آیا به دنبال ابزار یا نرم افزاری برای مدیریت بهتر کارهایتان می‌گردید؟ استفاده از قلم و کاغذ یک روش مرسوم برای ایجاد فهرست کارهاست. اما مشکل وقتی پیش می‌آید که دفترچه یا نوشته تان را گم کنید. حتی اگر آن را در دست داشته باشید نمی‌توانید بسیاری از کارهایی که یک نرم افزار می تواند برای شما آسان کند را انجام دهید. با این همه انتخاب بین نرم افزارهای مختلف مدیریت وظایف نیز کار سختی است.
در این نوشته ۷ مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف را توضیح خواهیم داد. البته قبل از آن به تعریف مدیریت وظایف و مزایای مدیریت وظایف میپردازیم.
مدیریت وظایف چیست و به چه دردی می‌خورد؟
مدیریت وظایف قسمتی از انجام هر فعالیتی است؛ چه در زمینه کاری و چه در زمینه فردی. بعضی افراد فکر می‌کنند که مدیریت وظایف صرفا برای نوشتن لیستی از کارهاست، اما اینطور نیست.
ک ۷۷ ۰مدیریت وظایف قسمتی از انجام هر فعالیتی است؛ چه در زمینه کاری و چه در زمینه فردی. بعضی افراد فکر می‌کنند که مدیریت وظایف صرفا برای نوشتن لیستی از کارهاست، اما اینطور نیست.
برای انجام یک پروژه تیمی یا کار نسبتا بزرگ و یا رسیدن به نتیجه دلخواه لازم است آن را به کارهای کوچکتری تقسیم کنیم و هر وظیفه را به فردی اختصاص دهیم. حداکثر زمانی که آن وظیفه باید به سرانجام برسد را مشخص کنیم و دائما آن را مورد بررسی قرار دهیم که آیا انجام شده یا خیر. پس ابزار مدیریت وظایف باید شامل چند قسمت باشد: یک؛ ردیابی وظیفه، دو؛ حداکثر زمان انجام و سه؛ تفویض اختیارات برای زمانی که کار تیمی انجام می‌شود. این موارد باعث شده تا استفاده از قلم و کاغذ برای مدیریت وظایف پیچیده و گاها ناممکن شود. در نتیجه نرم افزار مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری، ساماندهی حجم زیاد کارها، تسهیل کار تیمی و پیگیری میزان پیشرفت کارها بسیار ضروری خواهد بود.
بهترین ابزارهای مدیریت وظایف:
در اینجا به معرفی ۷ تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف میپردازیم و توضیح مختصری در رابطه با نحوه کارکرد آن‌ها می‌دهیم. شما میتوانید با مقایسه آن‌ها به بهترین انتخاب برسید.
نرم افزارهایی که در اینجا معرفی می‌کنیم:
۱٫ بهتایم
بهتایم یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب است که میتوان در آن وظایف را هم مدیریت کرد. سامانه بهتایم شامل ابزار ارتباط تیمی، تقویم روزانه و تسک بورد است. در قسمت مدیریت وظایف بهتایم امکان زمان بندی با گانت چارت، پیوست فایل و گزارش گیری نموداری فراهم آورده شده اند. همچنین میتوانید وضعیت تمام فعالیت‌ها را در صفحه تسک بورد بهتایم که به روش کانبان طراحی شده مشاهده نمایید. روش کانبان روشی است که کارهای انجام نشده، در حال انجام و انجام شده در سه ستون مجزا به ترتیب قابل تنظیم و مشاهده‌اند.
۲٫ نرم افزار مدیریت وظایف سپهر
نرم افزار مدیریت وظایف سپهر به شما امکان مدیریت و طبقه‌بندی وظایف سازمان را می‌دهد. سپهر برای سازمان‌های نسبتا بزرگ کارایی بهتری دارد. همچنین مدیر هر بخش میتواند وظایف مختلفی را به کارمندان ارجاع و با استفاده از گزاشات ارائه شده در نرم افزار در جریان نحوه فعالیت و روند پیشرفت وظایف محول شده قرار گیرد. از جمله ویژگی‌های این نرم افزار نمودارهای تحلیلی، درصد پیشرفت کارکنان و امکان گزارش‌گیری است.
