مراحل چرخه برنامه ریزی: این ۶ مرحله حیاتی را بشناسید!

هر کسب‌وکاری برای خود هدف و ماموریتی مشخص دارد. هر کسب و کاری سعی می کند بهترین برنامه ریزی ممکن را برای رسیدن به هدف خودش انجام دهد. اما خیلی از کسب و کارها هنگام برنامه ریزی نمی دانند که برنامه ریزی یک فرایند خطی نیست و به صورت یک چرخه می باشد. در چرخه برنامه ریزی، کسب و کار به صورت مستمر در حال یادگیری است و با جلو رفتن برنامه، موارد جدیدی را متوجه می شود و به عقب باز می گردد تا برنامه ریزی خود را در مراحل مختلف چرخه اصلاح کند یا تغییر دهد.

همان طور که می دانید برنامه ریزی یکی از وظایف مهم مدیران است. هر مدیری باید انعطاف پذیری لازم را داشته باشد تا بتواند برنامه ریزی کسب و کار خود را مرتبا بازبینی کند و در صورت نیاز تغییر دهد. علاوه بر این، اهداف جدید در سازمان به صورت مستمر خلق می شوند و اهداف قدیمی ممکن است به تناسب شرایط تغییر کنند.

مراحل چرخه برنامه ریزی چیستند؟

یک: مشخص کردن هدف

اولین و مهم ترین مرحله مشخص کردن هدفی است که با برنامه ریزی مناسب قصد داریم به آن برسیم. چشم اندازها و ماموریت های یک کسب و کار اهداف کوتاه مدت آن را می سازند. اهداف کوتاه مدت نیز مسیر و مقصد برنامه ریزی ما را نشان می دهند. ما باید بدانیم با برنامه ای که پیاده سازی کردیم قصد داریم به چه چیزی برسیم. این هدف تعیین شده باید قابل اندازه گیری هم باشد. برای مثال می‌گوییم می‌خواهیم در ۳ ماه بعدی میزان فروش را ۱۵ درصد افزایش دهیم. نه اینکه فقط بگوییم می خواهیم افزایش فروش داشته باشیم، هر چه قدر هم بیشتر بهتر!

دو: آینده‌نگری

یک مدیر خوب باید قبل از اجرای برنامه ریزی خود از مشکلات و یا تغییرات احتمالی آِینده با خبر باشد. این آینده نگری باید داخلی و خارجی باشد. نوع خارجی برای مثال می تواند سنجش اقدامات رقبا، قوانین مطرح شده، تکنولوژی جدید و … باشد. و نوع داخلی نیز می تواند شامل بودجه بندی، آموزش کارکنان و … باشد. بسیار مهم است که در ابتدای برنامه ریزی خود به این موارد دقت کنیم تا غافلگیر نشویم. همچنین لازم است یک مدیر در حین اجرای برنامه شرایط را رصد کند تا تغییرات و نیاز های آینده را حس کند.

سه: بررسی جایگزین‌ها

همیشه بیش از یک راه برای رسیدن به یک هدف مشخص وجود دارد. کسی که برنامه ریزی می کند باید بهتر از هر کسی راه ها و جایگزین های رسیدن به هدف را بشناسد و آن ها را ارزیابی کند. با این کار می توانیم بهترین راه ممکن را برای رسیدن به هدف خود انتخاب کنیم. برای مثال همان هدف ۱۵ درصد رشد فروش تا ۳ ماه آینده را در نظر بگیرید. راه های رسیدن به این هدف می تواند شامل کاهش قیمت، استخدام نیروی فروش بیشتر، یک کمپین تبلیغاتی جدید، ورود به بازار جدید و … باشد. ما باید این راه های مختلف را بشناسیم و بر حسب نیاز و بر اساس منابع مالی، زمانی و … این روش‌ها را اولویت بندی کنیم.

