مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد، به طور سنتی، یک راه حل آینده نگر بوده است که کاملاً بر اساس گذشته است. اما فرهنگ سازمانی در حال تبدیل شدن به بازخورد مستمر با فناوری است. جایی که مدیران میتوانند مشکلات را بر اساس عملکرد فعلی کارکنان پیشبینی کنند. هر نوع اصلاحی را برای بازگرداندن کارمند به مسیر اصلی خود آغاز کنند.
در این مقاله، بینشهای روشنی در مورد مدیریت عملکرد، چرخه آن و بهترین شیوهها، را ارائه میکنیم. همچنین ویژگیهای یک نرمافزار مدیریت عملکرد مؤثر و آینده نیز گفته میشود.
مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر بین مدیران و کارکنان آنها میباشد. برای اطمینان از دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، تنها انتخاب است. تعریف مدیریت عملکرد از زمانی که برای اولین بار به عنوان یک مفهوم، ظاهر شد، تکامل یافته است. آنچه زمانی یک فرآیند سالانه بود، اکنون در حال انتقال به مدیریت عملکرد مستمر است. هدف این است که اطمینان حاصل شود که کارمندان در طول سال، عملکرد موثری دارند. در این فرآیند، به مسائلی که ممکن است در طول مسیر، بر عملکرد کارکنان تأثیر میگذارد، توجه شود. کتی اندرس ( معاون رئیس، رهبر تحقیقات استعدادها و نیروی کار ) و متیو شانون ( تحلیلگر ارشد تحقیقاتی ) عنوان میکنند: “بیشتر کارگران رویکرد مدیریت عملکرد سازمان خود را گیج کننده، ذهنی و غیر معمول میدانند.”
اتوماسیون، در حال حاضر نقش مهمی در این باره، ایفا می کند. بسیاری از فرآیندهای درگیر را می توان ساده کرد تا عملکرد کارکنان به صورت استراتژیک، مدیریت شود. بین مدیریت عملکرد با مدیریت استعداد تفاوت وجود دارد. دومی مجموعه ای از ابتکارات است و برای جلب مشارکت کارکنان و برای حفظ آنها انجام می شود. از سوی دیگر، مدیریت عملکرد، ابتکاری است که کارکنان را به سمت ایجاد و دستیابی به اهداف خود در راستای اهداف فوری و فراگیر سازمان هدایت میکند.
چرا مدیریت عملکرد مهم است؟
- مدیریت عملکرد تکمیل کننده بررسی عملکرد سالانه است. این کار هم کارکنان و هم مدیران را در مورد انتظارات لازم در ارزیابی سالانه آماده میکند. هم مدیر و هم کارمند را در جریان تغییرات مداوم در این فرآیند، کارهایی که هر دو میتوانند برای سادهسازی آن انجام دهند. اینکه چگونه عملکرد کلی را میتوان بهبود بخشید، در جریان نگه میدارد.
- برای کارکنان، مدیریت عملکرد مستمر نشان می دهد که مدیران برای آنها ارزش قائل هستند. کارکنان معتقدند که مدیرانشان به کارشان علاقه مند هستند. همچنین به اهدافشان و هر مشکلی که در جریان کارشان با آن مواجه میشوند، اهمیت میدهند. آنها همچنین برای دریافت بازخورد سازنده، آمادگی بیشتری خواهند داشت.
چرخه مدیریت عملکرد
چرخه مدیریت عملکرد یا فرآیند آن، مجموعه ای از پنج مرحله کلیدی است. این مراحل، صرف نظر از اینکه چقدر عملکرد کارکنان را بررسی میشود، ضروری هستند.
برنامه ریزی
این مرحله مستلزم تعیین اهداف کارکنان و برقراری ارتباط با آنها است. در حالی که این اهداف باید در شرح شغل برای جذب متقاضیان ماهر آشکار شوند. زمانی که فرد، متقاضی استخدام شد، باید به آنها اطلاع رسانی شود. بسته به فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان خود، ممکن است بخواهید درصدی را به هر یک از این اهداف اختصاص دهید تا بتوانید میزان موفقیت آنها را ارزیابی کنید.
