چه در جلسات اسکرام می گذرد؟

اسکرام یکی از پرکاربردترین چارچوب های مدیریت چابک است که به سازمان ها کمک می کند فرآیندهای پیچیده را مدیریت کنند.

در متد اسکرام، جلسات اسکرام یکی از عناصر مهم و تاثیرگذار است که چارچوبی را برای همکاری موثر اعضای تیم با یکدیگر ایجاد می کند.

بنابراین کارها به طور سازمان یافته انجام می شوند و در نهایت تیم اسکرام به نتیجه ی مطلوب خود دست پیدا می کند.

برای آشنایی بیشتر با تیم اسکرام مقاله ی چگونه تیم های اسکرام موفق می شوند؟ را بخوانید.

اما قبل از معرفی جلسات، می خواهیم نقش های اسکرام بررسی کنیم.

انواع نقش های اسکرام: تیم اسکرام شامل چه نقش هایی می شود؟

نقش های اسکرام به ۳دسته ی کلی تقسیم می شوند:

۱.تیم توسعه شامل اعضا با مهارت های مختلف است. تیم شامل افرادی مثل توسعه دهندگان، طراحان و تحلیل گران کسب و کار می شود که مستقل و خود سازمانده هستند. بنابراین اعضا قوانین خود را تعیین می کنند، اغلب همکاری می کنند و همیشه در حال یادگیری هستند. تیم ها معمولاً از چهار تا نه نفر تشکیل شده اند اما می توانند بزرگتر هم باشند.

۲.صاحب محصول (Product Owner) چشم انداز پروژه را ارائه می دهد، برنامه محصولات را تنظیم می کند و موارد موجود را در اولویت قرار می دهد. این شخص باید منافع ذینفعان را در نظر داشته باشد و تصمیم می گیرد که بهترین زمان انتشار محصول چه زمانی است.

۳.اسکرام مستر نظارت می کند که فرآیند اسکرام به طور موثر اجرا شود. البته به این معنا نیست که نقش مدیریتی دارد. اما به عنوان تسهیل کننده عمل می کند و به افراد آموزش می دهد که چگونه از چارچوب اسکرام استفاده کنند، در جلسات شرکت کنند و چالش ها را برطرف کنند.

انواع جلسات اسکرام : تیم ها در جلسات مختلف به چه کارهایی می پردازند؟

۶ نوع جلسه ی اسکرام وجود دارد که در یک زمان خاص در طول چرخه اسپرینت برگزار می شود و هر نوع خاص به یک هدف متمایز می پردازد.

• جلسه برنامه ریزی اسکرام (Sprint Planning Meeting)
• جلسه روزانه اسکرام (Daily Scrum Meeting)
• جلسه نقد و بررسی اسپرینت (Sprint Review Meeting)
• جلسه بازنگری اسپرینت (Sprint Retrospective Meeting)
• جلسه اصلاح بک لاگ ( Backlog Refinement Meeting )

جلسه برنامه ریزی اسکرام (Sprint Planning Meeting)

در ابتدای هر اسپرینت، جلسه برنامه ریزی اسپرینت برگزار می شود. معمولاً انتظار می رود که کل تیم، از جمله صاحب محصول (Product Owner) و اسکرام مستر در این جلسه حضور داشته باشند.

هدف این جلسه توسعه موارد بک لاگ اسپرینت به صورت واقع بینانه و تعریف اولویت بندی وظایفی است که باید در طول هر اسپرینت انجام شود.

در طول جلسه، اعضای تیم میزان کارهایی را که می توانند در اسپرینت انجام دهند را تعیین می کنند و کار را از Backlog محصول به Backlog Sprint منتقل می کنند. این مرحله نیاز به برنامه ریزی زیادی دارد و چندین ساعت طول می کشد تا گروه در مورد اسپرینت نهایی تصمیم گیری کند.

اینجا مقاله ای درباره مراحل مهم برنامه ریزی بخوانید.

بنابراین در پایان این جلسه، تیم توسعه یک هدف اسپرینت و همچنین یک اسپرینت Backlog در اختیار دارد.

جلسه روزانه اسکرام (Daily Scrum Meeting)

از جلسه برنامه ریزی وارد جلسات روزانه اسکرام می شویم. هر روز به مدت ۱۵ دقیقه، اعضای تیم دور هم جمع می شوند تا هرگونه مشکل یا پیشرفت در وظایف خود را گزارش دهند. با اینکه استندآپ های روزانه کوتاه است اما این جلسه بخشی اساسی از فرآیند اسکرام محسوب می شود. این برنامه طوری طراحی شده است که همه اعضای گروه را به صورت منسجم در مسیر خود نگه دارد. معمولا مالک محصول هم در جلسات روزانه اسکرام حضور دارد تا به هر طریقی به تیم کمک کند.

در واقع در این جلسات به سه پرسش زیر پاسخ داده می شود:

• دیروز به چه نتیجه ای رسیدید و چه کاری انجام دادید؟
• امروز مشغول چه کاری هستید؟
• آیا موانعی بر سر راه شما وجود دارد؟

این سوالات منبع عالی برای کسب اطلاعات در مورد پیشرفت کار و نحوه همراهی افراد با کار توسعه است.

برای آشنایی با نحوه مدیریت وظایف کلیک کنید.

جلسه نقد و بررسی اسپرینت (Sprint Review Meeting)

در پایان هر اسپرینت، یک جلسه Sprint Review برگزار می شود. هدف اصلی این جلسه نشان دادن عملکرد محصول و آنچه که در یک اسپرینت خاص به دست آمده است. در این جلسه صاحب محصول، اسکرام مستر و ذینفعان برای بررسی محصول و پیشنهاد تغییرات یا بهبودها حضور دارند.

جلسه بازنگری اسپرینت (Sprint Retrospective Meeting)  

هدف از برگزاری این جلسه بررسی درست و غلط های انجام شده در طول اسپرینت است. این جلسه فرصتی عالی را برای همه ی اعضای تیم فراهم می کند تا در مورد کار و پیشرفت هایی که باید انجام شود، بازنگری کنند.

تیم آشکارا درباره ی نگرانی های سازمانی و کار گروهی خود صحبت می کند. به طوری که این گفتگو باید بی طرفانه و بدون قضاوت باشد. جلسه بازبینی بخش مهمی از ایجاد و توسعه تیم است و همچنین برای پروژه های بعدی اسکرام بسیار مهم است.

جلسه اصلاح بک لاگ ( Backlog Refinement Meeting )

آخرین نوع جلسات اسکرام، جلسه اصلاحات بک لاگ است. عمدتا موارد بک لاگ محصول برای اسپرینت بعدی نیاز به اصلاح دارند تا تیم آنها را برای اجرای موفق بهتر درک کند. در این جلسه، اعضای تیم بر کیفیت و مهارت کار در طول اسپرینت تمرکز می کنند. این جلسه برای ارتباط صاحبان مشاغل با تیم توسعه ضروری است و برای ارزیابی کیفیت محصول نهایی مورد استفاده قرار می گیرد.

در جلسه اصلاحات، آیتم های بک لاگ طبقه بندی شده و پس از بحث فنی با تیم اولویت بندی می شوند تا مطمئن شوند که تیم درک کاملی از این که دقیقاً چه چیزی قابل تحویل است و الزامات آن چیست، داشته باشد.

برگزاری جلسه اصلاح بک لاگ نیاز به یک جلسه برنامه ریزی طولانی مدت اسپرینت را کاهش می دهد و به تیم این فرصت را می دهد تا قبل از تعهد کامل به اهداف اسپرینت، در مورد موارد بک لاگ تأمل کند.

چگونه جلسات اسکرام را موثر برگزار کنیم؟

۱.باید یاد بگیرید با هم تیمی های خود همکاری نزدیک داشته باشید و در قبال یکدیگر احساس مسئولیت کنید.

۲.به یاد داشته باشید که برخی از فرآیندها ممکن است هرگز به طور کامل انجام نشوند. اسکرام به شما این امکان را می دهد تا این موضوع را بهتر درک کنید. بنابراین خود را برای سنجش فرآیندها با روشهای معمولی محدود نکنید.

۳.برای هدف گذاری صحیح، سنجش میزان پیشرفت و ایجاد هماهنگی درون تیمی از روش های کارآمدی مانند OKR بهره بگیرید.

۴.تیم های بزرگ را به تیم های کوچک تر و چند منظوره (cross-functional) تقسیم کنید. هر تیم باید از افرادی که تمام مهارت های لازم برای انجام وظایف را در تمام سطوح دارند، تشکیل شود. توانایی و مهارت اعضا باید مکمل یکدیگر باشد.

کلام آخر

در  پایان باید گفت جلسات اسکرام بخش بسیار مهمی از متد اسکرام است چرا که به تیم های چابک کمک می کند تا همکاری خود را بهبود ببخشند و کارها را به طور موثرتر انجام دهند. در این مسیر اجرای چارچوب هایی مانند OKR نیز می تواند بسیار کارآمد باشد. OKR با تمرکز بر اولویت ها، بین بخش های مختلف و اهداف سازمانی هم راستایی ایجاد می کند و با درگیر کردن تمامی تیم ها، به روشی ساده، چابکی را در سازمان پیاده سازی می نماید.

برای دریافت دوره ی رایگان نرم افزار OKR هدف سنج کلیک کنید.