بهترین سبک برنامه ریزی در عصر کنونی چیست؟

چرا انتخاب بهترین سبک برنامه ریزی اهمیت دارد؟

هر کسب و کاری تنها  زمانی میتواند با استفاده موثر و کارا از تمام منابع خود به اهداف مدنظر دست یابد که از پیش راجع به اهداف سازمان، روش ها و زمان دستیابی به آنها تصمیم بگیرد. متاسفانه بدون بکارگیری هر جزء از اجزای بالا در قالب یک سبک برنامه ریزی، نتیجه ای جز سردرگمی، بی نظمی و از دست دادن منابع چیزی عایدمان نمی شود.

پس می توان برنامه ریزی را جرو با الویت ترین ارکان هر کسب و کار به شمار آورد .چرا که برنامه ریزی وضع کنونی سازمان را همچون پلی استوار به آینده آن کسب و کار، پیوند می دهد.در این مقاله قصد داریم بهترین و اثربخش ترین سبک برنامه ریزی را با توجه به شرایط کنونی و پیش رو دریابیم.

پیش از اینکه بخواهیم بهترین سبک برنامه ریزی را دریابیم، به این سوال پاسخ می دهیم که برنامه ریزی چیست؟تعاریف متعددی توسط پژوهشگران برای برنامه ریزی ارائه شده که در همه آنها سه ویژگی عمده به چشم میخورد:

الف)همراه بودن ماهیت برنامه ریزی با پیش بینی

ب)تاکید بر نتایج حاصل از برنامه ریزی در آینده

ج)چرخش برنامه ریزی حول یک نظام تصمیم گیری

در کامل ترین این تعاریف میتوان به تعریف سیریل هودسن اشاره کرد:«برنامه ریزی عبارتست از ارائه طریقی برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین و با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم است.»

حال که با تعریف برنامه ریزی آشنا شدیم در قدم بعدی به سراغ آشنایی با سبک ها و انواع برنامه ریزی ها در سازمان ها و مقایسه آنها با یکدیگر می رویم.

چه سبک هایی برای برنامه ریزی در وجود دارند؟

برنامه های سازمانی از جنبه های گوناگون نظیر بعد سطح، بعد زمان، بعد قلمرو و بعد استمرار مورد تفکیک قرار می گیرند. در اینجا قصد داریم دو سبک مهم از بهترین سبک های برنامه ریزی از منظر سطوح سازمانی را معرفی کتیم. اولی برنامه ریزی استراتژیک و دومی برنامه ریزی عملیاتی. در قدم اول این دو سبک را تعریف کرده و سپس به مقایسه آنها بپردازیم.

برنامه استراتژیک:

نام دیگر این نوع برنامه ریزی، برنامه ریزی جامع یا راهبردی است. در این نوع برنامه ریزی،که از بهترین سبک های برنامه ریزی  به شمار می آید،  اهداف بلند مدت و مسیر دستیابی به آنها، با توجه به عوامل محیطی و در نظر گرفتن آینده سازمان  تدوین می شود.سیاست های کلی سازمان و خط و مشی ها نیز در قدم های بعدی تنظیم می شوند.

نکته مهم اینجاست که اگر چه برنامه ریزی راهبردی و استراتژیک آینده را پیش گویی نمی کند، اما می تواند همچون چتری بر سازمان و عملیات آن سایه بیافکند و مدیران و مسئولان رده پایین سازمان را در انجام فعالیت هایشان هدایت کند.

برنامه ریزی استراتژیک معطوف به سوالات و آرمان های اساسی سازمان است. سوالاتی از قبیل «امروز کجا هستیم و جهت گیری های آینده کدامند؟»و یا «برنامه های امروز سازمان چیست و برنامه های آتی چه باید باشند؟» و… در برنامه ریزی استراتژیک مطرح می شوند.

۶عنصر برنامه ریزی استراتژیک موثر را به طور مفصل می توانید در مقاله مورد نظر  بدانید۶عنصر برنامه ریزی استراتژیک

برنامه عملیاتی:

در برنامه عملیاتی، عملیات ها و فعالیت های لازم جهت دستیابی به اهداف استراتژیک و از طریق تاکتیک های تعیین شده، مشخص و تبیین می شود.اصولا برنامه ریزی عملیاتی در سطوح میانی و پایه سازمان شکل می گیرد. تاکید برنامه ریزی عملیاتی برکارایی و بازدهی است و بیشتر برمنافع فعلی سازمان تاکید می شود.