نظارت
در این مرحله مدیران ملزم به نظارت بر عملکرد کارکنان در مورد هدف هستند. اینجاست که مدیریت عملکرد مستمر به چشم می خورد. با نرم افزار مدیریت عملکرد مناسب، می توانید عملکرد تیم خود را در زمان واقعی ردیابی کنید. هر زمان که لازم بود، دوره را اصلاح و اصلاح کنید.
توسعه
این مرحله شامل استفاده از داده های به دست آمده در مرحله نظارت برای بهبود عملکرد کارکنان است. پیشنهاد دوره های تکمیلی، به آنها کمک کند، دانش و عملکرد خود را در کار بهبود بخشند. مسیر توسعه کارکنان را برای افزایش عملکرد یا حفظ برتری تغییر دهند.
رتبه بندی
عملکرد هر یک از کارکنان باید به صورت دوره ای و سپس در زمان ارزیابی عملکرد رتبه بندی شود. رتبه بندی برای شناسایی وضعیت عملکرد کارکنان و اعمال تغییرات بر این اساس ضروری است. هم همکاران و هم مدیران میتوانند این رتبه بندی ها را برای بازخورد ۳۶۰ درجه ارائه کنند.
پاداش دادن
شناسایی و پاداش دادن به عملکرد خوب برای فرآیند مذکور لازم و همچنین بخش مهمی از مشارکت کارکنان ضروری است. شما میتوانید این کار را با یک تشکر ساده، به رسمیت شناختن اجتماعی یا یک برنامه پاداش کارکنان در مقیاس کامل انجام دهید. به طور منظم عملکرد عالی در سازمان را تشخیص داده و به آنها پاداش میدهد.
نحوه بهبود فرآیند مدیریت عملکرد
نحوه بهبود فرآیند مدیریت عملکرد، بدین صورت است که باید سوالات زیر پرسیده شود:
نیروی کار شما از مدیریت عملکرد چه میخواهد؟
یک برنامه مدیریت عملکرد میتواند به نیروی کار شما کمک کند یا مانع آن شود. با این حال، قبل از اینکه بتوانید تغییرات عملی در فرآیندها و ابزارهای فعلی خود ایجاد کنید، باید بدانید چه چیزی و چرا کار نمیکند. شما همچنین باید برای ارزیابی آنچه که کارکنانتان از برنامه مدیریت عملکرد میخواهند، وقت بگذارید.
در طول این ارزیابی، هیچ چیز مهمتر از صحبت کردن با افرادتان نیست. کارمندان و مدیران شما احتمالاً نظرات قوی دارند که از به اشتراک گذاشتن آنها با شما خوشحال خواهند شد. ممکن است تعجب کنید که چگونه بسیاری از آنها آرزوی یک روند بهبود یافته را دارند.
گام بعدی این است که یافته های خود را به تصمیم گیرندگانی که میتوانند حمایت مالی کنند و تغییرات را در سازمان شما ایجاد کنند، منتقل کنید. یافتههای داخلی خود و همچنین تحقیقات مبتنی بر شواهد را از کارشناسان به اشتراک بگذارید که تأثیری را که فرآیند بهبود عملکرد میتواند بر نتایج کسبوکار داشته باشد، نشان میدهد.
آیا مدیریت عملکرد مستمر را ارائه می دهید؟
کارفرمایان میخواهند که کارمندانشان خوشحال باشند. اما شادی، لزوماً آن چیزی نیست که افراد از کارفرمایان خود می خواهند. در عوض، کارمندان میخواهند انگیزه داشته باشند و بفهمند که کارشان اهمیت دارد و چرا؟ یک تجربه مدیریت عملکرد که ارزشی را برای کارکنان به ارمغان می آورد باید بر افزایش انگیزه تمرکز کند.
برای ایجاد انگیزه، این فرآیند باید شامل مکالمات مکرر و مداوم بین کارکنان و مدیران باشد تا اهداف، پیشرفت و دستاوردهای شخصی مرتبط و در رأس ذهن باقی بماند. محتوای این مکالمات به اندازه فراوانی آنها مرتبط است. انگیزه به یک چشم انداز متمرکز بر آینده با تمرکز بر فرصت های توسعه گره خورده است.
