کسب مهارت های مدیریت تیم، به مدیران و رهبران کمک می کند تا تیم خود را به طور موثر هدایت کنند. به عنوان مثال می توان به مهارت های تصمیم گیری، حل مسئله، تفویض اختیار و… اشاره کرد. داشتن این مهارت ها مدیران را قادر می سازد تا کارکنان را با همدلی، منطق و اعتماد راهنمایی کنند.
اگرچه این مهارت ها برای مدیریت حرفه ای تیم ها حیاتی است، مدیران تازه کار نیز به آن ها نیاز دارند. آنها می توانند با مطالعه ی بیشتر و سپس کسب تجربه، هر چه سریعتر خود را برای یادگیری این مهارت ها آماده کنند. اگر به تازگی مدیر تیمی شده اید ، لیست ۱۲ کتاب که مدیران تیم به آن نیاز دارند برایتان بسیار کاربردی است.
لیست مهارت ها و توانایی های مورد نیاز مدیریت حرفه ای تیم ها
در اینجا فهرستی از مهارت هایی وجود دارد که همه مدیران باید برای استفاده از پتانسیل واقعی تیم‌ها، رسیدن به هماهنگی در تیم خود و مدیریت حرفه ای تیمشان به آنها مسلط باشند:
۱٫ تفویض اختیار
تفویض اختیار یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت حرفه ای تیم است. نقش یک مدیر این است که بهترین افراد را برای کار پیدا کند و از هر عضو به طور مؤثر استفاده کند. در حالی که موفقیت فردی کارکنان حول عملکرد شخصی می چرخد، موفقیت مدیر به مسئولیت پذیری اعضای تیم و در عین حال اعتماد به آنها برای انجام وظایفشان بستگی دارد.
تفویض اختیار از مسائلی است که انجام آن برای بسیاری از مدیران دشوار است، درحالیکه عدم عمل به آن نیز آسیب های دیگری را برای مدیر به همراه می آورد؛
- یکی از مشکلات عدم اطمینان کامل مدیر پس از تفویض وظیفه ای به کارکنان یا هم تیمی است، که سبب می شود او به طور مداوم وظایفی را که کارکنان به تنهایی قادر به انجام آنها هستند بررسی کرده یا انجام دهد، که این کار به شدت اعتماد به نفس و روحیه کارکنان را کاهش می دهد.
- از عواقبی که عدم تفویض اختیار برای خود مدیر به دنبال دارد نیز، می توان به شامل شلوغی بیش از حد مدیر، فشار و استرس کاری بالا، فرسودگی شغلی در بلند مدت و دیگر زیان های جبران ناپذیر اشاره کرد.
مدیریت حرفه ای تیم مستلزم تغییر در طرز فکر مدیر از یک بازیکن در زمین، به مربی ای که بازی را هدایت می کند، می باشد. رهبران ماهر نقاط قوت و ضعف هم تیمی ها را شناسایی کرده، حجم کاری را ارزیابی می کنند و وظایف را بر این اساس بین اعضای تیم تقسیم می کنند. در صورت لزوم، مدیران تیم ها می‌توانند با پیشرفت پروژه، نقش‌ها را تغییر دهند.
تفویض اختیار در مدیریت حرفه ای یعنی مدیر برای هر عضو تیم وظایف روشن و حجم کار مناسبی را مشخص کند.
۲٫ هوش هیجانی (عاطفی)
مدیران تیم ها روزانه با افراد مختلفی که دارای پیشینه ، سطح مسئولیت و شخصیت های متفاوت هستند، ارتباط برقرار می کنند و با آنها مکاتبه می کنند. این ارتباطات از هم تیمی ها گرفته تا مدیران اجرایی، فروشندگان و مشتریان را شامل می شود.
هوش هیجانی یکی از محوری ترین مهارت های نرم مدیریت تیم است، که به عنوان توانایی شناسایی دقیق و پاسخ به بیان احساسات تعریف می شود. برخورداری از هوش هیجانی (ضریب عاطفی) بالا سبب می شود مدیر به هیجانات خود و دیگران آگاه باشد و بداند که چطور به صورت اثربخش با آن ها برخورد کند.
مهارت‌های عاطفی قوی از تعارض جلوگیری می‌کند، روابط را سهولت می بخشد. همچنین به کارمندان کمک می‌کند با مدیران راحت تر ارتباط برقرار کنند و امنیت روانی مورد نیاز برای پیشرفت در محل کار را به دست آورند.
برای اطلاعات بیشتر درباره ی هوش هیجانی، شیوه ی اندازه گیری آن و همچنین شناخت از هوش هیجانی خود و هم تیمی هایتان ، می توانید از تست Bar-On برای خود و هم تیمی هایتان استفاده کنید.
۳٫ تعیین مرز
یکی از مهارت های مدیریت حرفه ای تیم که اغلب نادیده گرفته می‌شود، توانایی تعیین مرزها است. مدیران موفق خط باریکی را بین گسترش روابط شخصی و حرفه ای ماندن طی می کنند. هدف مدیران تیم برقراری ارتباط و احترام است. دستیابی و حفظ این تعادل بین اقتدار و اعتماد دشوار است، اگرچه با مرزهای مناسب امکان پذیر می باشد.
اگر چه مدیران تیم ممکن است روابط نزدیک‌تری با برخی از اعضای تیم ایجاد کنند، اما در مسائل کاری همه ی هم‌تیمی‌ها در شرایطی برابر هستند و باید عدالت رعایت شود. همچنین کارمندان نیز باید از این موضوع آگاه باشند که رابطه دوستانه با مدیر تیم بهانه ای برای کم کاری آنها نیست.
۴٫ سازماندهی
سازماندهی یک مهارت ضروری برای مدیریت حرفه ای تیم ها می باشد. پروژه‌ها و همکاری‌ها شامل بسیاری از بخش‌های مختلف و مشارکت‌های فردی است، که بدون یک سیستم منظم، مدیران ممکن است جزئیات مهم را نادیده بگیرند و یا از چشمشان دور بماند.
مدیران تیمی که به خوبی سازماندهی در آن صورت گرفته است، برنامه ی واضح و شفافی تعریف کرده،وظایف اعضا را مشخص می کنند و از پیشرفت کارها مطلع اند، که اینها در نهایت باعث می شود که عملیات به خوبی اجرا شود. مدیرانی که برنامه‌ای واضح دارند می‌دانند چه زمانی جلسات را برنامه‌ریزی کنند، کجا اطلاعات مهم را بیابند و برای به‌روزرسانی‌ها با چه کسی تماس بگیرند. حس آرامش و کنترل حاصله باعث ایجاد اعتماد به نفس می شود و کارکنان را نیز آسوده خاطر می کند.
یکی از راه های سازماندهی کار تیمی استفاده از نرم افزارهای مدیریت تیم است؛ هدف سنج یکی از این نرم افزارها است که می تواند در مدیریت و سازماندهی تیمتان به شما کمک کند. هدف سنج ابزاری برمبنای روش OKR است که بسیاری از مدیران شاخص کمپانی های بزرگ همچون گوگل، اینتل، توئیتر، لینکدین و…از آن استفاده می کنند و آن را راز موفقیت شرکت های خود می دانند.
شما می توانید در نرم افزار هدف سنج، اهداف و نتایج کلیدی مدنظر خود را، به صورت ۳ماهه و یا سالانه تعریف کرده، اقدامات لازم را مشخص کنید و از طریق جلسات هفتگی آنها را با اعضای خود بررسی و بروزرسانی کنید.
این نرم افزار همچنین امکان مشخص کردن KPIهای شما و همسو کردن آنها با اهدافتان را نیز به شما می دهد.
اگر هنوز تیم خود را سازماندهی نکرده اید و همه چیز در تیمتان شلوغ است، نگران نباشید!
همین حالا می توانید برای ۱۵ روز به صورت رایگان از نرم افزار هدف سنج استفاده کنید!
۵٫ ارتباطات
ارتباط برای موفقیت تیم حیاتی است. ارتباط منظم باعث ایجاد اعتماد و رابطه ی مناسب بین مدیران و کارکنان می شود. از آنجایی که کار گروهی شامل گروه‌هایی از افراد است که به امید رسیدن به یک هدف واحد وظایف را به طور همزمان انجام می‌دهند، مهم است که هر عضو بداند دیگران در کجای این فرآیند هستند.
هنگامی که مدیران تیم ها در انتقال جزئیات مهم، توضیح کافی دستورالعمل ها، یا بیان انتظارات به صورت شفاف مشکل دارند، اعضا عملکرد ضعیفی از خود نشان می دهند. فقدان ارتباط یکی از دلایل رایج ناامیدی کارمندان است، اما ایجاد روش های ارتباطی مستحکم باعث می شود تیم ها کارآمدتر شوند و اعضای تیم احساس ارزشمندی و اعتماد به نفس بیشتری کنند.
مدیران باید به طور منظم با کارکنان جلسات چک-این داشته باشند، حتی اگر فقط بررسی کنند که هیچ موضوع فوری برای بحث وجود ندارد. انتخاب وسیله ارتباطی مناسب نیز مهم است. برای مثال، اگر هیچ به‌روزرسانی فوری وجود نداشته باشد، ممکن است یک پیام فوری به جای یک جلسه کافی باشد. اگر یک مدیر باید اطلاعات مهم زیادی را منتقل کند، یک ایمیل با قالب بندی مناسب ممکن است بهترین روش باشد.
نرم افزار هدف سنج امکان برگزاری جلسات چک این با اعضا را نیز برای شما فراهم می آورد. از روش های مدیریت چابک برای ارتقای تیم خود استفاده کنید!
۶٫ تصمیم گیری
همانطور که می دانید تصمیماتی که یک مدیر می گیرد بر دیگر اعضای تیم و شرکت اثر می گذارد. مدیران استراتژی های تیم تعیین می‌کنند، اختلافات را حل و فصل می‌کنند وراه های عملی را در زمان بحران ترسیم می‌کنند. این مدیران مسئول انتخاب موثرترین راه‌ها برای تکمیل پروژه‌ها هستند و در عین حال از رفاه اعضای تیم اطمینان می‌دهند. هر تصمیمی باید در خدمت کسب و کار، مشتریان و تیم باشد و ایجاد تعادل می تواند مشکل باشد.
مدیران باید بتوانند تمام نتایج بالقوه را شناسایی کنند و گزینه ها را به طور عینی تحلیل کنند. مدیران حرفه ای نه تنها نتایج فوری را در نظر می گیرند، بلکه به اثرات بلندمدت نیز فکر می کنند. مدیران غالباً باید با اطلاعات محدود تصمیمات سریع و حیاتی بگیرند. دانستن اینکه چه زمانی باید اقدام کرد و چه زمانی باید منتظر داده های بیشتر بود، یک ویژگی ضروری در مدیریت حرفه ای تیم است. برای جلب اعتماد کارکنان، مدیران باید بتوانند منطق خود را توضیح دهند و به انتخاب های خود اطمینان داشته باشند تا اعتماد کارکنان را نیز جلب کنند.
۷٫ حل مسئله
حل مسئله یک توانایی حیاتی برای مدیران تیم است. آنها معمولاً تجربه بیشتری نسبت به هم تیمی ها دارند و توانایی در نظر گرفتن مسائل از منظرهای متعدد، آنها را قادر می سازد راه حل های عملی تری را انتخاب کنند.
یک مدیر باید دارای ی تفکر تحلیلی باشد؛ یعنی بتواند جمع آوری و ارزیابی اطلاعات، برقراری ارتباط با دیگران، حل مشکلات و تصمیم گیری های اساسی را به خوبی انجام دهد. او همچنین باید بتواند یک راهکار عملی را از میان راه های عملی ای که یافته انتخاب کند و در اجرای برنامه نیز انعطاف پذیر باشد.
۸٫ انتقاد سازنده
توانایی بیان انتقاد سازنده یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت حرفه ای در تیم ها است. شنیدن بازخورد می تواند کارکنان را در حالت تدافعی قرار دهد، اما یک مدیرحرفه ای، آن را با موفقیت ارائه می دهد.
بر اساس بررسی مجله ی کسب و کار هاروارد ، بهترین شیوه ی ارزیابی عملکرد کارکنان از نوع صادقانه است اما نه بیش از حد رک و یا خشن. دادن بازخورد صحیح به جای دستور دادن و یا توصیه کردن، الهام بخش بازنگری و تلاش بیشتر کارکنان است.
HBR توصیه می کند که فرمول ایده آل برای نقد کارکنان اینگونه است:
*زمان و مکان وقوع رفتار را ذکر کنید.
*رفتار را به طور عینی و با بیان آنچه دیده و شنیده اید توصیف کنید.
*به افکار، احساسات و پیامدهایی که این عمل از آنها الهام گرفته است توجه کنید.
به جای قضاوت کردن یا گفتن «این کار اشتباه بود»، انتقاد سازنده خوب بر عمل تأثیرمی گذارد. هدف مدیر این است که هم دیدگاه خود را منتقل کند و هم نکات موضوع را درک کند و به دنبال راه حلی به همراه کارمند باشد.
همچنین، در حالی که بیشتر مدیران بر رسیدگی به نقص ها تمرکز می کنند، شناخت و بررسی عملکرد مثبت به همان اندازه مهم است. تقویت مثبت نه تنها باعث می شود که کارکنان احساس قدردانی کنند و پذیرای بازخورد بیشتری باشند، بلکه به آنها کمک می کند تا بفهمند کدام رفتارها برای تیم مفید است.
کلام آخر
مدیریت یک تیم چیزی فراتر از صرفا یک عنوان است. با کسب مهارت ها و تجربه ی بیشتر در مدیریت تیم، رهبران یک جعبه ابزار می سازند که قادر به رفع هر مشکلی است. ایده “مدیران متولد می شوند” تا حد زیادی یک افسانه است. بیشتر مدیران به صورت آگاهانه در طول زمان، از طریق تمرین، آموزش و کسب تجربه در گذر زمان ، تخصص و توانایی‌های خود را توسعه می‌دهند.
امیدواریم شما نیز با استفاده از آموزش با کیفیت و ابزارهای مدیریت تیمی بتوانید مدیریت حرفه ای را در تیم خود اعمال کرده و تیم اثربخش و موفقی را بسازید.
منبع: www.teambuilding.com
بدون دیدگاه