رشد سریع اینترنت و دورکاری همراه با افزایش جهانی شدن سازمان ها به افزایش تعداد افرادی که در تیم های مجازی در داخل و بین سازمان ها کار می کنند کمک کرده است. تیم‌های مجازی گروه‌هایی از افراد هستند که در یک وظیفه یا هدف مشترک از طریق وسایل الکترونیکی ارتباط برقرار می‌کنند، که ممکن است پست الکترونیکی (ایمیل)، ارتباطات مبتنی بر وب، ویدیو ویا صدا باشد، اما به طور کلی تعامل آنلاین دارند.
این فناوری‌های ارتباطی مبتنی بر رایانه برای غلبه بر محدودیت‌های مکانی و زمانی که جلسات رو در رو را تحت‌الشعاع قرار می‌دهند، برای افزایش دامنه و عمق دسترسی به اطلاعات و بهبود اثربخشی عملکرد گروهی، مورد استفاده قرار می‌گیرند
ارتباط تیم های مجازی با در نظر گرفتن ۵ راه میتواند بهبود یابد :
-
انطباق فناوری با وظیفه
تیم‌ها فناوری‌های ارتباطی زیادی را در اختیار دارند که از ایمیل و پلتفرم‌های چت تا کنفرانس اینترنتی و ویدئو کنفرانس را شامل می‌شود. افراد اغلب ناخودآگاه از ابزاری استفاده می‌کنند که برایشان راحت‌تر یا آشناتر است اما بعضی از فناوری‌ها بیشتر از دیگر فناوری‌ها برای برخی از وظایف مناسب هستند و انتخاب فناوری اشتباه میتواند دردسرهایی ایجاد کند.
بنابراین بادقت اهداف‌تان را در نظر بگیرید. هنگام ارسال یک‌طرفه اطلاعات از رسانه‌های مبتنی بر متن مثل ایمیل، چت و تابلوی اعلانات استفاده کنید، برای مثال وقتی می‌خواهید اطلاعات و برنامه‌های روزمره را ارسال کنید، ایده‌ها را به اشتراک بگذارید یا داده‌های نمونه را جمع‌آوری کنید.
۲) همگام بودن ارتباط تیم های مجازی
وقتی اعضای تیم رو در رو تعامل نمی‌کنند، ریسک درک نکردن شرایط و عبور از خط قرمزها بیشتر می‌شود. این اتفاق به چند دلیل ممکن است بیفتد.
اول اینکه وقتی اعضای تیم‌ها در کنار هم نیستند، تشخیص اینکه پیام دریافت و خوانده شده است، دشوارتر می‌شود مگر اینکه فرد اعلام کند پیام را دریافت کرده است.
دوم اینکه نقص‌های ارتباطی می‌توانند به توزیع نامتوازن اطلاعات بین اعضای تیم منجر شوند. برای مثال ممکن است ایمیلی مهم به اشتباه به افرادی ارسال نشود و ناخواسته ناآگاه بمانند. سوم اینکه فقدان تماس حضوری مداوم میتواند اثر «از دل برود، هر آنکه از دیده برفت» داشته باشد و در نتیجه حواس اعضای تیم به نیازها و کارهای ضروری محلی پرت شود و یادشان برود که به هم‌تیمی‌های دورشان اطلاعات بدهند.
۳) پاسخگو و حامی بودن
تناقض کار تیم های مجازی این است که در این تیم‌ها در مقایسه با تیم های مرسوم، اعتماد برای دستیابی به عملکرد موثر بسیار مهم‌تر است و در عین حال ایجاد کردنش دشوارتر است. اعتماد بین هم‌تیمی‌هایی که در فضای کاری یکسانی کار می‌کنند، تا حد زیادی به آشنایی و علاقه وابسته است، حال آنکه در ارتباط تیم های مجازی، افراد باید قابل اعتماد بودن‌شان را با همکاری با دیگران در کاری خاص نشان دهند.
۴) شفاف کردن منظور
امروزه بیشتر ارتباطات ما مبتنی بر متن هستند. متاسفانه وقتی استفاده از ابزارهای مبتنی بر متن فضای زیادی برای تفسیر باقی می‌گذارند، سوگیری‌ها و فرضیات رایج می‌توانند سوءتفاهم‌ها و تعارض مخربی ایجاد کنند که به عملکرد تیم آسیب می‌زنند.