مدیران باید صادقانه با کارمندان در مورد موفقیت شغلی، دستیابی به هدف و همسویی کارشان با اولویت های اصلی سازمان درگیر شوند. برای موفقیت، این مکالمات مکرر باید سبک باشد و شامل سوالات آینده محور برای کارمندان باشد.
مانند:
چه چیزی به شما انگیزه میدهد؟
چه چیزی به شما کمک میکند؟
چه چیزی نیاز دارید؟
واحد منابع انسانی می تواند با مربیگری مدیران در ارائه بازخورد مؤثرتر و فعال تر و همچنین پرسیدن سؤالات درست از این امر پشتیبانی کند.
آیا مدیران ابزارهایی برای مدیریت فرآیند مدیریت عملکرد دارند؟
مدیران برای موفقیت در این زمینه، در سازمان شما حیاتی هستند. آنها نقش بزرگی در ایجاد انگیزه، درگیر کردن و توسعه کارکنان دارند. این امر باعث میشود اطمینان حاصل شود که مدیران برای ارائه و دریافت بازخورد مفید آموزش دیدهاند و در عناصر یک فرآیند مستمر آموزش دیدهاند.
برای ملاقات با مدیران وقت بگذارید و آنها را در مورد شیوه های مدیریت استعداد خود آموزش دهید. تا همه از داشتن مکالمات مکرر و سبک احساس راحتی کنند. در نهایت، داشتن فناوری مناسب برای پشتیبانی از مدیریت عملکرد مستمر ضروری است. شما نیاز به فناوری منابع انسانی دارید که به طور صریح برای کمک به مدیران و سازمان در یک فرآیند مستمر طراحی شده باشد.
عصر مدیریت عملکرد خودکار
مدیریت عملکرد فقط مربوط به منابع انسانی نیست. این دغدغهِ همه سطوح رهبری در یک سازمان است. با این حال، سازمانها اغلب به این فکر میافتند که آیا سرمایهگذاری در فناوری واقعاً منجر به بهبود میشود؟ آیا باید روی نرم افزار مدیریت عملکرد سرمایه گذاری کرد؟ سرمایه گذاری در فناوری تنها زمانی منجر به بهبود میشود که یک استراتژی خاص وجود داشته باشد. یک راهحل خودکار بدون هر گونه مستندی، تنها میتواند بر یک مدیر فشار بیاورد.
اندرس و شانون معتقدند: «وقتی هیچ چشمانداز استراتژیک وجود نداشته باشد، ممکن است یک سازمان صرفاً فرآیندهای موجود را خودکار کند و قدرت تحولآفرین فناوری را از دست بدهد. این معمولاً منجر به عدم پذیرش توسط نیروی کار و رهبری میشود که به نوبه خود منجر به فقدان نتایج تجاری می شود.
هر کارمند (از جمله رهبری عالی) ذینفعی است که از پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد خودکار در سطح سازمان سود میبرد. با این حال، آنها باید از اهدافی که میخواهند از طریق مدیریت عملکرد به آن دست یابند، آگاه باشند.
دادههای مدیریت عملکرد، میتواند بینشهای منحصر به فردی را ارائه دهد که هیچ مقداری از ردیابی یا نظرسنجی دستی نمیتواند ارائه دهد. اجازه دهید به سراغ این برویم که یک نرم افزار مدیریت عملکرد ایده آل (PMS) باید دارای چه ویژگی هایی باشد.
ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت عملکرد موثر
هر نرم افزاری باید با در نظر گرفتن ملاحظات زیر انتخاب شود:
سفارشی سازی
باید متناسب با صنعت و استراتژی مدیریت عملکرد سازمان شما، قابل تنظیم باشد.
شفافیت
باید بتواند سردرگمی ای را که هم مدیران و هم تیمی آنها در فرآیند مدیریت عملکرد تجربه می کنند، از بین ببرد.
عینیت
باید بتواند معیارهای عینی را ارائه دهد که مدیران بتوانند ارزیابی عملکرد خود را بر اساس آن قرار دهند.
فرکانس
باید اجازه دهد که در زمان واقعی، بازخورد فوری و رتبه بندی های دوره ای کارکنان را دریافت کند.
بر اساس این ملاحظات، ابزار مدیریت عملکرد ایده آل، حداقل دارای ویژگی های زیر خواهد بود:
۱۰ ویژگی کلیدی نرم افزار مدیریت عملکرد
۱۰ ویژگی کلیدی نرم افزار مدیریت عملکرد، شامل موارد زیر میباشد. توجه به این موارد، لازمه کسب نتیجه میباشد.
هدف گذاری پویا
اهداف کارکنان باید با اهداف سازمان همسو باشد. راه حل باید به گزینه اجازه دهد تا در صورت نیاز بارها و بارها، هدف را تغییر دهد.
ارتباط قابل دسترس
یک راه حل خوب، تعامل بین اعضای تیم و مدیران را بدون دردسر در هر زمان با یک گفتگوی داخلی فراهم میکند. یک گفتگوی سریع با اعضای تیم یا مدیران میتواند ارتباطات را شفاف و بی دردسر نگه دارد.
ابزارهای زمان بندی
باید به اعضای تیم اجازه دهد تا وظایف خود را تکمیل کنند، جلسات را برنامه ریزی کنند و با سایر اعضای تیم همکاری کنند. این به عنوان یک ابزار عالی برای کارمندانی که در زمین یا از راه دور کار می کنند کار می کند.
ارزیابی عملکرد مستمر
مدیران باید بتوانند پرسشنامه های خودارزیابی خودکار و ارزیابی کلی را تنظیم کنند که در جریان کار از طریق PMS ارائه میشود. این به مدیران دید واضحی از نحوه درک کارکنان از عملکرد خود در شغل و اینکه آیا آنها در مسیر رسیدن به اهداف خود و سازمان هستند، میدهد.
ابزار تشخیص
PMS باید پلتفرمی داشته باشد که مدیران بتوانند در مورد عملکرد خوب اعضای تیم خود به صورت رسا عمل کنند. ادغام بیشتر با یک ایمیل برای ارائه بازخورد مستقیم و فوری یکی دیگر از ویژگی های عالی است که میتواند انگیزه کارمندان را ایجاد کند و تعامل مثبت کارمندان را فعال کند.
بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد از منابع متعدد یا بازخورد ۳۶۰ درجه برای مدیریت عملکرد موثر ضروری است. این امر به طور قابل توجهی سوگیری را که میتواند از ارزیابی یک کارمند توسط تنها یک نفر ایجاد شود، کاهش میدهد. این ابزار باید بتواند گزینه جمع آوری بازخورد از اعضای تیم، مدیران گزارش، گزارش ها و همتایان تیم های دیگر را ارائه دهد.
ابزارهای ردیابی عملکرد پروژه
باید ابزارهایی مانند جدول زمانی ارائه دهد که به ردیابی نحوه استفاده کارکنان از زمان خود کمک میکند و اینکه آیا ورودی آنها با خروجی و نتیجه مورد انتظار مطابقت دارد یا خیر. ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی از ویژگیهایی مانند پردازش پیشرفته زبان طبیعی استفاده میکنند که کلمات کلیدی مرتبط با پروژه را از طریق ایمیل و سایر ارتباطات ردیابی میکند تا پیشرفت پروژه را اندازهگیری کند. این ابزارها می توانند ارزیابی عملکرد عینی تری را امکان پذیر کنند.
مقایسه عملکرد
مدیران باید بتوانند عملکرد همه کارکنان تیم خود یا کسانی که به یک پروژه خاص اختصاص داده شده اند را ردیابی کنند. این ابزار باید فراتر رفته و بتواند به طور خودکار گزارش عملکرد تولید کند و داده هایی را در مورد معیارهایی که برای ارزیابی آن را سفارشی کرده اید ارائه دهد.
یادآوریها و اعلانهای خودکار
یک تلنگر ملایم به کارکنان/مدیران برای یادآوری ضربالاجلها، اعلانهایی که نشاندهنده پیشرفت در یک پروژه خاص است و بهروزرسانیهای کلی تغییرات در فرآیند میتواند تجربه کارمندان را با مدیریت عملکرد بهبود بخشد.
امنیت داده ها
این سطح از داده ها، باید با یک فایروال قوی محافظت شود. همیشه اطمینان حاصل کنید که هر ابزاری که در فهرست نهایی قرار میدهید، یک ویژگی امنیتی و حفاظتی قوی از داده ها ارائه میدهد.
آنچه در اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد حیاتی است این است که هم مدیران و هم کارکنان آموزش دیده اند تا از سیستم برای حداکثر کارایی استفاده کنند. یک PMS را از فروشنده ای انتخاب کنید که پشتیبانی مداوم ارائه میدهد و به مدیران و اعضای تیمتان کمک میکند تا از نرم افزار به طور بهینه استفاده کنید.
کدام فرآیندهای مدیریت عملکرد را نمی توان خودکار کرد؟
مدیریت عملکرد یک فرآیند انسان محور است. یک راه حل مدیریت عملکرد فناورانه نمیتواند گفتگوهای دشوار و گاهی اوقات لازم را برای مدیران داشته باشد.
این تنها چیزی است که مدیران باید مالکیت آن را داشته باشند. در حالی که مکالمات بازخورد اغلب دشوار است، وقتی با داده های عینی ارائه شده توسط سیستم های مدیریت عملکرد تکمیل شود، میتواند به بحث های صادقانه و جلسات مربیگری تبدیل شود. این داده ها همچنین می تواند به حذف سوگیری ضمنی کمک کند، بنابراین کارکنان بدانند که به طور عینی ارزیابی میشوند.
بهترین شیوه های مدیریت عملکرد
بهترین شیوه ها برای مدیریت عملکرد موثر، را موارد بسیاری برشمرده اند که کاربردی میباشند. گفته شده است تنها راه برای اطمینان، این است که با سه روش برتر، آن را مانند یک فرآیند سیال و در حال تکامل مداوم در نظر بگیریم.
در یک استراتژی خوب، برخی از سوالات کلیدی که یک برنامه مدیریت عملکرد به خوبی طراحی شده به آنها پاسخ خواهد داد، عبارتند از:
هر چند وقت یکبار عملکرد کارکنان به صورت هفتگی، ماهانه یا فصلی ارزیابی میشود؟
چه سیستمهایی برای ردیابی تحلیل احساسات ارزیابی، بررسیهای خودکار پالس، جلسات یک به یک وجود دارد؟
مکالمه بازخوردی چه رویکردی را دنبال خواهد کرد؟
رویکرد پس بازخورد و سیستم ارزیابی چگونه خواهد بود؟
اندرس و شانون به این موضوع اضافه میکنند، بازخورد کوچکی که توسط نزدیکترین افراد به کار، در جریان کار ارائه میشود و با ورودیهای عملی به بهبودهای مداوم کمک میکند، یادگیری در جریان کار را امکانپذیر میکند. این دوباره با استفاده از یک ابزار مدیریت عملکرد خودکار امکان پذیر است که به شما امکان می دهد اهدافی را تعیین کنید، آنها را تغییر دهید و تغییرات را در حال حرکت به اشتراک بگذارید. نیازی به جلسات غیر ضروری نیست و کارمندان میتوانند برنامه کاری و استراتژی خود را مطابق با اهدافی که تعیین می کنید تغییر دهند.
فرهنگ ارتباط باز و مؤثر نظارت مستمر
می تواند به شروع گفتگو در مورد مسائل کارمندان کمک کند. احساسات منفی یا عملکرد ضعیف یک کارمند تنها زمانی قابل رسیدگی است که ارتباطات در یک سازمان باز و شفاف باشد. فرهنگ ارتباطات، یک مسئولیت در سطح سازمان است که از رهبری عالی شروع میشود و به همه بخش ها میرسد.
مدیران این فرهنگ را اتخاذ میکنند و بازخورد صادقانه را به کارکنان ارائه میدهند. به کارکنان اجازه می دهند صادق باشند و از این اطلاعات برای کمک به آنها استفاده میکنند. فرهنگ ارتباط نیز با استخدام مدیران، افرادی که در ارائه بازخوردهای مثبت و سازنده به مدیران مهارت دارند، توسعه مییابد. این مدیران به کارکنان انگیزه میدهند و آنها را برای کارشان مسئول میدانند.
