چالش های مدیریت تیم و راه حل های آن

اگر مدیریت سازمان یا تیمی را برعهده دارید، باید بدانید که بدون تشکیل یک تیم حرفه‌ای نخواهید توانست به موفقیت چشمگیری دست پیدا کنید. این کار تنها با جذب افراد نابغه یا باتجربه قابل انجام نیست بلکه لازم است، بتوانید افرادی با سلیقه‌ها و رویکردهای مختلف را در کنار هم، راضی و خوشحال نگه دارید. ایجاد فضای اداری مناسب برای کارمندان می‌تواند باعث جلب اعتماد بیشتر سرمایه‌گذاران و فروش بیشتر شود. ما در این مطلب به  ۵ مورد از چالش‌های اصلی مدیریت تیم و راهکارهایی برای رفع و تقلیل آن‌ها، می‌پردازیم.

۱٫ عدم تبیین دقیق اهداف

یکی از موثرترین موارد در موفقیت تیم‌ها، همسویی اهداف اعضا و تیم است اما زمانی که افراد از اهداف حقیقی تیم به طور واضح آگاه نیستند چطور می‌توانند به اهداف کاری خود به درستی جهت دهند؟ در چنین شرایطی افراد فقط به برداشت خود از وظایف تعیین شده برایشان اکتفا می‌کنند. اشخاص حتی اگر بتوانند هم، به دلیل سردرگمی و عدم اطلاع دقیق از خواسته‌ی مدیران، تلاش بیشتری برای بهبود شرایط کسب و کار نخواهند کرد.

در راستای حل این مسئله بهتر است مدیران، اهدافی بلند‌پروازانه و کلی اما دقیق، همراه با معیارهایی برای تعیین و اندازه گیری آن‌ها را به اطلاع همه‌ی اعضای گروه برسانند. وقتی شما قله را آن طور که با دید واقع گرایانه، رسیدن به آن بسیار سخت و چالشی است، تعیین می‌کنید، افراد تمام تلاششان را برای نزدیک شدن به آن قله خواهند کرد. بنابراین حتی اگر در دامنه هم بمانند، مهم این است که در راستای هدف تیم هر کاری می‌توانستند، انجام داده‌اند. علاوه بر این مدیریت زمان دستیابی به اهداف نیز بسیار مهم است. برای هر هدف باید یک بازه‌ی زمانی کوتاه مدت مشخص شود. کوتاه مدت بودن آن از این جهت دارای اهمیت است که تیم دچار فرسایش نشود. همچنین دچار تغییرات در معیارهای اندازه گیری و یا بازار نشویم.

۲٫ بی اعتمادی و عدم شفافیت

همکاری، تعامل و اعتماد متقابل بین اعضا و مدیریت از عوامل موفقیت تیم‌ها ست. در مقابل، همان طور که پاتریک لنچیونی، نویسنده کتاب “پنج دشمن کار تیمی”، می‌گوید بی اعتمادی یکی از علل اصلی شکست تیم‌هاست. پیش از آن، عدم وجود شفافیت، می‌تواند منجر به ایجاد سو تفاهم‌هایی میان همکاران و یا مدیران شود که بسیار آسیب زاست. در چنین تیم‌هایی رفتار‌های صادقانه از بین می‌رود و افراد در حالی که به ظاهر با هم همکاری دارند، در واقع با هم مبارزه می‌کنند و مسلما این مانع دست یافتن به هدف خواهد بود.

ارتباط روشن و تعاملات صادقانه، می‌تواند به محو شدن شک و تردیدها کمک کند. برای رسیدن به اعتماد متقابل لازم است که مدیر قدم اول را بردارد. او باید زمینه‌ی مناسب را فراهم کند. وجود بستری برای نشان دادن هدف‌ها، میزان دستیابی به آن‌ها، وظایف افراد مختلف و شنیدن نظرات و ایده‌های آن‌ها می‌تواند این زمینه را فراهم کند. برای حل این مورد از چالش‌های مدیریت تیم، لازم است انتظارات سازمان از هر جایگاهی، کاملا روشن باشد تا به افراد کمک کند بیشتر بر وظایف خود تمرکز کنند و مانع از انجام کارهای موازی شود. علاوه بر آن، میزان آرامش روحی و روانی کارمندان را تا سطح زیادی بالا می‌برد و از کشمکش‌ها و ناسازگاری‌ها می‌کاهد.