۵) باز و جامع بودن
احتمال اینکه تیم های مجازی اعضایی با فرهنگ‌ها، پیش‌زمینه‌ها و تجربه‌های متفاوت داشته باشند، بیشتر است. اگرچه تنوع میتواند به گوناگونی بیشتر ایده‌ها منجر شود و در نتیجه خلاقیت و عملکرد تیم را تقویت کند، گاهی اوقات ارتباط مجازی اعضای تیم را از اظهار نظر بازمی‌دارد و بهره‌برداری از این مزیت‌ها را چالش‌برانگیز می‌کند.
ابزارهای مجازی نشانه‌های اجتماعی‌ای را کاهش می‌دهند که به دلبستگی اعضا به یکدیگر کمک می‌کنند و این مسئله نیز انگیزه برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و اطلاعات را از بین می‌برد. همچنین وقتی افراد به‌صورت مستقیم واکنش هم‌تیمی‌ها به ایده‌هایشان را نمی‌بینند، ممکن است مشارکت‌شان را متوقف کنند.
برای آنکه از مزیت‌های تنوع تیم مجازی‌تان بهره‌برداری کنید، سعی کنید تا حد ممکن باز و جامع ارتباط برقرار کنید. در ارتباطات و تصمیم‌های مهم همه تیم را دخیل کنید. فعالانه از همه اعضای تیم، به‌ویژه آن‌هایی که در نقاط دیگر هستند، بخواهید دیدگاه‌شان را ارائه کنند تا نشان دهید پذیرای ایده‌ها و رویکردهای متفاوت به کارها هستید. وقتی در پی حل اختلاف نظرها هستید، سعی کنید بهترین ایده‌های تیم را تلفیق کنید.
شما میتوانید حس ارتباط بین اعضای تیم مجازی‌تان را با رعایت این ۳ نکته‌ی اساسی، تقویت کنید:
نکته اول : مطمئن شوید که بهترین تکنولوژی را برای ارتباط بین اعضای تیمتان انتخاب کرده اید. این میتواند شامل اسکایپ، فیس‌تایم، انواع و اقسام نرم افزارهای برقراری ارتباط، ایمیل، تلفن، یا در اکثر مواقع ترکیبی از تمام اینها باشد. سعی کنید مطمئن‌ترین و با کیفیت ترین خط ارتباطی که ممکن است را پیدا کنید.
نکته دوم : اینکه، حواستان را نسبت به وقتی که یک تیم سنتی را اداره میکنید بیشتر جمع باشد که اعضای تیم مجازی را بیشتر در جریان مسائل قرار دهید. در جریان پیشرفتشان، پیشرفت تیم و هر جریانی که در سازمان اتفاق می افتد.
این کار میتواند به سادگی از طریق یک ایمیل باشد، یک ویدئوی ضبط شده، یا یک چت ویدئویی زنده که به شما اجازه میدهد بتوانید برای درک هدف همکاری اعضای تیم با هم به آنها کمک کنید.
نکته سوم: فرصتهایی بسازید تا اعضای تیم بتوانند رو در روی هم ملاقات داشته باشند. میدانم، علتی داشته که این تیم مجازی شده است، اما از نظر فردی، ارتباط رو در رو برای ساخت رابطه‌ی مستحکم لازم است. اگر خوش شانس باشید، میتوانید فرصت برگزاری یک جلسه یا یک کنفرانس کاری را برای اعضای تیم بوجود بیاورید. این به شما امکان دور هم جمع کردن آدمها را می دهد تا در مورد کار بحث کنید و از ارتباط اجتماعی با هم لذت ببرید. حتی اگر تمام اعضای تیم نمیتوانند حضور داشته باشند، باز هم شما این کار را انجام دهید.
برای مدیریت بهتر ارتباط تیم های مجازی شما میتوانید از اپلیکیشن هدف سنج استفاده کنید و به راحتی ارتباط تیم های خود را مدیریت کنید و آنرا بهبود ببخشید
بدون دیدگاه