رمز موفقیت در مدیریت چابک چیست؟

همه ما تا به امروز بارها درباره مدیریت چابک و یا برنامه ریزی در این چارچوب و موفقیت در آن شنیده ایم.

اما دقیقا مدیریت چابک به چه رویکردی گفته می شود؟

چرا باید از مدیریت چابک استفاده کرد؟

اقدامات در مدیریت چابک به چه شکل باید باشد؟

رمز موفقیت در برنامه ریزی چابک چیست؟ و…..

سوالاتی از این قبیل، هرروزه در بسیاری از  کسب و کارها در حال مطرح شدن است و ما امروز قصد داریم در این مقاله به بسیاری از آنها پاسخ دهیم.

مدیریت چابک چیست؟

در تعریف مدیریت چابک، اصطلاحی به عنوان “رویکرد تکرار شونده” بیان می شود.در واقع در این رویکرد، پروژه های انبوه به فعالیت ها و تسک هایی به عنوان رویکرد های تکرار شونده تجزیه می شود. این تجزیه با هدف تمرکز بر هر بخش و بهبود روند انجام آن فعایت، اتفاق می افتد.

اما حالا چرا باید از رویکرد مدیریت چابک استفاده کنیم؟

رویکر مدیریت چابک در برابر دیگر سبک های مدیریت پروژه و عملکرد قرار می گیرد.تفاوت دو روش چابک و آبشاری را در این مقاله بخوانید تفاوت مدیریت چابک و مدیریت سنتی

بنا بر برتری نسبی این روش بر سبک های دیگر، بسیار به تغییر رویکرد به رویکرد چابک یا اجایل پیشنهاد می شود.دلایل استفاده شرکت های بزرگ از مدیریت چابک در این مقاله گردآوری شده اما در  اینجا برخی از برتری ها را ذکر می کنیم.

۱)کنترل بیشتر:

اشاره کردیم در روش چابک برخلاف روش هاس سنتی پروژه یکباره به سرانجام نمی رسد. بلکه پروژه به فعالیت های کوچک و قابل کنترل تقسیم میشود تا امکان کنترل و بررسی در هر بخش وجود داشته باشد. بنابراین هر فعالیت با دقت و تمرکز بیشتری مورد کنترل و ارزیابی قرار می گیرد.

۲)ریسک کمتر:

در روش مدیریت پروژه چابک، با دریافت مداوم فیدبک ها، در دوره های کوتاه و در مسیر توسعه می توان عدم اطمینان از عرضه خدمت یا  محصول ناقص را به حداقل رساند.

۳)زمان و هزینه کمتر:

فرض کنید پروژه ای به سبک سنتی اجرا شده و به سرانجام رسیده است. ناگهان عیب و خطایی در محصول و خدمت شما به وجود می آید. آیا این امکان وجود دارد بدون بازگشت به نقطه صفر خطا بر طرف شود؟

اگر از مدیریت چابک استفاده نشود احتمالا پاسخ خیر خواهد بود و سازمان و کسب و کار را با از دست دادن وقت و هزینه رو به رو می کند.

اما در مدیریت چابک، افراد هم سریع تر کار را به اتمام خواند رساند و هم با تغییر شرایط سازگاری خوبی از خود به نمایش می گذارند. به واسطه این امر، در بهینه کردن کسب و کار هم معمولا قوی تر عمل خواهند کرد. در هنگام بروز خطا هم، با احتمال فراوان می توان باگ و اخطار موجود را در همان بخش به وجود آمده اصلاح کرد بدون بازگشت به نقطه صفر.

۴)تیم های با نشاط تر:

انگیزه افراد در روش مدیریت چابک، حکم سوخت برای جت را دارد. در این سبک از مدیریت، معمولا رهبر اصرار به برانگیختن انگیزش و پروش قوه خلاقیت افراد تیم دارد. انعطاف در این سبک بیشتر بوده و افراد آزادی عمل بیشتری هم دارند.

۵)رضایت مشتری بیشتر:

در تیم های مدیریت چابک، مشتری ها در جریان بیشتر تغییرات اجرایی قرار می گیرند. به روز رسانی ها معمولا با هدف افزایش عملکرد محصول و افزایش رضایت مخاطب صورت می گیرد. نکته دیگر اینکه محصول و خدمت در زمان کوتاه تری عرضه می شود و اپدیت ها مرحله مرحله انجام می شود بنابراین مشتری لازم به انتظار طولانی مدت برای لانچ محصول یا خدمت شما نخواهد داشت.

اما هنوز به سوال اصلی پاسخ ندادیم. رمز موفقیت در اجرای موفقیت چابک چیست؟

برای موفقیت در هر زمینه ای، باید اصول اجرای آن عمل را بدانیم و با هدف و برنامه عمل کنیم تا نتیجه مورد نظر رخ دهد.

مدیریت و رویکرد چابک هم از این قاعده مستثنی نیست. اگر این اصول و قواعد را ندانیم امکان نتیجه نگرفتن از رویکرد چابک افزایش می یابد. برای کسب حداکثر بهروه وری از طریق بکار گیری رویکرد مدیریت چابک قصد داریم به برخی از این رموز اشاره کنیم.

۱)جمع آوری تیم چابک:

شاید اغرار آمیز به نظر بیاید اما حقیقتا داشتن سازمان چابک بدون تیم متخصص ممکن نیست.مگر اینکه شخص بتواندبه تنهایی ارزش کسب و کار خود را افزایش دهد که تا حدودی باور کردنی نیست.پس شما به تیمی از افراد متخصص در هر حوزه نیاز خواهید داشت تا جوابگو نیازهای اجرای رویکرد چابک باشد.

۲) اعتماد به اعضای توانمند:

در روش های سنتی معمولا بر انجام صحیح فعالیت ها تمرکز میشد، اما در رویکرد چابک با توجه به اعتماد به اعضای توانمند تیم بیشتر بر کسب نتیجه عالی تمرکز خواهیم کرد و نگران مدیریت فعالیت های اعضای تیم نخواهیم بود

۳) مسئولیت پذیری مشترک:

این به این معنی است که باید فرهنگی را ایجاد کنیم که هرکس تنها در قبال تسک خود مسئول و پاسخ گو نباشد. بلکه باید مالکیتی مشترک بر نتایج کسب و کار توسط افراد تیم پذیرفته شود.

به این معنی که همه افراد تیم های مختلف اعم از طراحی و ساخت، اریابی و تحلیل و … هماهنگ و همسو با هم برای کسب بهترین نتیجه و خروجی تلاش کنند.

۴) رهبری خدمت گذاری:

رهبری و مدیریت در اجرای موفق رویکرد چابک بسیار حیاتی است. اما نه از منظر هدایت و تصمیم گیری و انجام وظایف سنتی، بلکه برای تهیه و تدارک هر آنچه تیم برای کسب موفقیت به آن نیاز دارد. چه جهت و چشم انداز، چه افراد و چه ابزار.

۵)جریان مداوم ارزش:

همه تیم های مشغول در سازمان با رویکرد چابک، باید همواره در حال تولید ارزش باشند. یعنی همه افراد و همه بخش ها باید نسبت به روز گذشته یا دوره زمانی گذشته پیشرفت و ارزشی را ایجاد کرده باشند. این طور نباشد که فقط در دوره های زمانی این ارزش به وجود بیاید . همچنین باید در همه تیم ها فراگیر باشد نه فقط یک تیم و یک بخش.

فرض کنید بخش طراحی محصول، ارزش مربوطه بخش خود را تولید کرده باشد. اما بخش تحویل در ایجاد این ارزش ناتوان باشد. بنابراین محصول یا خدمت به مخاطب نرسیده و نتایجه مورد نظر کسب نمی شود. بنابراین در همه ایعاد سازمان باید تولید ارزش فراگیر و مداوم باشد.

۶)توجه به برتری فنی:

این عبارت به معنی “ارزش ارائه” است. منظور از ارزش در اینجا، ارزش مورد نظر مشتری و مخاطب است نه هر ارزشی. در واقع باید سعی کنیم در هر فعالیت و هر بخش تکرار شونده رویکرد چابک، آن ارزشی را که پاسخ گو نیاز مخاطبمان است با حداکثر اثربخشی ایجاد کنیم.از نظر فنی نیز باید احاطه کامل بر مسائل همه تیم ها وجود داشته باشیم.

۷)شفافیت کامل:

در مدیریت چابک هیچ چیز پنهان نمی ماند.مردم نمی توانند پنهان شوند. معیار ها نمی توانند پنهان شوند، کیفیت پایین نمی تواند پنهان شود و….

در مدیریت چابک هیچ چیز و  امکان پنهان شدن را نخواهد داشت. تنها باید سعی کرد با صراحت و شفافیت کامل از مسئله ای که در مسیر ایجاد شده درس گرفت و استراتژی و مکانیزم لازم برای حل آن مسئله را به کار گرفت.

۸)اعتماد درون سازمان:

مدیریت چابک بدون اعتماد چیز دیگری است. ما باید محیط و فرهنگی را ایجاد کنیم که اعتماد، از اصلی ترین ویژگی های آن باشد. باید بتوانیم روی یکدیگر حساب کنیم تا آنچه را که می گوییم، به طریقه صحیح و در زمان درست اجرا کنیم. اعتماد باید در سطح بین فردی، درون تیمی و بین تیمی ایجاد شود تا مسیر دستیابی به هدف و نتیجه مورد نظر هموارتر شود.

کلام پایانی

در این مقاله سعی بر این شد که اقدامات اساسی که در مسیر موفقیت رویکرد چابک الزام به انجام آنهاست، لیست شود. باید توجه شود غیر از موارد اشاره شده، عوامل متعددی  برای کسب موفقیت در مدیریت چابک دخیل هستند . توجه و شخصی سازی آن با توجه به سازمان مادر از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

نکته دیگر اینکه هرکدام از رویکرد های مدیریت چابک همچون برنامه نویسی حداکثری(XP) ، توسعه مبتنی بر ویژگی(FDD) ،  اسکرام و OKR و… نکات و مشخصه های مخصوص خود را دارند که برای کسب موفقیت حتما باید به آنها توجه شود.

خبر خوش اینکه شما می توانید با کمک از مشاوران حرفه ای، ریسک عدم نتیجه گیری سازمانتان را به حداقل برسانید.

هدف سنج تیمی متشکل از مشاوران حرفه ای و تخصصی در زمینه برنامه ریزی به سبک OKR ،مبتنی بر رویکرد مدیریت چابک است. هم اکنون آماده تبیین و پیاده سازی حرفه ای آن در سازمان شما است. پیشنهادمان این است  بدون فوت وقت و با نصب نرم افزار  هدف سنج گام در مسیر حرفه ای شدن بردارید و به مدت ۱۵ روز از امکانات حرفه ای این نرم افزار برای موفقیت خود و سازمانتان بهره مند شوید. همچنین در صورت نیاز به مشاوره، مشاوران تخصصی هدف سنج آماده پاسخ گویی به نیاز شما عزیزان هستند.