۳٫ Trello
ترلو یکی از نرم افزارهای شناخته شده در حوزه مدیریت وظایف است. این نرم افزار شامل قالب‌های آماده ای برای کسب و کارهای مختلف می‌باشد. برای مدیریت وظایف از روش کانبان استفاده می‌کند و ظاهر گرافیکی زیبایی و ساده ای دارد.
۴٫ Wrike
این یک سیستم مدیریت وظایف حرفه‌ای برای اهداف مختلف مثل بازاریابی و توسعه محصول است. با انعطاف پذیری بالایی که دارد، میتواند به هر گروه بیشتر از پنج نفره ای برای مدیریت وظایفشان کمک کند. با این ابزار میتوانید همه چیز را سفارشی کنید اعم از فرایندهای کاری، کدهای رنگی و ایجاد فضاهایی برای گزارش‌گیری.
۵٫ Dragapp
این نرم افزار مدیریت وظایف در لیست gmail کار می‌کند. این نرم افزار با اتصال به حساب gmail و ایجاد دو فضای کار لیست و کانبان به شما برای مدیریت بهتر کارهایتان برای خود و تیمتان کمک می‌کند. همه چیز در Dragapp قابل شخصی سازی است و میتواند در سازماندهی ایمیل‌ها نیز به کارتان بیاید.
۶٫ Todolist
این برنامه امکان به وجود آوردن لیستی از کارها و وظایف را با رابط کاربری ساده به شما می‌دهد. میتوانید برای کارهای مهم‌تر اولویت تعیین کنید، زیر فعالیت تعریف و در کار تیمی در مورد وظایف جدید اعلان دریافت کنید.
۷٫ هدف سنج
هدف سنج بهترین ابزار برخط برای برنامه ریزی استراتژیک و هدف گذاری در سازمان‌های کوچک یا بزرگ است. قسمت مدیریت وظایف هدف سنج به پنل OKR و KPI متصل می‌شود. در نتیجه هیچ یک از وظایفی که برای رسیدن به اهداف و نتایج کلیدی تعیین کرده‌اید از قلم نمی‌افتد. همچنین امکان تعریف کردن وظایف روتین را هم فراهم می‌آورد و همه آنچه را که از یک نرم افزار مدیریت وظایف انتظار دارید را برآورده می‌کند. درباره OKR بیشتر بدانید.
در نرم افزار مدیریت وظایف هدف سنج میتوانید زمان سر رسید وظایف را تعیین، میزان پیشرفت و وضعیت کلی وظیفه را تنظیم کنید و هر فردی را برای انجام آن وظیفه به همراه همکارانش تخصیص دهید. در قسمت تعیین وضعیت چهار وضعیت شروع نشده، در حال انجام، انجام شده و متوقف شده با چهار رنگ مختلف قابل تعیین هستند. در ضمن وظایفی را هم که در قسمت اهداف و نتایج کلیدی و یا KPI مشخص می‌کنید را به تفکیک برای هر فرد مشاهده نمایید.
در این مقاله با بهترین ابزارهای مدیریت وظایف آشنا شدیم. ابزارهای دیگری هم برای مدیریت وظایف وجود دارد اما سعی کردیم لیستی از بهترین ابزارهای مدیریت وظایف را در این نوشته بیاوریم. باید توجه داشته باشید که پارامتر مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت وظایف جامع بودن و کاربردی بودن آن است. در ضمن اگر تجربه استفاده از نرم افزار دیگری را دارید یا در مورد این مقاله نظری دارید، در قسمت دیدگاه با ما در میان بگذارید.
منابع:
بدون دیدگاه