اگر قصد دارید برای تیم اسکرام‌تان اسپرینت خوبی برنامه‌ریزی کنید؛ صد در صد به بک لاگ اسپرینت نیاز دارید. بک لاگ اسپرینت اسکرام با بک لاگ محصول فرق دارد. تأثیر آن از این جهت است که وقت تلف شده را به حداقل می‌رساند و به کارایی تیم کمک می‌کند. برنامه‌ریزی اسپرینت و در ادامۀ آن، بک لاگ اسپرینت شاید نیاز به هماهنگی و جلسات داشته باشد ولی مطمئناً کاملاً می‌ارزد. در این مقاله نحوۀ ایجاد یک بک لاگ اسپرینت و چند نکته عملی درمورد اجرایی کردن آن را برایتان آورده‌ایم.
بک لاگ اسپرینت اسکرام: چیست و چه‌چیزهایی دارد؟
بک لاگِ اسپرینت اسکرام لیستی از کارهای ضروری و اقداماتی است که برای رسیدن به هدفِ اسپرینت باید انجام شوند؛ بنابراین بک لاگ در جلسۀ برنامه‌ریزی اسپرینتِ اسکرام خلق می‌شود. اطلاعات موجود در بک لاگ احتمالاً شامل موارد زیر است:
- هدف و تاریخ‌های مهم در اسپرینت
- لیست اولویت‌بندی شده از کارهای ضروری (مثلاً نوشتن داستان کاربر یا User story) که باید در اسپرینت انجام دهید
- برآورد تلاش‌هایی که برای انجام هر کار ضروری نیاز است (به این بخش story point می‌گویند که در این مطلب آن را «برهه داستانی» خطاب می‌کنیم)
- اقداماتی که برای تکمیل هر کار ضروری باید انجام شود
- تعداد ساعت‌هایی که برای تکمیل هر اقدام نیاز است
- یک چارت burndown که وضعیت کارهایی درحال انجام در اسپرینت را نشان دهد
چارت burndown اسپرینت
چارت برن داون براساس بک لاگِ اسپرینت اسکرام تهیه می‌شود. بک لاگ اسپرینت باید روزانه و البته فقط توسط تیم توسعه به‌روز شود. آخرِ هر روز، هر کدام از توسعه‌دهنده‌ها وظایفشان را براساس ساعات باقی مانده از کار (و نه ساعات انجام شده) تکمیل می‌کنند؛ حالا چه در نرم‌افزار مخصوص وظایف، چه در کاربرگ یا حتی در کارت‌های کوچک سه در پنج. همین. وارد کردن همین یک عدد فقط چند ثانیه وقت می‌گیرد ولی نتایج ارزشمندی دارد.
چارتِ برن داون اسپرینت مثلِ رادیاتور اطلاعات است که وضعیت اسپرینت را نشان می‌دهد. وقتی که تیم توسعه زمان باقی مانده از وظایفشان را وارد می‌کنند، این چارت هم همزمان شکل می‌گیرد.
چارت burndown زمان باقی مانده از مجموعِ تمام کارهای ضروریِ بک لاگ اسپرینت را نشان‌مان می‌دهد. این چارت درمقایسه با نمودارهای صعودی و نزولی، جزئیات وضعیت روزانۀ تیم اسکرام را بیان می‌کند که درکل با ابزارهای مدیریت وظایف قدیمی بدست نمی‌آمد.
ظرفیت بک لاگ: چقدر ظرفیت دارید؟
در هر روز چقدر ظرفیت داریم؟ اگر قرار است زمانی که هر شخص در روز به شغل اصلی‌اش می‌پردازد را ظرفیت بشمارید، کمتر از هشت ساعت را درنظر بگیرید. هر سازمانی به‌میزانی وقت تلف‌شده و از دست‌رفته دارد. من متوجه شده‌ام که اغلب سازمان‌ها در روز عادی کاری که بهینه استفاده شود، بین پنج تا هفت ساعت زمان مفید دارند.
به‌طور میانگین ۱۶ ساعت در هفته بخاطر هدف‌های مبهم، ارتباط ضعیف تیم و جلسه‌های کم‌بازده تلف می‌شود.
در هر اسپرینت واقعاً چقدر وقت داریم؟ در یک اسپرینتِ یک هفته‌ای، تیم اسکرام تقریباً دو ساعت برای برنامه‌ریزی اسپرینت، حدود یک ساعت برای جلسۀ بازبینی اسپرینت
(sprint review) و حدود ۴۵ دقیقه برای بازنگری تیم اسپرینت (retrospective) صرف می‌کند. یعنی تقریباً چهار ساعت در جلسات اسپرینت. (آیا باید حتما هر چهار ساعت را استفاده کنید؟ نه. آیا می‌توانید برای هرکدام از جلسات بیشتر از حد وقت صرف کنید؟ نه.) این ساعات شامل چهارتا از پنج رویدادهای اسکرام می‌شود (یک جلسه اسکرام که نهایتاً یک ربع باشد هم به‌جایی برنمی‌خورد) ولی جلسۀ بهینه‌سازی بک لاگ محصول (product backlog refinement) یادتان نرود! تیم‌های توسعه به‌طور میانگین ده درصد از وقتشان را در فعالیت‌های مرتبط با بهینه‌سازی بک لاگ محصول می‌گذرانند. این یعنی تقریباً سه تا چهار ساعت در اسپرینتِ یک‌هفته‌ای.
بنابراین در هر اسپرینت یک‌هفته‌ای، هر توسعه‌دهنده حدوداً هفت تا هشت ساعت را در رویدادهای اسپرینت صرف می‌کند که در یک سازمان کارآمد، زمانِ یک روز کامل کاری را پُر می‌کند. در سازمان‌های کم‌بازده، نزدیک به یک روزونیم صرف این رویدادها می‌شود.
