یکی از سخت ترین بخش های یک پروژه، مواجه شدن با وظایف است. دانستن اینکه در کدام مرحله از انجام یک وظیفه قرار داریم، چقدر تا به پایان رساندن آن فاصله داریم و آیا در جهت درست انجام وظایف گام برمیداریم بسیار مهم است. برای پاسخ به این سوالات و هماهنگ کردن وظایف در یک پروژه ابزاری به نام مدیریت وظایف در اختیار ماست.اگر به دنبال آشنایی با نکات طلایی مدیریت وظایف هستید، با ما همراه باشید.

مدیریت وظایف چیست؟

مدیریت وظایف شامل مدیریت همه جانبه یک کار در چرخه حیات آن است. این چرخه شامل برنامه ریزی، آزمون، ارزیابی و گزارش دهی می باشد. اگر در زمان پروژه تغییراتی ایجاد شود که بر روی وظایف تاثیر بگذارد، مدیریت وظایف به کمک شما آمده تا وظایفتان را با موفقیت به پایان برسانید.

مدیریت وظایف ابزار و نرم افزارهایی دارد که میتوانید در مقاله بهترین ابزار های مدیریت وظایف  با آنها آشنا شوید؛ اما اگر به دنبال استراتژی ها و نکات طلایی مدیریت وظایف هستید، ادامه متن را بخوانید.

استراتژی های مدیریت وظایف

• چشم انداز وظایف: فهرست های جامعی هستند که کارهای انجام شده را در یک صفحه نشان میدهند. این چشم انداز دارای دسته بندی های متفاوت است و بصورت هفتگی تهیه میشود.
• منابع پیگیری: زمانی که وظایفی مشابه و گیج کننده بطور همزماندر جریانند، نیاز به یک منبع برای پیگیری دارند. در نتیجه این منبع وظایف انجام شده را نشان دهد و از سایرین جدا کند.
• افزایش ارزش: با انجام وظایف تعریف شده و انتخاب وظایف جدید، ارزش ها نیز تعریف میشوند. در نتیجه با تعیین موارد جدید، ارزش ها در وظایف افزایش می یابد.
• لیست وظایف غیر رسمی: در بخش بعد درباره لیست وظایف در یک سازمان توضیح داده ایم. یکی از استراتژی هایی که سازمان باید داشته باشد این است که به کارمندان آموزش دهد. این کار باعث میشود تا هر کدام برای خود لیست وظایفی تهیه کنند و مطابق آن پیش روند.

نکات طلایی مدیریت وظایف

توجه به ۱۰ نکته طلایی در مدیریت وظایف ضروری است. زیرا که باعث میشود هم حجم کارها متناسب باشد و هم کارایی کارمندان را بالا ببرد. نکات به شرح زیرند:

تهیه لیست وظایف

یکی از نکات طلایی و تاثیر گذار، تهیه لیست وظایف است که در گذشته به صورت دستی تهیه میشد اما امروزه در نرم افزار های مخصوص مدیریت وظایف این امر انجام میشود. دقت شود که بدل شدن تهیه لیست به یک عادت، بسیار مهم و حیاتی است.

الویت بندی

بعد از تهیه لیست وظایف، با لیست بلند بالایی مواجه می شویم که نیاز نسیت فورا به تمامی موارد آن بپردازیم. درنتیجه نکته طلایی دوم، یعنی الویت بندی، به کمک می آید تا با جدا کردن وظایف فوری از سایرین و ایجاد الویت براساس اهداف و دستورها در بقیه وظایف، راه را هموار کند.

زمان بندی

نکته ای که بعد از الویت بندی باید در نظر گرفت، زمان بندی است. زمان بندی بخش مهمی است که اگر به درستی انجام شود، تیم را بر روی وظایف متمرکز نگه میدارد و از هدر رفتن وقت توسط اعضا تا حد خوبی جلوگیری میکند.

 انعطاف پذیری

گاهی حوادثی پیش می آید که زمان بندی را بهم میریزد و اگر تیم و اعضای آن از انعطاف پذیری کافی برخوردار نباشند، قطعا پروژه با مشکلاتی از جمله تاخیر در اتمام کار روبه رو میشود. در نتیجه باید گفت، چارمین نکته کلیدی وجود انعطاف پذیری است و رواج فرهنگ آن در سازمان باعث بهبود چشمگیر بهروری خواهد شد.

مدیریت تغییر

گفتیم که با وقوع حوادث غیر مترقبه، زمان بندی آسیب میبیند اما با انعطاف پذیری میتوان آن را تعدیل کرد. ولی نکته مهم تر، چگونگی ایجاد این تغییر و انعطاف در برنامه است. با استفاده از اسکرام میتوانید پنجمین نکته طلایی مدیریت وظایف را اجرا و مدیریت کنید.

محول کردن

یکی دیگر از نکات مهم مدیریت وظایف، توانایی محول کردن کارها و تفویظ اختیارات است. معمولا این توانایی در افراد بخصوص مدیران کمتر دیده میشود که همین امر باعث انباشت وظایف و ایجاد فشار و استرس برای شخص و از بین رفتن بهره وری او میشود. البته نحوه واگذاری وظایف به سایرین بخش مهمی است که اغلب مغفول میماند.

داشتن مشارکت

اگر شما همه نکات قبلی را انجام دهید ولی به این نکته توجه نکنید، یک مدیر بد هستید که احتمالا اعضای تیمش را از دست خواهد داد. یک مدیر باید توجه کند که مشارکت در کارهای محوله به اعضا باعث ایجاد حس اعتماد در اعضا میشود و طبق تحقیقات تا حدودی از شکست پروژه جلوگیری میکند.

صبور بودن

گاهی با انجام تمام نکات گفته شده و حتی مشارکت مدیر پروژه در انجام وظایف، باز هم پروژه به خوبی پیش نمیرود؛ در این صورت صبور بودن نکته طلایی است که به کار مدیر و اعضا جهت مدیریت وظایف می آید.

برقراری ارتباط

برقراری ارتباط نکته مهمی است که عموما مغفول می ماند و نه اعضا و نه مدیران در پی کسب این مهارت نمیروند. ارتباط ضعیف نه تنها باعث از بین رفتن تمامی زحمات انجام شده در بخش های قبل میشود بلکه اثرات منفی هم روی مشتری و پروژه خواهد گذاشت.

استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف

داشتن ابزار مناسب هر کار، بخش ضروری و جدایی ناپذیر آن است. وجود ابزار مناسب در زندگی شخصی و کاری بسیار تاثیر گذار و مهم است و میتواند موفقیتی شگفت انگیز را رقم بزند.

اگر شما هم علاقه مند به استفاده از مدیریت وظایف هستید، میتوانید با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف هدف سنج تمامی نکات گفته شده را به صورت یکجا و کامل در اختیار داشته باشید.

منابع

صفحه اصلی

https://doi.org/10.1145/985692.985785