چگونه تیم های اسکرام موفق می شوند؟

اسکرام یک چارچوب تکرارشونده برای انجام پروژه های بزرگ و توسعه ی محصول است که در واقع سازمان های بزرگ را به تیم های کوچک و کارهای پیچیده را به کارهای ساده تبدیل می کند. با این روش، شرکت‌ها تلاش می کنند تا محصولات و خدمات خود را به شکلی‌ سریع‌تر و موثرتر به مشتریان تحویل دهند. این امر باعث می شود در مراحل بعدی، محصول را مطابق با خواسته ی مشتری ارائه کنند. به همین دلیل است که بسیاری از شرکت های بزرگ این متد را بارها به کار گرفته اند و نتایج بسیار خوبی برای شان حاصل شده است. اینجا این سوال مطرح می شود که تیم های اسکرام چگونه به موفقیت دست پیدا می کنند؟

در این مقاله میخواهیم راهکارهایی برای شروع موفق تیم های اسکرام ارائه دهیم. همین طور به بررسی کاربرد اسکرام و اشتباهات رایج تیم های تازه کار بپردازیم.

چه زمانی باید سراغ اسکرام برویم؟

اسکرام یک چارچوب چابک است که با آن می توان مسائل پیچیده را حل کرد. مسئله پیچیده به مواردی گفته می شود که دانش و اطلاعات ما نسبت به آن مسئله کامل نیست و به مرور این دانش تکمیل خواهد شد. به طوری که سمت مشتری هم دقیقا نمی دانند که نیاز و خواسته ی قطعی شان چیست.

در پروژه هایی که اهداف ثابت و پایدار بوده و از قبل شناخته شده است، اسکرام ممکن است یک ساختار موثر نباشد و به کارگیری روش هایی مانند مدل آبشاری منطقی تر به نظر برسد. بنابراین اگر کسب و کار شما نیاز به تغییرات پی در پی دارد و از شما می خواهد پیشرفت های مداوم را به مشتریان خود ارائه دهید، اسکرام عالی عمل می کند.

برای آشنایی با مدل آبشاری و تفاوت آن با چارچوب چابک کلیک کنید.

احتمالا تا اینجا به کاربرد روش اسکرام پی برده اید. اما قبل از تصمیم گیری در مورد پذیرش اجرای این روش، باید به چند سوال کلیدی صادقانه پاسخ دهید:

• آیا آماده هستید که تیم خود را به خود سازماندهی (Self-Organize) بسپارید؟
• آیا کارکنان شما آماده هستند که این چارچوب چابک جدید را باور کرده و از آن پیروی کنند؟
• آیا می توانید روی کارکنانی که باید این نظم و انضباط را بپذیرند حساب کنید؟

(برخی ممکن است این خودمختاری را نخواهند. باید گزینش کنید و نیازهای فردی را در نظر بگیرید.)

یکی از مواردی که موجب شکست احتمالی تیم ها می شود، همین عدم هماهنگی درون تیمی است. اما نگران نباشید! در اینجا چارچوبی مثل OKR برای حل این مشکل به کمک تان خواهد آمد. OKR یک روش آسان برای ایجاد ساختار برای سازمان، تیم و اعضای تیم هاست که به طور کلی به مدیریت اهداف و نتایج مربوط می شود.

اینجا مقاله ای در مورد ارتباط بین OKR و Scrum بخوانید.

در ادامه راهکارهایی را مطرح میکنیم که می تواند برای ایجاد محیط کاری مطلوب تر برای تشکیل تیم Scrum مفید باشد:

اول آموزش بعد کار!

کارکنان شما چقدر با اسکرام و سایر چارچوب های فرآیند خانواده چابک آشنا هستند؟

این احتمال وجود دارد که برخی از اعضای تیم درباره Scrum تصورات نادرستی داشته باشند یا در شرکتی کار کرده باشند که نتوانسته اند این فرآیند را به درستی اجرا کنند. سعی کنید این اصول را با حضور تیم در کارگاه ها یا کنفرانس Scrum تقویت کنید. به این مسئله توجه داشته باشید که تغییر در اسکرام قرار نیست یک شبه اتفاق بیفتد. هیچ راهی وجود ندارد که تیم شما به طرز جادویی بعد از یک جلسه تکمیل شود.

