مدیریت زمان خوب است اما کافی نیست!


در ویتنام، بیشتر سازمانها هنوز از سبک قدیمی مدیریت زمان استفاده می کنند که نه تنها قدیمی است بلکه برای سیستم مضر است. اما چرا؟

کسب و کارها هر روز نه، بلکه هر ثانیه در حال تغییر هستند. تکامل آنها منجر به تحول در همه فعالیت ها و هر آنچه مربوط به کار است می شود. اما اگر توجه کنید، سبک مدیریت زمانی که در بسیاری از شرکت ها اعمال می شود هنوز در مرحله اول قرار دارد:

  • مرحله ۱: تمام کارهای خود را روی کاغذ بیاورید.
  • مرحله ۲: مهمترین و فوری ترین وظایف را براساس A ، B ، C رتبه بندی کنید.
  • مرحله ۳: روی آنها کار کنید.

در واقعیت، درست در لحظه ای که ما وارد دفتر کار خود می شویم، کارها با ایمیل ها، پیام ها، اطلاعیه ها و وظایف محوله بی پایانی که از طرف مدیران وگاهی اوقات از طرف همکاران به ما داده می شود پیش می روند.

مدیریت سنتی زمان به ما می گوید که در وهله اول باید اغلب کارهای مهم و ضروری انجام شود اما به نظر می رسد همه وظایف موجود در سازمان برای سیستم ضروری و اساسی است.

از یک طرف، ما توسط اطلاعات خارجی ( و حتی داخلی) و فعالیت های اینترنتی احاطه شده ایم، هرچند که بیشترآنها برای کار بی فایده و بی ربط هستند.

این موارد حواس ما را از انجام کارموثر و مفید پرت می کند، و یا باعث میشود وظیفه فعلی شما با کارهای دیگرتان همپوشانی پیدا کند.

از طرف دیگر، ما ناخودآگاه در حال حرکت به سمت انجام وظایف دیگری هستیم زیرا فکر می کنیم می توانیم بسیاری از کارها را همزمان انجام دهیم. درواقع شما به طور معمول به بیش از ۲ ساعت زمان نیاز دارید تا کاری که انجام میدادید را دوباره از سر گیرید.

این یک ایده خطرناک است زیرا به محض اینکه تمرکز خود را برای انجام یک کار از دست دهید، عملکرد و بهره وری شما به طور غیر منتظره ای سقوط خواهد کرد. طبق مطالعه ای از کتابخانه ی ملی پزشکی ایالات متحده، “به ازای هر وظیفه ادراکی اضافی که سعی در چشم پوشی آن دارید، عملکرد شما در هر کار بدتر خواهد شد”.

و با استفاده از روش کلاسیک مدیریت زمان، تنها کاری که به آن اهمیت می دهیم فعالیت است و نه نتیجه. احساسی که هنگام عبور از روی موضوع موجود در لیست کارها وجود دارد بسیار با شکوه و زیباست. این به نوعی به ما انگیزه می دهدکه دیگر کارها را از لیست خود بیرون بیاوریم، اما یک دقیقه صبر کنید، آیا به نتیجه آن اهمیت می دهید؟ آیا مانند فکر گذشتن از وظیفه رضایت بخش است؟ بدون یک فرآیند مناسب که یک نقطه عطف مشخص داشته باشد، شما ممکن است از زمان مقرر فراتر رفته و هیچ ایده ای نداشته باشید که ابتدا باید چه مرحله ای انجام شود.

بنابراین، آیا واقعاً می توانید کار با بالاترین اولویت را انتخاب کرده و با آن کنار بیایید، یا اینکه بنشینید، ۱۰دقیقه کارکنید و فقط هنگام استفاده از روش مدیریت زمان حواستان پرت می شود؟

با گذشت زمان و فرا رسیدن سر رسیدها، می فهمید چه کارهایی انجام نشده است.