چهار: شناسایی منابع

در این مرحله باید منابع کسب و کارمان و محدودیت های آن را به خوبی بشناسیم. مرحلۀ شناسایی منابع با مرحلۀ قبلی ارتباط مستقیم دارد؛ زیرا برای انتخاب روش مناسب برای رسیدن به اهدافمان باید منابع را در نظر بگیریم. شاید یک روش خیلی عالی باشد ولی منابع کافی برای اجرای آن را نداشته باشیم. پس باید منابع فعلی خود را بشناسیم و منابع لازم برای اجرای برنامه ریزی را محاسبه کنیم. اینگونه می‌توانیم بفهمیم آیا می توانیم با منابع حال حاضر مسیر انتخابی را طی کنیم یا خیر؟

پنج: تعیین مراحل و اجرای برنامه

در این مرحله ما هدف خود را شناختیم، راه رسیدن به آن هدف را انتخاب کردیم و حالا وقت این است که قدم های کوچکتر را تعیین کنیم. بدین گونه در مسیر انتخابی حرکت می‌کنیم. می توانیم از گانت چارت کمک بگیریم و قدم های خود را از بزرگ به کوچک و در لایه های مختلف سازمان تعریف کنیم. مثلا برای مسیر استخدام، نیروی فروش بیشتر و در راستای هدف افزایش فروش، ۳ ماه آینده با میزان ۱۵ درصد قدم های کوچکتر می توانند ایجاد آگهی، بررسی داوطلبین و … باشند. هر کدام از این قدم ها هم می‌توانند به قدم های کوچک تر تقسیم شوند.

شش: ارزیابی مداوم انجام کار

ارزیابی و بررسی مستمر کارهای انجام شده، در حال انجام و آماده برای انجام در آینده از مهم ترین وظایف یک مدیر کسب و کار است. همواره باید بررسی شود که چه تسک هایی حیاتی هستند و یا با مشکل مواجه هستند و سرعت ما را کم می کنند تا در صورت نیاز، اصلاحات لازم را لحاظ کنیم.

همان طور که در ابتدای مقاله اشاره شد این ۶ مرحله در یک چرخۀ مستمر شکل می گیرند و هیچ گاه این چرخه متوقف نمی شود. ممکن است بسته به شرایط به وجود آمده و یا ناکارآمدی برنامه ریزی، برای مثال از مرحله ۶ به ۲ برویم. پس ما همواره در این چرخه در حال خلق و یادگیری از نتایج هستیم و همواره به عقب باز می گردیم تا برنامه ریزی خود را بهبود دهیم.

مراحل چرخه برنامه ریزی در قالب یک سیستم

نکتۀ مهم در برنامه ریزی سازمانی این است که بدانید برنامه ریزی یک کارِ یک دفعه‌ای و خطی نیست. قرار نیست از ابتدای سال یک برنامه بریزید و تا انتها با همان پیش بروید. نگرش بهتر به مدیریت سازمانی، نگرشی با چرخه برنامه ریزی است که مراحل مختلفی دارد. شش مرحله‌ای که در این مطلب گفتیم، به طور مداوم با یکدیگر درگیرند و اگر در هر کدام مشکلی پیش بیاید، به قدم‌های قبلی نگاه می‌کنیم و آن‌ها را اصلاح می‌کنیم.

با این حال این توضیحات درمورد چرخه برنامه ریزی تا حدی کلی است و به طور دقیق قدم‌های شفافی را به شما معرفی نمی‌کند. برای داشتن دید شفاف‌تر به مراحل برنامه‌ریزی، بهتر است از یک سیستم استفاده کنید که توسط افراد و شرکت‌های مختلف استفاده شده است. سیستم‌ها به طور مداوم ارزیابی شده‌اند و اطلاعات گسترده‌ای درموردشان وجود دارد. سیستم پیشنهادی هدف سنج به شما، سیستم OKR است. سیستم OKR جدیدترین سیستم هدف گذاری و برنامه ریزی دنیا می باشد. این سیستم توسط بزرگترین کسب و کار های دنیا مانند گوگل اجرا می شود. دلیل اینکه می‌تواند کسب و کار شما را تحول کند نیز توجه کامل به چرخه ذکر شده در OKR است.

شما نیز می توانید از امروز در نرم افزار آنلاین OKR هدف سنج رایگان ثبت نام کنید و سیستم OKR را برای یک برنامه ریزی بهتر، به کار بگیرید.

رایگان شروع کن!