اگر علاقه مند به مطالعه بیشتر در رابطه با انواع برنامه ریزی های سازمانی و گام های اجرای آن هستید پیشنهاد میکنم مقاله مربوطه را مطاله فرماییدانواع برنامه های سازمانی و گام های اجرای آن

برنامه استراتژیک و عملیاتی چه تفاوتی با هم دارند؟

۱-اولین تفاوت، تفاوت در سطح دید دو برنامه ریزی است. برنامه استراتژیک دارای دید بلند مدت است و افق های دورتری از سازمان را در نظر میگیرد در صورتی که برنامه عملیاتی تنها دیدی کوتاه مدت بر عملیات ها و فعالیت های سازمان دارد.

۲-تفاوت بعدی انگیزه از برنامه ریزی است. برنامه ریزی استراتژیک به اثر بخشی نظر دارد. یعنی هدف های اصلی و اساسی تعیین می شوند تا به آنها دست یابیم در حالی که در برنامه عملیاتی، هدف کارایی تلاش است که کارها به درستی انجام بپذیرند و به حداکثر بازدهی برسیم.

۳-سومین تفاوت میزان بهره پذیری در استفاده از منابع است.در برنامه ریزی عملیاتی منابع و امکانات موجود سازمان در نظر گرفته می شود در حالی که در برنامه ریزی استراتژیک به منابع و امکانات آینده سازمان چشم می دوزیم.

۴-تفاوت دیگر در روش های اجرای برنامه ریزی است. در برنامه عملیاتی روش های کار معمولا مبتنی و متکی بر دستاوردهای گذشته است، در حالی که در برنامه استراتژیک روش های نو و تجربه نشده نیز پا به عرصه می گذارند.

و بی نهایت تفاوت دیگر که این دو سبک برنامه ریزی را از هم متمایز می سازد.

آیا دیدگاه ها در انتخاب بهترین سبک برنامه ریزی نقشی دارند؟

پس از تعیین و مشخص کردن سبک برنامه ریزی باید دیدگاه های متفاوت نسبت به برنامه ریزی را مورد بحث قرار دهیم.دیدگاه ها بسته به شرایط در سازمان ها متفاوت اند و عبارتند از:

۱)برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل

دربرنامه ریزی از داخل به خارج بر کارهایی تمرکز می شود که سازمان در حال حاضر مشغول به انجام آنهاست و سعی می شود همه آنها به بهترین وجه ممکن عملی شوند. برنامه ریزی به این شیوه تغییرات عمده ای را در سازمان ایجاد نمی کند، ولی می تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد. معمولا این نوع برنامه ریزی برای بهترانجام شدن کارهای جاری صورت می پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجام کار است.

اما در برنامه ریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و سپس برای استفاده حداکثر از فرصت ها و به حداقل رساندن موارد منفی برنامه ریزی اجرا می شود. در حقیقت هدف این برنامه ریزی، یافتن فرصت های محیطی و استفاده بهینه از آنها برای بهبود و پیشروی در سازمان خواهد بود.

۲) برنامه ریزی بر مبنای هدف

در این نوع از برنامه ریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف می شود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد هدف گذاری منظمی انجام می گیرد. برنامه ریزی بر مبنای هدف معمولا برای ادغام اهداف فردی و سازمانی و همسو کردن آن دو با هم بکار می رود .نکته متفاوت در این نوع برنامه ریزی این است که تدوین اهداف دو سویه انجام می پذیرد، یعنی اهداف با مشورت و مشارکت مدیر و کارکنان شکل میگیرد و به تبع این نوع هدف گذاری، تعهد قویتری نیز در کارکنان ایجاد می شود نسبت به اینکه سرپرست یک جانبه هدف گذاری کرده و آنها را به زیر دستان تحمیل کند.

۳)برنامه ریزی از بالا به پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا

در برنامه ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیرکل و سرپرست کل هدف های کلان را تعیین میکنند و در قدم بعدی این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می آورند تا در چارچوب اهداف کلان برنامه های خود را تدوین کنند.اما برنامه ریزی از پایین به بالا، با تدوین برنامه هایی در سطوح عملیاتی شروع می شود و در گام های بعدی و از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه میگردد.

۴-برنامه ریزی بر مبنای استثناء

در این دیدگاه پس از هدف گذاری، تخصیص منابع و تعیین شاخص های عملیاتی امور به واحد های گوناگون واگذار می شود. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز کند درامور آن واحد دخالت خواهد کرد و این دیدگاه را به کار می گیرد.

