند؟
آیا ما در حال کار بر روی چیز بزرگی هستیم و نیاز است OKRهایی برای اندازه گیری کیفیت مطلوب یا تاثیر آن تنظیم کنیم؟
آیا ما باید روی ارتقا صلاحیت های تیمی خود کار کنیم؟
آیا برای شناخت بهتر محصول، بازار، مشتریان، شرکا و … نیاز به تحقیق است؟ این مهم است که هر کسی بداند هیچ جواب درست و غلطی وجود ندارد. هیچ ایده ای نباید قضاوت شود. البته که نباید همه ی ایده ها در آن واحد با هم اجرا شوند که این به معنای بد بودن ایده ی خاصی نیست، فقط زمان درستی برای اجرای آن نبوده است.

برای تنظیم OKRهای خود جلسات تیمی برگزار کنید

زمانی که همه ایده های خود را آماده کردند، یک جلسه آنلاین برای بحث در مورد ایده ها برگزار کنید. اگر همه ایده ها از قبل برای مدیر سازمان ارسال شود و با همه افراد به اشتراک گذاشته شود خوب می شود. اینگونه افراد آمادگی بیشتری پیدا می کنند. و جلسه سریعتر پیش می رود. در صورت امکان یکسری معیار بر اساس امتیازی که به ایده ها می دهید تنظیم کنید تا تصمیم گیری راحت تر شود.

به عنوان مثال، تلاش لازم، میزان تاثیر، اهمیت در شرکت (کمک به اهداف استراتژیک شرکت)، اعتماد به نفس در کسب موفقیت، اهمیت برای سازمان و … . همچنین می توانید به هر یک از اهداف امتیاز دهید. در نهایت ببینید کدامیک بیشترین امتیاز را کسب میکند. یا حتی می توانید با گفتگو درباره تمام ایده ها از طریق رای گیری یکی از آنها را انتخاب کنید.

وقتی زمینه ای که میخواهید در آن فعالیت کنید را انتخاب کردید، اهداف الهام بخش و قابل فهم را تعیین کنید. برای مثال “بهبود کانال های بازاریابی” یا “بهبود کمپین ایمیل برای استفاده بهتر کاربران”.

بعد از تنظیم اهداف، شما باید به دنبال تعیین نتایج قابل اندازه گیری باشید تا به شما در فهم اینکه چه زمانی به اهداف خود دست پیدا کردید کمک کند. این امر نباید فقط به یک جلسه ختم شود. در صورت لزوم اجازه دهید افراد اهداف را خلاصه نویسی کنند. و با طرح ایده هایی برای نتایج کلیدی در جلسات بعدی حاضر شوند. اگر هنوز از OKRهای خود اطمینان پیدا نکردید، وقت بیشتری صرف کنید و آنها را برای ماه های پیش رو تعیین کنید.

OKRهای خود را اجرایی کنید

تنظیم اهداف فقط بخش ابتدایی ماجراست. شما باید برای تحقق ای اهداف بصورت هفتگی رو آنها کار کنید. در مورد روند های هفتگی با تیم خود به توافق برسید تا همه افراد متوجه چگونگی کار با OKRها شده باشند. همچنین مسئولیت ها، وظایف و ارتباطاتی که از تیم انتظار دارید را تقسیم بندی و نهایی کنید.

بهترین فرایند هفتگی برای اجرای OKRها عبارت است از:

در طول جلسات هفتگی، بررسی روند پیشرفت هفتگی OKRها را داشته باشید.
مواردی که OKR بطور کلی بررسی می کند:

وضعیت فعلی OKR. میزان پیشرفت چگونه است؟
اعضای تیم چه کاری انجام دادند و از هفته گذشته چه چیزهایی آموختند؟
تنظیم اولویت های جدید برای هفته آینده و همچنین تعیین افرادی برای انجام آنها. OKRهای خود را به روز رسانی کنید.
آخر هر هفته از اعضای سازمان خود بخواهید از فعالیت های هفتگی خود گزارش ارائه دهند.

مرور، گفتگو و یادگیری

یادگیری باید در هر مرحله از روند OKR صورت بگیرد. همچنین، مرور و بررسیهای هفتگی نقش اساسی در آن ایفا می کند. درس های یاد گرفته شده احتمالا ارزشمندترین بخش هر OKR است. گاهی اوقات ممکن است از لحاظ درصدی موفقیت بالایی کسب کنیم. اما بنظر من این زمانی ارزشمند است و میتوان اسمش را موفقیت گذاشت که کل سازمان رشد کرده و دانش جدیدی کسب کند.

هدف اصلی بهبود است و ما باید با ذهن باز با این موضوع برخورد کنیم. شاید ما موفق به بهبود OKR نشویم اما در عوض در موارد دیگر پیشرفت کنیم. ما می دانیم که دانش جدیدی کسب کردیم که در دوره های بعدی می توانیم برای رسیدن به اهدافمان از آنها استفاده کنیم.