انتظارات اعضای تیم اسکرام را شناسایی کنید.

در این مرحله، باید انتظارات اعضا را مشخص کنید. ممکن است اعضای تیم قبلاً هرگز با یکدیگر کار نکرده باشند. شفاف سازی در انتظارات و خواسته های اعضا، از اشتباهات احتمالی افراد در آینده جلوگیری خواهد کرد.

پس بهتر است چند روزی را برای یادگیری و صحبت در مورد اصول Scrum، همین طور درک انتظارات افراد اختصاص دهید. درست است که این کار کمی وقت گیر است، اما تیم، ارزش سرمایه گذاری شما را درک میکند. این روزهای اولیه برای هماهنگی تیم بسیار مهم و ارزشمند است.

اگر به عنوان یک اسکرام مستر در پروژه قرار گرفتید، خوب است که تجربه و توانایی تان را از طریق یک جلسه گروهی (با همه ی اعضا) یا جلسات جداگانه با هر فرد (می تواند فقط اسکرام مستر یا سرپرست تیم فنی و اعضای تیم باشد) به تیم منتقل کنید.

با مالک محصول مستقیما در ارتباط باشید.

یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهید این است که اسکرام مستر را به عنوان نگهبان اطلاعات حذف کنید. تیم باید این توانایی را داشته باشد که با مشتری ارتباط برقرار کرده و تصمیم گیری کند. اگر همه اطلاعات از طریق یک شخص انتقال داده شود، آن فرد می تواند مانع پیشرفت شود. شما می توانید پیشرفت را بدون درگیر شدن مستقیم نظارت کنید. مهم است که تیم را مجبور به ارتباط با مشتری کنید. بنابراین کل تیم می تواند ارتباط را ببیند و در صورت نیاز مشاوره بگیرد.

مهم ترین اشتباهاتی که نباید انجام دهید!

۱. رهبری تیم اسکرام مانند مدیریت پروژه

ذهنیت “فرمان و کنترل” بر خلاف مدیریت چابک است. رهبری که وظایف را تعیین و تلاش را دیکته می کند، از یک الگوی ضد چابک پیروی می کند. تیم های بزرگ چابک، دارای ویژگی خود سازماندهی هستند که فقط به آنها گفته می شود چه کارهایی باید انجام شود. چگونگی و نحوه ی انجام کار به خود تیم سپرده می شود. اسکرام مستر هم یک رهبر خدمتگزار است و تیم ها یاد می گیرند که با بازرسی و تطبیق منظم در کار، با یکدیگر بهتر عمل کنند و ارزش بیشتری را به طور کارآمد ارائه دهند. اغلب این موارد با تجربه بدست می آید. به تیم اسکرام اجازه دهید همه چیز را خودشان بفهمند، اشتباه کنند و از آنها درس بگیرند. بنابراین مربیان اسکرام بیشتر نقش مشاور و راهنما را ایفا می کنند.

برای آشنایی با بهترین ابزار های مدیریت وظایف کلیک کنید.

۲. آماده نکردن بک لاگ محصول

آماده نبودن بک لاگ محصول ( لیست درخواست های مشتری) یکی از رایج ترین دلایل شکست اسپرینت ها و تیم های بدون انگیزه است. همچنین دلیل اصلی سرعت پایین تحویل و عدم ارائه ارزش بالا است. بیشتر صاحبان محصول جدید آمادگی ندارند به تنهایی مولد باشند. آنها در چند اسپرینت اول نیاز به آموزش دارند تا یاد بگیرند یک بک لاگ را چگونه توسعه دهند و نگهداری کنند که براساس ارزش های کسب و کار، الویت بندی شود. به یاد داشته باشید آماده سازی بک لاگ قبل از اسپرینت بعدی ضروری است.

