مدیریت زمان خوب است اما کافی نیست!

در ویتنام، بیشتر سازمانها هنوز از سبک قدیمی مدیریت زمان استفاده می کنند که نه تنها قدیمی است بلکه برای سیستم مضر است. اما چرا؟

کسب و کارها هر روز نه، بلکه هر ثانیه در حال تغییر هستند. تکامل آنها منجر به تحول در همه فعالیت ها و هر آنچه مربوط به کار است می‌شود. اما اگر توجه کنید، سبکی از مدیریت زمان که در بسیاری از شرکت ها اعمال می شود هنوز در قدم اول قرار دارد. برای شروع کارهای زیر را دنبال کنید:

• مرحله ۱: تمام کارهای خود را روی کاغذ بیاورید.
• مرحله ۲: مهمترین و فوری ترین وظایف را براساس A ، B ، C رتبه بندی کنید.
• مرحله ۳: روی آن مهمترین‌ها کار کنید.

در واقعیت، درست در لحظه‌ای که ما وارد دفتر کار خود می‌شویم، کار با ایمیل‌ها، پیام‌ها، اطلاعیه‌ها و وظایف محوله بی‌پایانی که از طرف مدیران و‌ گاهی اوقات از طرف همکاران به ما داده می‌شود پیش می‌روند.

مدیریت زمان سنتی به ما می‌گوید که در وهله اول باید اغلب کارهای مهم و ضروری انجام شود، اما به نظر می‌رسد همه وظایف موجود در سازمان برای سیستم ضروری و اساسی است.

از یک طرف، ما توسط اطلاعات خارجی ( و حتی داخلی) و فعالیت های اینترنتی احاطه شده‌ایم، هرچند که بیشترآن‌ها برای کار بی‌فایده و بی‌ربط هستند.

این موارد حواس ما را از انجام کار موثر و مفید پرت می‌کند. و یا باعث میشود وظیفه فعلی شما با کارهای دیگرتان همپوشانی پیدا کند.

از طرف دیگر، ما ناخودآگاه در حال حرکت به سمت انجام وظایف دیگری هستیم. زیرا فکر می‌کنیم می‌توانیم بسیاری از کارها را همزمان انجام دهیم. درواقع شما به طور معمول به بیش از ۲ ساعت زمان نیاز دارید تا کاری که انجام می‌دادید را دوباره از سر گیرید.

این یک ایده خطرناک است؛ زیرا به محض اینکه تمرکز خود را برای انجام یک کار از دست دهید، عملکرد و بهره وری شما به طور غیر منتظره‌ای سقوط خواهد کرد. طبق مطالعه‌ای از کتابخانه ملی پزشکی ایالات متحده، “به ازای هر وظیفه ادراکی اضافی که سعی در چشم پوشی آن دارید، عملکرد شما در هر کار بدتر خواهد شد”.

مقصد یا مسیر؟

با استفاده از روش کلاسیک مدیریت زمان، تنها کاری که به آن اهمیت می‌دهیم فعالیت است و نه نتیجه. احساسی که هنگام عبور از روی موضوع موجود در لیست کارها وجود دارد بسیار با شکوه و زیباست. این به نوعی به ما انگیزه می دهدکه دیگر کارها را از لیست خود بیرون بیاوریم. اما یک دقیقه صبر کنید؛ آیا به نتیجه آن اهمیت می‌دهید؟ آیا مانند فکر گذشتن از وظیفه، رضایت بخش است؟ بدون یک فرآیند مناسب که یک نقطه عطف مشخص دارد، شما ممکن است از زمان مقرر فراتر رفته و هیچ ایده‌ای نداشته باشید که در ابتدا باید چه مرحله‌ای را انجام دهید.

بنابراین، آیا واقعاً می توانید کاری با بالاترین اولویت را انتخاب کرده و با آن کنار بیایید؟ یا اینکه بنشینید، ۱۰دقیقه کارکنید و فقط هنگام استفاده از روش مدیریت زمان حواستان پرت می شود؟

با گذشت زمان و فرا رسیدن سر رسید کارها، می‌فهمید چه کارهایی انجام نشده است.

بنابراین، من حدس می زنم که آن سبک مدیریتی که ما از آن در گذشته استفاده می‌کردیم قدیمی است.

اما این پایان ماجرا نیست. به یاد دارید که هنری فورد چگونه مفهوم ساعت کار را از نظر کاهش ۸ ساعته کار در روز به جای ۱۶ ساعت، دوباره تعریف کرد؟ نتیجه، افزایش بهره وری کارمندان وی بود. با این وجود پس از صد سال، این بازه زمانی ثابت است. ساعت کاری واقعی یک فرد خاص به ۲ ساعت و ۵۳ دقیقه کاهش می یابد حتی اگر صدها ورک شاپ برگزار شود، هزاران کتاب منتشر شده باشد یا برنامه های بی‌شماری برای آموزش شما در استفاده موثر از آن ساخته شده باشد.

بنابراین، چه کاری می‌تواند برای بهبود این روش انجام شود؟

انیشتین به شما می‌گوید: چیزی که می‌توانیم مدیریت کنیم، زمان نیست!

در واقع چیزی که واقعاً می توانیم کنترل کنیم این است:

۱٫ توجه

اعلان را خاموش کنید. هر ۵ دقیقه ایمیل خود را چک نکنید. کارها و وظایف خود را مدام تغییر ندهید. به عبارت دیگر، سعی کنید همه حواس پرتی‌ها را کنار بگذارید. با انجام چندین کار با زمان رقابت نکنید؛ چرا که فقط عملکرد شما را بدتر می‌کند.

۲٫ گردش کار یا روند کار

به نظر می‌رسد که ما برای تهیه لیست کارهای خود، به وسایلی مانند نوشته‌های چسبان، برنامه و نرم افزار و غیره وابسته هستیم. خودمان را برای انجام هر یک از وظایف آماده کرده و متاسفانه همه‌ی ما اهمیت برنامه ریزی و کارکردن بر اساس گردش کار مناسب را فراموش می‌کنیم. با یک فرآیند کاری شامل یک زمان مشخص برای هر مرحله، ما قادرهستیم بر کاری تمرکز کنیم که بیشترین اهمیت را در هر لحظه دارد. علاوه بر این، یک برنامه خوب باید نتایج قابل اندازه‌گیری داشته باشد؛ که به ما امکان محاسبه موفقیت کار خود را می دهد.

۳٫ اهداف برتر اصلی

این امر به شفافیت و همسویی زیادی در سازمان شما نیاز دارد. اهداف باید با اولویت از بالا به پایین به سطح واحد و فردی برسند، تا همه بدانند وظایف آن‌ها در مدت زمان مشخصی قابل انجام است. با بهره‌گیری از اهداف تعریف شده، شما و همکارانتان می‌توانید یک روند کاری کامل را ترسیم کرده و آن را با مدیریت زمان هماهنگ کنید.

بسیاری از سازمانهای پیشرو در صنعت مانند Google،Intel ، Spotify و غیره. روش مدیریت سازمانی خود را به برخی از مفاهیم کنترلی هدف دار مانندMBO ، KPI یا OKR تغییر داده‌اند. همه این چارچوب‌ها به ما نیاز دارند تا اهداف خود را مشخص کنیم. اما تفاوت‌هایی نیز دارند. می‌توانید به تفاوت برنامه ریزی کلاسیک (MBO) و OKR مراجعه کنید. بیایید OKR (اهداف و نتایج کلیدی) را به عنوان مثال در نظر بگیریم. هر آنچه که درباره OKR باید بدانید را از اینجا دنبال کنید. برخی از مزایای برجسته این روش در مقایسه با مدیریت زمان عبارتند از:

• موفقیت یا شکست شما قابل اندازه گیری است.
• فقط باید همزمان روی ۳ تا ۴ هدف تمرکز کنید.
• همیشه گردش دقیق کار را برای نتایج آینده خود دارید.
• شما می توانید با یک هدف یا نتیجه بلند پروازانه به اهداف بیشتری دست پیدا کنید.

این مزایا و هر آنچه که شما برای مدیریت زمان به سبکی نوین نیاز دارید را می‌توانید در پنل OKR هدف سنج مشاهده کنید. پس اگر فکر می‌کنید این نرم افزار برای شما و سیستم شما کارامد است وقت را از دست ندهید و همین حالا رایگان ثبت نام کنید و از ۱۵ روز استفاده رایگان آن لذت ببرید.

منبع: goalify.plus