نکتۀ مهم!
آیا در اسکرام زمان اضافی هم داریم؟ بله که داریم. فرض کنید یک تیم توسعه حدود ۱۶۵ ساعت برای اسپرینتشان داشته باشند. نباید به اشتباه فکر کنند قرار است ۱۶۴ ساعت را دقیقاً طبق برنامه پیش بروند. میزان وقت اضافه‌ای که کنار می‌گذارید، تیم به تیم فرق می‌کند؛ بااین‌حال حتماً درموردش شفاف باشید.
پس ظرفیت یک توسعه‌دهنده برای اسپرینت هفته‌ای بین ۱۸ تا ۲۷ ساعت است که عدد دقیقش به ساعات مفید کاری در هر سازمان بستگی دارد. این نکته را موقعِ تعیین ظرفیت تیم در برنامه‌ریزی اسپرینت درنظر بگیرید. درضمن، فرض بر این بود که هیچ تعطیلات، مرخصی یا زمان آف خارج از برنامه‌ای هم نیست که جلوی کار توسعه‌دهنده‌ها را بگیرد.
ارزش فرآیند برنامه‌ریزی دوره‌ای درطول برنامه‌ریزی اسپرینت کاملاً مشخص است. وقتی به نقطه‌ای برسید که حیطه کاری مشخص شود و کارها به حد وظیفه یا تسک تجزیه شوند، تاحد بسیار زیادی باعث کاهش اتلاف وقت و افزایش ارزش مالی کسب‌وکار و شاخص ROI می‌شوید. دلیلش این است که نقشۀ راهِ رسیدن به ارزش مالی، از چشم‌انداز اولیه تا سطح اسپرینت، باعثِ شفافیتِ اولویت‌بندی و پیشرفت مداوم در مهمترین آیتم‌های بک لاگِ محصول می‌شود.
نکات کلیدی کار کردن با بک لاگ اسپرینت
تیم‌های توسعه بخاطر برخی اشتباهات رایج از هدف دور می‌شوند یا حواسشان از آن پرت می‌شود. برای رفع این اشتباهات، کارهای زیر را حین کار با بک لاگ زیر اجرا کنید:
- مطمئن شوید که کارهای ضروری را آنچنان به تسک‌ها و وظایف، دقیق تجزیه کنید که بعد از انجام شدن، کاملاً بازتابِ همان انجام‌شدنی باشند که خودتان می‌خواستید
صاحب محصول باید به شرطی یک کار ضروری را قبول کند که آن کار کاملاً به معنای «انجام شدن» در اسپرینت برسد
- هر کار ضروری را باید با کامل توسعه یافتن، آزمایش شدن و قبول شدن توسط صاحب محصول کنار گذاشت و بعد سراغ بعدی رفت
- به یک عضو تیم چند وظیفه را همزمان نسپارید
- هر روز، تیم توسعه اولویت‌بندی‌ها را تعیین می‌کند و می‌گوید هرکس باید چه کار کند. هر توسعه‌دهنده باید فقط روی یک وظیفه کار کند و بعد برود سراغ بعدی. به این کار Pull mechanism می‌گویند. درگیرِ روش سنتی مدیریت نشوید که در آن مدیر وظایف را به اعضای تیم می‌سپرد.
- در حالت ایده‌آل، کل تیم توسعه فقط روی یک کار ضروری یا requirement کار می‌کنند و قبل از شروع بعدی، آن را به سرانجام می‌رسانند. به این کار swarming می‌گویند (در این مطلب به آن روش «جمعی» می‌گوییم)
روش جمعی با فعالیت‌هایی مشابه فعالیت‌های زیر انجام می‌شود:
- همه اعضای تیم روی وظایفی که مرتبط با یک کار ضروری واحد است کار می‌کنند.
- دو عضو برای اطمینان از کیفیت روی یک وظیفه کار می‌کند
- اعضای تیم همپوشانی دارند تا بازدهی چندجانبه‌ای بیشتر شود
- با جمعی کار کردنِ تیم توسعه روی یک کار ضروری، بازده‌کاری به صورت چندجانبه‌ای زیاد می‌شود و اینگونه در پایان هر اسپرینت میزان کار قابل‌ملاحظه‌ای به اتمام می‌رسد.
جمع‌بندی
در این مقاله سعی کردیم با استفاده از مطلبِ ارزندۀ مارک لیتون، نویسندۀ کتاب scrum for dummies نکات برجسته در تهیۀ بک لاگ اسپرینت اسکرام را توضیح دهیم. هر اسپرینتی چرخه زمانی خودش را دارد. در دل هر اسپرینت هم، کارهای ضروری هستند که هر کدامشان چرخه زمانی خود را دارند. تمام کارهای ضروری و وظایف باید توسعه بیابند، آزمایش شوند و بعد از یکپارچه‌سازی و تأیید شدن، تیم سراغ اولویت مهم بعدی می‌روند.
هر تیمی برای وارد کردن مرتب داده‌ها و وظایف و اهدافی که در هر اسپرینت دارد، باید فکری بکند. شاید بخواهید با کاربرگ‌های گوگل کارتان را راه بیندازید. این هم خوب است، حتما. اما ما در هدف سنج پیشنهاد بهتری برایتان داریم. با استفاده از ویژگیِ مدیریت وظایف هدف سنج، تمام اعضای تیم می‌توانند روزانه تسک‌هایشان را وارد کنند. شما به عنوان سرتیم یا مدیر هم بر میزان وظایف تکمیل شده و درصد پیشرفت هر تیم، نظارت کامل خواهید داشت.
دورۀ ۱۴ روزۀ رایگان نرم افزار ما را از دست ندهید!
بدون دیدگاه