ارتباطات شفاف
شامل موارد زیر است: به اشتراک گذاشتن با کارمند دقیقاً همان چیزی که از آنها انتظار میرود. آموزش کارکنان برای رسیدن به حداکثر پتانسیل خود از طریق اهداف عملی، دادن بازخورد عملی و نه عمومی و پاداش دادن به موقع به آنها در محل برای دستیابی به هدف.
نظارت مستمر
این ممکن است بیشتر شبیه یک نیروی ارشد، برای نظارت بر هر حرکت و اقدام کارمندان به نظر برسد. دقیقاً بر عکس مدیریت عملکرد کارآمد است. در زمینه منابع انسانی، این شامل ردیابی پیشرفت کارمندان در زمان واقعی و نظارت بر خروجی ها و نتایجی است که یک کارمند ارائه میدهد.
مدیران با زیر نظر گرفتن احساسات کارکنان، از طریق مشاهده، تعامل و همچنین با کمک ابزارهای تحلیل احساسات، میتوانند روحیه کلی تیمهای خود را ارزیابی کنند. این به آنها اجازه میدهد تا به محض بروز مشکل، رسیدگی کنند.
نظارت مستمر در این سطح، اکنون کار بسیار سادهتری است و با داده های عینی که یک نرم افزار مدیریت عملکرد خودکار می تواند آشکار کند، شروع گفتگو با کارمندان آسان تر است.
برای فعال کردن تمام این عناصر استراتژی موفق، باید بهترین سیستم مدیریت عملکرد خودکار را انتخاب کنید. این راهحلها میتوانند چندین عملیات را که به طور سنتی بر فرآیندهای دستی و همچنین نظارت و تحویل بازخورد متکی بودند، سادهسازی کنند.
آینده مدیریت عملکرد چیست؟
اندرس و شانون نشان می دهند که به عنوان یک عمل، مدیریت عملکرد با یادگیری، تعامل و مدیریت شغلی همگرا می شود.
مدیریت عملکرد سالانه، دیگر یک سیستم کامل کاربردی نیست.
جالب است که با تکامل مفهوم مدیریت عملکرد، شیوه های مرتبط با آن نیز تکامل می یابد. به عنوان مثال، چندین سازمان مانند نتفلیکس به طور کامل شیوه های مدیریت عملکرد سالانه را برای آنچه که آنها مدیریت عملکرد سیال می نامند، یک رویکرد چابک تر و مستمر برای مدیریت عملکرد، کنار گذاشته اند.
بازخورد یک به یک اهمیت پیدا می کند.
باید تاکید کرد که جایگزینی سالانه برای مدیریت عملکرد سیال، نیاز به بازخورد یک به یک را برطرف نمیکند. در واقع، اهمیت بازخورد منظم را تقویت میکند تا اطمینان حاصل شود که کار کارکنان با هدف سازمان هماهنگ میباشند. در صورت لزوم، مدیران می توانند کارکنان خود را راهنمایی کنند و گردش کار را برای تسهیل دستیابی به اهداف تغییر دهند.
فناوری مدیریت عملکرد در حال تبدیل شدن به جریان اصلی است.
به گفته اندرس و شانون، انتظار میرود از منظر فناوری، ماشینهای هوشمند و هوش مصنوعی از جمله قابلیتهایی که میتوانند فعالانه اقدامات عملکردی و پیشنهادات تعامل را برای دستیابی بهتر به اهداف فردی توصیه کنند، رایجتر شوند. همچنین استفاده بسیار پیشرفتهتری از قابلیتها را پیشبینی میکنند که تجربه کاربری یکپارچه را به جای سیستمهایی که فعالیتهای عملکردی متفاوت را ایجاد میکنند، ارائه میدهد.
با این بینش، نکته کلیدی برای تیم های منابع انسانی مشخص است. همسویی یک سیستم مدیریت عملکرد موثر با مدیرانی که دارای مهارتهای انسانی برای ارائه بازخورد به طور منظم هستند، میتواند منجر به نیروی کار با انگیزه بالا شود، که البته منجر به بهبود نتایج تجاری میشود.
آیا از ابزارهای مدیریت عملکرد برای ردیابی عملکرد در سازمان خود استفاده می کنید؟
نظر شما در مورد مدیریت عملکرد موثر چیست؟
بدون دیدگاه