چگونه بهترین سبک برنامه ریزی مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنیم؟

پیشنهاد می شود پیش از آنکه بخواهیم یک ساختار مشخص را به عنوان بهترین سبک برنامه ریزی، انتخاب انتخاب و پیاده سازی کنیم، سازمان و کسب و کار خود را از جنبه های گوناگون مورد ارزیابی قرار دهیم. هدف خود ازبرنامه ریزی را مشخص کنیم، این سوال را از خود و از کسب و کارمان بپرسیم چه سطحی از برنامه ریزی ما را در پیشبرد اهدافمان یاری می کند؟ چه سبکی از برنامه ریزی بیشترین کارایی و همزمان بیشترین اثر بخشی را برای کسب و کار ما به ارمغان می آورد و….

مقاله «کدام استراتژی مدیریت پروژه برای سازمان ما مناسب است؟»به منظور آشنایی دقیق تر شما با این امر گردآوری شده است.کدام استراتژی مدیریت پروژه برای سازمان ما مناسب است

میزان کارایی سبک برنامه ریزی اجرایی مان را چطور بسنجیم؟

پس از مشخص شدن سبک و دیدگاه برنامه ریزی، ویژگی هایی برای موثر و پیشرو بودن برنامه ریزی در نظر میگیریم و پیشنهاد میکنیم اثر بخشی و کارایی  سبک های انتخابی خود را نیز با این معیار ها و ویژگی ها نیز بسنجید.

اول اینکه همه عناوین برنامه ریزی یعنی اهداف، راهبردها، خط مشی ها، روش ها و رویه ها، مقررات و آئیین نامه ها، طرح ها و بودجه های مربوطه در برنامه ریزی، صریح و واضح مشخص و تدویین شده باشند.

دوم اینکه برنامه ریزی منطقی باید دارای محدودیت زمانی باشد تا تکاپوی انجام تعهدات ناشی از تصمیم های امروزی را در ما ایجاد کند.

سوم اینکه برنامه ما ترجیحا باید همه افراد، در سطوح مختلف سازمان را برای پایبندی به آن و نیل به هدف بسیج کند

چهارم اینکه مفهوم پویایی و زنده بودن را در خود جای دهد ودر برابر تغییرات اصلاحی و ابتکاری انعطاف پذیری قابل توجهی را دارا باشد.

پنجم اینکه مانع از نوآوری و شکوفایی سازمان و افراد نشود

ششم اینکه با همکاری دوسویه در سازمان تدوین شود تا روحیه پایبندی و ارزش گذاری  به آن در همه سطوح با حداکثر پتانسیل، انجام شود

و ده ها ویژگی دیگر که ممکن است در هر نوع کسب و کار و باتوجه به ماهیت اصلی سازمان شخصی سازی شود

کلام پایانی

در این مقاله دیدیم کارایی سبک های برنامه ریزی به چه عواملی بستگی دارد و کدام سبک ها در کدام کسب و کارها منجر به اثر بخشی و کارایی بیشتر میشود. یکی از سبک های برنامه ریزی که در اغلب سازمان ها منجر به بهبود کارایی کسب وکار می شود و  بسیاری از مولفه های برنامه ریزی کارا  را  ههمچون مفهوم پویایی، انعطاف در برابر تغییرات،پرورش نوآوری و ایده های خلاقانه و مهم تر از همه همسو کردن  افراد در مسیر دستیابی به اهداف سازمان را در خود جای دهد، برنامه ریزی OKR است که مبتنی بر سبک برنامه ریزی چابک طراحی و اجرا شده. همه آنچه درباره OKR و مدیریت عملکرد باید بدانید هم اکنون این سبک برنامه ریزی در بسیاری از سازمان های بزرگ نظیر گوگل در حال استفاده است.

بنا بر ارزشمندی و کارا بودن برنامه OKR،هدف سنج  نرم افزار و پلتفرمی به زبان فارسی مبتنی بر این سبک برنامه ریزی برای شما عزیزان طراحی نموده و این امکان را برای شما و کسب و کارتان فراهم می آورد که به صورت کاملا حرفه ای برنامه ریزی سازمانتان را در این قالب پیاده سازی و اجرا کنید. پس اگر شما هم در کسب و کارتان نیازمند  نرم افزار هدف سنج هستید هم اکنون برای دریافت نرم افزار هدف سنج  اقدام کنید و به مدت ۱۵ روز به صورت رایگان از امکانات بسیار مفید این نرم افزار، برای پیشرفت کسب و کار و سازمانتان بهره ببرید.نرم افزار هدف سنج

#برنامه_ریزی_سازمانی

#برنامه_ریزی_استراتژیک