۳. سهل انگاری در برگزاری جلسات روزانه اسکرام

جلسه استندآپ روزانه از چند جنبه بسیار اهمیت دارد. این جلسات کوتاه ۱۵ دقیقه‌ای، هر روز در یک زمان و مکان برگزار شده و اکیدا زمان آنها بیشتر از ۱۵ دقیقه نیست. چرا که باعث می شود گفتگو مختصر، مرتبط و سریع باشد. برای چنین جلسه ی کلیدی، مهم است که انتظارات درست را از قبل تعیین کنید تا تیم آن را جدی بگیرد.به همین دلیل است که حضور در استندآپ روزانه اختیاری نیست! به موقع شروع کنید و به موقع جلسه را به پایان برسانید. بسیار ضروری است که فقط وضعیت کارها و موانع، در جلسه روزانه اسکرام مورد بحث قرار گیرند. پس اجازه ندهید در حین استندآپ به مکالمات جانبی، بحث یا حل مشکل پرداخته شود. مباحث دیگر را می توانید بعد از استندآپ یا در جلسات دیگر بررسی کنید.

در واقع در این جلسات باید به ۳ پرسش زیر پاسخ داده شود:

• دیروز به چه نتیجه‌ای رسیدید؟
• امروز روی چه چیزی کار می‌کنید؟
• آیا مانعی در راه شما وجود دارد؟

رعایت این نکات باعث می شود، افراد به زمان تیم و زمان دیگر اعضا احترام بگذارند و یاد بگیرند که با پایبندی به اهداف و مختصر بودن، ارتباط بهتری برقرار کنند.

۴. برقراری ارتباط مداوم با اسکرام مستر

چیزی که به طور مرتب در تیم های جدید مشاهده می شود، افرادی هستند که از اسکرام مستر برای انتقال پیام های خود به دیگران استفاده می کنند. به عنوان مثال، یک توسعه دهنده در مورد داستان کاربر(User Story) سوالی دارد. به جای اینکه مستقیماً به مالک محصول مراجعه کند، به اسکرام مستر ایمیل می زند تا اطلاعات را بدست آورد. یک اصل کلیدی چابک، برقراری ارتباط حضوری و مستقیم در صورت امکان است. این یک مسئله فرهنگی یا شخصیتی است که باید آن را اصلاح کرد. چرا که این امر زمان را هدر می دهد و مهم تر از همه، خطر ارتباط نادرست را افزایش می دهد.

۵. درگیر نبودن مالک محصول در مسیر پروژه

نقش مالک محصول می تواند بسیار وقت گیر باشد. بسیاری از کسانی که تازه وارد این نقش شده اند، آمادگی تعهد را ندارند یا نمی دانند که باید تا حد زیادی درگیر کار شوند. همکاری در فرآیند چابک بسیار مهم است. همه ی افراد باید با یکدیگر همکاری کنند تا نرم افزاری که کسب و کار می خواهد را تولید کنند. این امر با ارتباط مداوم، همکاری و چرخه های کوتاه بازخورد برای تأیید یا اصلاح دوره انجام می شود.

کلام آخر

اسکرام در توسعه محصولات سخت افزاری و نرم افزاری پیچیده در صنایع مختلف، بسیار موثر است و آن را به یک چارچوب قانع کننده برای سازمان شما تبدیل می کند. در پایان باید گفت درک کامل اسکرام آسان به نظر می آید اما ممکن است زمان ببرد. به خصوص اگر تیم توسعه به یک مدل آبشار معمولی عادت کرده باشد. مفاهیم تکرارهای کوچک، جلسات روزانه اسکرام، بررسی سرعت و شناسایی اسکرام مستر می تواند یک تغییر فرهنگی چالش برانگیز برای یک تیم جدید باشد.

در این مسیر می توان با الویت بندی درست اهداف، ارزیابی میزان پیشرفت تیم و ارتقای کار تیمی که با استفاده از روش هایی مانند OKR میسر می شود، چالش ها را به خوبی پشت سر گذاشت.

برای دریافت دوره ی رایگان ۱۵روزه نرم افزار OKR هدف سنج کلیک کنید.