پایان هر دوره باید یک بازبینی کلی در مورد کارهایی که انجام شده، چیزهایی که بدست آمده و آموخته شده انجام شود.

سوالاتی جهت مباحثه در جلسات سازمانی:

عملکرد کلی تیم چگونه است؟
کیفیت تنظیم OKRها چگونه است؟ آیا به بهبود سازمان کمک می کند؟
اگر با شکست مواجه شدیم دلیلش چیست؟ از آن چه چیزی آموختیم؟
چالش اصلی چه چیزی بود؟
به کمک چیزهایی که آموختیم چه کاری را می توانیم بهتر انجام دهیم؟
مطرح کردن ایده هایی برای دوره بعدی با توجه به چیزهایی که آموختیم. هم اکنون که یک دوره به پایان رسیده، زمینه های جدیدی را برای کار کردن روی آن و بهبود بخشی آن انتخاب کنید!

بزرگترین چالش هایی که در تیم های دورکاری باید از آنها جلوگیری کرد

نتایج کلیدی غیر قابل اندازه گیری

بدین معناست که فعالیت سازمانی هنوز در مرحله مدیریت یک پروژه باقی مانده و به مرحله اجرایی نرسیده است. OKRها اولویتهایی را تنظیم و نحوه به موفقیت رسیدن را تعیین می کنند، سپس شما برنامه های اجرایی مختلف را امتحان کرده و در نهایت میزان موفقیت نتایج را اندازه گیری می کنید.
در صورتی که نتیجه دلخواه کسب نشود، می توان یکسری اقدامات را تغییر داد اما در نهایت OKRها ثابت می ماند. هدف را دست نزنید، مسیر رسیدن به آن را تغییر دهید.

اعضای تیم در روند تنظیم OKR دخیل نیستند

شما می توانید از پلتفرمهای مختلف ویدئو کنفرانس برای برگزاری جلسات گفتگو درباره OKRها استفاده کنید. برای اینکه از آمادگی افراد مطمئن شوید آنها را از قبل مطلع سازید و از آنها بخواهید با تعدادی از ایده های موضوعی OKRها در جلسات حاضر شوند. همه ایده ها را برای جلسه آماده کنید.

OKRهای زیادی!

هرچه تعداد OKRها بیشتر باشد تمرکز افراد کمتر میشود و تیم را تحت فشار می گذارد. به طور قطع OKRها نباید بیشتر از پنج تا به ازای هر تیم باشند اما بسته به اندازه تیم، درجه سختی اهداف و … امکان بیشتر شدن آن وجود دارد.
برای مثال، ما فهمیدیم نهایتا دو الی سه OKR برای تیم سه نفره ما کافیست. اگر اهداف بیشتری تنظیم کنیم چیزهای کمتری بدست می آوریم.

بررسی نامنظم OKRها

حال که افراد سازمان بصورت دورکاری فعالیت می کنند و فرصت کمتری برای ارتباط نسبت به حضور در محل کار هست بررسی منظم هفتگی اهمیت بیشتری پیدا می کند.
از اینکه بررسی های هفتگی به قوت خود باقیست و افراد آنها را دنبال می کنند اطمینان حاصل کنید.

عدم شفافیت فعالیت افراد درون سازمان

وقتی افراد بصورت دورکاری فعالیت می کنند فهم اینکه در حال انجام چه کاری هستند سخت تر می شود. بررسی های OKR باعث ایجاد شفافیت می شود اما بدون وجود جلسات طولانی مدت نمیتوان از کیفیت  انجام فعالیت ها مطلع شد. برخی موارد فقط برای اطلاع افراد گزارش می شوند و نیازی به بحث ندارند.

اقدام کنید

مدیریت سازمانی که اعضای آن از راه دور با یکدیگر در ارتباط هستند و همچنین پیاده سازی OKRها چالش های خودش را دارد. این در حالیست که بسیاری از مشکلاتی که میتواند دورکاری بوجود آورد به راحتی توسط OKRها حل شده است. و باعث ایجاد ابزار فوق العاده برای هر تیمی شده است. آنچه که اهمیت دارد این است که از ابتدا OKRها را درست طراحی کنید. آنها را با دقت بررسی کنید و درست پیاده سازی کنید تا از خطر تبدیل مشکلات هر چند کوچک به بزرگ جلوگیری کنید. پیاده سازی OKR با ابزاری مثل هدف سنج می توان کار را راحت تر کند. این برنامه حداکثر برای سه کاربر رایگان است. اما اگر تیمی بزرگتر دارید می توانید با دوره آزمایشی ۱۴ روزه آن را تجربه کنید. پس آن را بررسی کنید و OKR را برای سازمان های دورکاری خود راه اندازی کنید.