بنابراین، من حدس می زنم که آن سبک مدیریتی که ما از آن در زمان گذشته استفاده کرده ایم قدیمی است.

اما این پایان ماجرا نیست، به یاد دارید که هنری فورد چگونه مفهوم ساعت کار را از نظر کاهش ۸ ساعته کار در روز به جای ۱۶ ساعت، دوباره تعریف کرد؟ نتیجه، افزایش بهره وری کارمندان وی بود. با این وجود پس از صد سال، این بازه زمانی ثابت است، ساعت کاری واقعی یک فرد خاص به ۲ ساعت و ۵۳ دقیقه کاهش می یابد حتی اگر صدها ورک شاپ برگزار شود، هزاران کتاب منتشر شده باشد یا برنامه های بی شماری برای آموزش شما در استفاده موثر از آن ساخته شده باشد.

بنابراین، چه کاری می تواند برای بهبود این روش انجام شود؟

چیزی که می توانیم مدیریت کنیم زمان نیست (انیشتین به شما می گوید!) ، در واقع چیزی که واقعاً می توانیم کنترل کنیم این است:

۱٫ توجه

اعلان را خاموش کنید، هر ۵ دقیقه ایمیل خود را چک نکنید، کارها و وظایف خود را مدام تغییر ندهید، به عبارت دیگر، سعی کنید همه حواس پرتی ها را کنار بگذارید. با انجام چندین کار با زمان رقابت نکنید، چرا که فقط عملکرد شما را بدتر می کند.

۲٫ گردش کار یا روند کار

به نظر می رسد که ما برای تهیه لیست کارهای خود به وسایلی مانند نوت های چسبنده، برنامه و نرم افزار و غیره وابسته هستیم. خودمان را برای انجام هر یک از وظایف آماده کرده و متاسفانه همه ی ما اهمیت برنامه ریزی و کارکردن بر اساس گردش کار مناسب را فراموش می کنیم. با یک فرآیند کاری شامل یک زمان مشخص برای هر مرحله، ما قادرهستیم بر آنچه که بیشترین اهمیت را در هر لحظه دارد تمرکز کنیم. علاوه بر این، یک برنامه خوب باید نتایج قابل اندازه گیری داشته باشد که به ما امکان محاسبه موفقیت کار خود را می دهد.

۳٫ اهداف برتر اصلی

این امر به شفافیت و همسویی زیادی در سازمان شما نیاز دارد. اهداف باید با اولویت از بالا به پایین به سطح واحد و فردی برسند تا همه بدانند وظایف آنها در مدت زمان قابل توجهی است. با بهره گیری از اهداف تعریف شده، شما و همسالانتان می توانید یک روند کاری کامل را ترسیم کرده و آن را با مدیریت زمان هماهنگ کنید.

بسیاری از سازمانهای پیشرو در صنعت مانند Google،Intel ، Spotify و غیره. روش مدیریت سازمانی خود را به برخی از مفهوم های کنترلی هدف دار مانند MBO ، KPI یا OKR تغییر داده اند. همه این چارچوب ها به ما نیاز دارند تا اهداف خود را مشخص کنیم. بیایید OKR (اهداف و نتایج کلیدی) را به عنوان مثال در نظر بگیریم، برخی از مزایای برجسته این روش در مقایسه با مدیریت زمان عبارتند از:

  • موفقیت یا شکست شما قابل اندازه گیری هستند.
  • فقط باید همزمان روی ۳ تا ۴ هدف تمرکز کنید.
  • همیشه گردش دقیق کار را برای نتایج آینده خود دارید.
  • شما می توانید با یک هدف / نتیجه بلند پروازانه به اهداف بیشتری دست پیدا کنید.

پس اگر فکر میکنید این نرم افزار برای شما و سیستم شما کارامد است وقت را از دست ندهید و همین حالا شروع کنید !

منبع: https://goalify.plus/blog/2017/11/02/time-management-is-great-but-its-not-enough/

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *