۱۰+۱ ویژگی یک نرم افزار مدیریت کار

امروزه همه ما درگیر فعالیت های بیشماری، از وظایف کاری گرفته تا فعالیت های روزانه خود هستیم. ممکن است  شما برای مدیریت این فعالیت ها از یک نرم افزار مدیریت پروژه یا یک نرم افزار برنامه ریزی روزانه استفاده کنید که هر کدام از آن ها فقط تا حد معینی به شما کمک می کنند. در نتیجه  شما باید به دنبال یک راه حل چند منظوره باشید: نرم افزار مدیریت کار.

درباره فواید نرم افزار مدیریت پروژه اینجا بخوانید.

نرم‌افزار مدیریت کار یک ابزار دیجیتالی است که به شما امکان برنامه ریزی، پی‌گیری، سازماندهی و مرور هر دو وظایف پروژه و وظایف غیر پروژه را با هدف بهبود نتایج کسب‌وکار و عملکرد تیم می دهد. این نرم افزار به شما کمک می کند تا تمامی عملکرد هایی که نیاز دارید اجرا کنید، به همراه کنترل منابع و هزینه های هر فعالیت از آغاز تا پایان، برای شما گرد آوری کند.

همچنین بخوانید: چطور کارایی و بهره وری را در سازمان افزایش دهیم؟

ویژگی‌های رایج یک نرم‌افزار مدیریت کارعبارتند از:

۱. مدیریت وظایف پیشرفته:

ایجاد و تعیین وظایف، مدیریت کردن اولویت‌ها و پیگیری کار تیم تان به شما کمک می کند درمحدوده بودجه و ضرب العجل های تعیین شده باقی بمانید.

۲. ارتباطات متمرکز:

تیم ها از طریق قابلیت پیام رسانی نرم افزار با یکدیگر همکاری یا بحث می کنند، نظرات خود را ارسال می کنند و هر زمان که  لازم است تغییری در کاری ایجادشود، اعلان های مربوط را دریافت می کنند تا به روز باشند.

۳. فضای کاری مناسب همکاری :

ارسال پیام، ارتباط با سایر اعضای تیم و به اشتراک گذاری فایل ها همه وظایف کلیدی هستند که هر کارمند هر روز انجام می دهد. با یک ابزار مدیریت کار، می توانید تمامی این همکاری ها را در یک سیستم حفظ کنید.

درباره نحوه همکاری تیم ها از طریق دورکاری اینجا بخوانید.

۴. ذخیره و اشتراک گذاری فایل ها:

 از این ابزار به عنوان مکانی متمرکز برای ذخیره ایمن همه اسناد و تصاویر خود و دسترسی به آنها در هر زمان که نیاز دارید می توانید استفاده کنید.

۵. مدیریت زمان:

پیگیری ساعات کار، ایجاد برگه های زمانی و به اشتراک گذاری گزارشات زمانی برای شناسایی موانع احتمالی در گردش کار، به کمک این قابلیت به دست می آید.

با وجود اینکه سیستم مدیریت کار نمی تواند جایگزین سیستم حقوق و دستمزد شما شود، اما هر کارمند می تواند زمان صرف شده خود را در ارتباط با پروژه ها و کارهای اداری پیگیری کند. همچنین برگه های زمانی مربوط به هر پروژه جمع می شوند تا روند گزارش دهی را بسیار راحت تر کنند.

۶. مدیریت منابع:

می توانید به راحتی برای تیم خود برنامه ریزی کنید و سپس ببینید چه افرادی بر روی چه چیزی کار می کنند تا هیچ کس خارج از ظرفیت خود و برنامه تعیین شده کار نکند.

۷. صفحه اعلانات کانبان:

تیم های پروژه و اسکرام از قابلیت کانبان  (Kanban) برای ردیابی و مدیریت وظایف تیم استقبال خواهند کرد. از طریق این قابلیت وظایف را می توان به افراد اختصاص داد در حالی که کل تیم می توانند وضعیت هر فرد را مشاهده کنند.

۸. قابلیت های گزارش دهی:

برای نظارت بر پیشرفت، تشخیص مشکلات احتمالی و به روز رسانی افراد، می توانید گزارش هایی مربوط به زمان، هزینه ها و منابع ایجاد و ارسال کنید.

۹. روند  جریان کسب و کار:

جریان‌های فرآیند کسب‌وکار برای پروژه‌ها بگونه ای طراحی و تعیین می شوند که هر یک از اعضای تیم و هر وظیفه فرآیند مناسب را دنبال می‌کنند. این قابلیت تضمین می‌کند که دستاورد ها نادیده نشوند.

۱۰. ادغام برای افزایش قابلیت ها:

این موضوع که که تیم شما از ابزارهای دیگری خارج از سیستم مدیریت کار استفاده کند اجتناب‌ناپذیر است. بسیاری از سیستم‌های مدیریت کار گزینه‌هایی برای ادغام با دیگر برنامه‌ها مانند LinkedIn،  Outlook و Twitter برای استفاده از قابلیت‌های خود و مدیریت جریان کار، در ابزار مدیریت کار اصلی دارند .

۱۱. لیست وظایف اولویت بندی شده:

هر کارمند می‌تواند وظایف شخصی خود و وظایف بر پایه پروژه را در یک مکان مدیریت کند. این کار به ارائه دیدگاه دقیق از حجم کار و در دسترس بودن وظایف و الویت ها برای خود و مدیران کمک می‌کند.

اینجا درباره بهترین ابزار های مدیریت وظایف بخوانید.

این ویژگی ها تنها بخشی از امکانات یک نرم افزار  مدیریت کار است که می توان همه یا بسیاری از آن ها را در یک نرم افزار مناسب دید. اگر شما هم جای خالی این نرم افزار کاربردی را حس می کنید، نرم افزار هدف سنج انتخاب مناسبی برای شما خواهد بود. همین حالا رایگان ثبت نام کنید و مدیریت کار هایتان را به راحتی در دست بگیرید.