۳٫ عدم امکان کنترل و سنجش دقیق عملکرد افراد

مدیریت کیفیت عملکرد کارمندان یک تیم، نیاز به دقت و معیاری برای سنجش دارد. شاید با گزارشات تیم بتوان کار گروه را بررسی کرد اما نباید فراموش کرد که ممکن است وظایف در یک گروه به طور منصفانه‌ای تقسیم نشوند و برخی عملکرد ضعیف تری نسبت به دیگران داشته باشند.

برای تقسیم منصفانه‌ی وظایف، مدیران به ابزاری جهت رصد کار افراد نیاز دارند.

مدیران به بستری برای رصد وظایف انجام شده توسط هر شخص و میزان موفقیت آن نیاز دارند. به این وسیله از عدم مسئولیت‌پذیری‌ها و سواستفاده‌ها جلوگیری کنند. ضعف عملکرد افراد می‌تواند به دو دلیل باشد: ۱- ناتوانی یا نبود علم و آگاهی کافی در رابطه با موضوع. ۲- تنبلی، بی مسئولیتی و سواستفاده از دیگران. مورد اول را می‌توان با تعامل، تغییر وظایف، تمرکز بر نقاط قوت فرد و آموزش حل کرد. اما برای ناامید نکردن اعضای مسئولیت ‌پذیر و پرتلاش، باید با مورد دوم جدی برخورد کرد.

۴٫ نبود انگیزه در اعضا

یکی دیگر از چالش‌های مدیریت تیم بی‌تفاوتی اعضا نسبت به دستاوردهای تیم است. این موضوع مساویست با درجا زدن کسب و کار و از عوامل جلوگیری از ارتقا جایگاه در بازار است. تبعیض‌ها، احساس دیده نشدن، فضای کاری کسل‌کننده و تعیین وظایف بدون توجه به توانایی‌های فرد مواردی هستند که تقلیل انگیزه‌ی اعضا را در پی دارند.

در ایجاد اعتماد بین تیم و مدیریت مهم است که مدیر بتواند عملکردها را فارغ از تیم بسنجد تا باعث سرکوب اعضای زحمتکش تر نشود. تشویق و تحسین ایده‌های خاص و خلاقیت‌ها روحیه‌ها را بالاتر می‌برد. این باعث می‌شود اعضا حس کنند، زحمات آن‌ها در راستای پیشرفت گروه دیده می‌شود و پرتلاش تر عمل خواهند کرد.

۵٫ جلسات غیرضروری در تیم

جلسات با حل چالش‌های تیم، تقسیم کارها و بیان گزارشات باید محلی برای پیشرفت کار گروه باشند؛ اما گاهی گفت و گو‌های نادرست و نامربوط در همین جلسات می‌توانند بازدهی تیم را کاهش دهند، زمان افراد را هدر دهند یا حتی تبدیل به مشکلی جدید برای تیم‌ها و هزینه ساز شوند. با دادن اطلاعات کافی، نه بیشتر، به اعضا کمک می‌کنیم تا به جای پرداختن به حاشیه‌ها بر کارشان متمرکز شوند. همچنین وجود امکان استفاده از نظرات و ایده‌های همه، به فضای کاری تیم و مدیر بسیار کمک خواهد کرد.

نتیجه‌گیری

در دنیای امروز، کسب و کارها برای موفقیت، به دنبال بسترهایی برای کنترل و رفع چالش‌های مدیریت تیم ها هستند. با به‌روز بودن و استفاده از نرم‌افزارهای جدید مدیریت پروژه مانند هدف سنج باید رشد کار خود را تضمین کرد. این پنل از روش‌های نوین برنامه ریزی و رهبری تیم مثل اوکی‌آر (OKR) استفاده می‌کند. در پنل هدف سنج با تعریف اهداف، معیارهای اندازه گیری دستیابی به آن‌ها و مدیریت وظایف اشخاص، مشکلاتی همچون عدم اطلاع از هدف، نبود شفافیت و سردرگمی افراد در انجام وظایف پیش نخواهد آمد. در این بسترها مدیر می‌تواند موقعیت اعضا و اهداف را کنترل کند و به تحسین افراد خلاق‌تر بپردازد. همچنین با اعلام نظرات و ایده ها در قسمت کامنت‌ها، می‌توان تیم را از برگزاری بسیاری از جلسات غیرضروری به دور نگه داشت و بر سرعت کارها افزود.