چرا شرکت های برتر از مدیریت چابک استفاده می کنند؟

امروزه مدیریت  چابک یکی از رایج‌ترین رویکردها به مدیریت پروژه به دلیل انعطاف‌پذیری و ماهیت تکاملی آن است. این پروژه در سال ۲۰۰۱ با مانیفست چابک شروع شد و در اصل برای توسعه نرم‌افزار ساخته شد. در طول زمان، مدیریت پروژه چابک به یک انتخاب محبوب برای بسیاری از مدیران پروژه صرف‌نظر از صنعتی که در آن فعالیت می کنند، تبدیل شده است .

هنگامی که داده ها را از سال ۲۰۱۸ بررسی می کنیم در میابیم که پروژه‌های با استفاده از روش‌های چابک ۲۸ درصد موفق‌تر هستند. همچنین تقریبا ً ۷۱ درصد سازمان‌ها از مدیریت چابک با متد های متفاوت استفاده می‌کنند .

در اینجا می خواهیم  با مزایای شگفت انگیزمدیریت چابک آشنا شویم و بدانیم چرا شرکت های برتر در مدیریت پروژه خود از آن استفاده می کنند:

۱- محصول با کیفیت برتر

همانطور که گفتیم، متد‌های چابک  باعث بهبود محصولات و خدمات می شوند چراکه مشتری در فرآیند توسعه درگیر است و می‌تواند به تغییرات وابسته به واقعیت‌های بازار کمک کند. از آنجا که چابک یک فرآیند تکراری است، تیم‌ های خود سازماندهی به یادگیری ادامه می‌دهند، با زمان در حال رشد هستند و به بهبود خود ادامه می‌دهند.

۲-  رضایت مشتریان

در  مدیریت چابک، مشتری همیشه درفرآیند تصمیم‌گیری حضور دارد. این امر  نهایتا منجر به حفظ مشتریان بیشتر می‌شود. در چارچوب سنتی، مشتری تنها در مرحله آخر با محصول آماده شده مواجه می شود و برانعطاف‌پذیری و سازگاری تاثیر نمی‌گذارد. با نگه داشتن مشتری در حلقه و ایجاد تغییرات با توجه به بازخورد آن‌ها، شما ارزش را به مشتری می‌دهید و اطمینان حاصل می کنید که محصول نهایی مطابق با الزامات و خواسته های آن‌ها است. این طبیعی است که وقتی مشتریان به خاطر عملکرد شما از این مزایا بهره‌مند می‌شوند، آن‌ها برای پروژه‌های دیگر به شما باز خواهند گشت.

۳- کنترل بهتر

مدیریت چابک به مدیران پروژه واعضای آن اجازه می‌دهد تا به دلیل شفافیت، بازخورد  های مرتب و ویژگی‌های کنترل کیفیت، کنترل بهتری بر روی پروژه داشته باشند . کیفیت در طول فاز اجرای پروژه تضمین می‌شود. همه ذینفعان درطول فرآیند با گزارش‌های پیشرفت روزانه از طریق ابزارهای گزارش پیشرفته و تکنیک‌های گزارش پیشرفته درگیر می‌شوند. از ابزار های بسیار مفید و ضروری کنترل در مدیریت چابک می توان از متد های  OKR و  KPI نام برد.

 ۴- قابلیت پیش‌بینی پروژه

با افزایش قابلیت دید وشفاف شدن اهداف و نقشه راه ، پیش‌بینی ریسک‌ها آسان‌تر می‌شود. در چارچوب چابک، راه‌های بیشتری برای شناسایی و پیش‌بینی ریسک‌ها و برنامه‌ریزی برای تضمین موفقیت پروژه وجود دارد.

برای مثال، در جلسات روش اسکرام، از نمودارهای sprint backlogs و burndown  برای افزایش قابلیت دید پروژه که به مدیران اجازه پیش‌بینی عملکرد و برنامه‌ریزی آن را می‌دهد، استفاده می‌کند .

۵- کاهش ریسک

به لحاظ تئوری، هیچ  پروژه ای با استفاده از یک روش چابک با شکست مواجه نخواهد شد. متد چابک روی تکرارهای  کوچکی کار می‌کند که بر روی  بررسی و تحویل مداوم تمرکز دارند. در نتیجه موانع احتمالی  سریعا یافت شده و برطرف می شوند. همچنین با وجود بازخورد های مداوم از سوی ذینفعان از ریسک های احتمالی تا حد زیادی کاسته می شود.

۶- افزایش انعطاف‌پذیری

وقتی که متد چابک در یک تیم پروژه اجرا می‌شود، به آن‌ها انعطاف بی نظیری می‌دهد. تیم‌ها در گروه های کوچکی  کار می‌کنند که با بازخورد ثابت و مشارکت مالک محصول تکمیل می‌شوند. درحالی که در دیگر روش‌های مدیریت پروژه، اعمال تغییرات معمولا ً وقت گیر و پرهزینه هستند.

با این حال، مدیریت چابک پروژه را به تکرار های کوتاه تقسیم می‌کند. این تکرار ها، هم قابل مدیریت هستند و هم به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند و به تیم اجازه اجرای تغییرات درزمان کمی را می دهد. این انعطاف‌پذیری بی‌نظیر،  یکی از دلایلی است که چرا سازمان‌های پویا ترجیح می‌دهند از چابک در پروژه خود استفاده کنند .

۷- بهبود مستمر

تلاش برای بهبود مستمر یکی از ۱۲ اصل اساسی متد چابک است. این روش در تکرارهای مداوم عمل می‌کند. این به این معنی است که  درهرتکرار اعضا می کوشند تا  بهتر از دفعه قبل بوده و اشتباهات گذشته تکرار نشود. روش‌های چابک یک فرهنگ باز تبادل ایده و همکاری ایجاد می‌کنند؛ یعنی به اعضای تیم اجازه می‌دهد از تجارب مشترک یاد بگیرند و با هم بهبود یابند.

۸- روحیه تیمی بهبود یافته

از آنجا که تیم‌های چابک خود سازمان ده و خود مدیریت هستند، از استقلال و قدرت بیشتری بر روی تصمیمات خود برخوردارند. مدیر پروژه کسی است که می تواند تیم را از دخالت های  حامیان مالی و مدیریت محافظت می‌کند.

ماهیت عملکردی تیم‌ها همچنین به اعضای تیم در یادگیری مهارت‌های مدیریت پروژه جدید و رشد نقش فعلی آن‌ها کمک می‌کند. این تیم به کرات برای بحث درباره چالش‌ها و وضعیت خود برای همکاری بهتر با یکدیگر تشکیل جلسه می‌دهد. از آنجا که اندازه تیم محدود است، مدیریت چابک محیطی فراهم می‌کند که در آن تیم‌ها بهم گره خورده‌اند و درعین حال می‌توانند ساختاری انعطاف‌پذیر داشته باشند.

۹ـ معیارهای مرتبط بیشتر

معیارهای مورد استفاده تیم‌های مدیریت چابک در تخمین زمان، هزینه و اندازه‌گیری عملکرد پروژه، دقیق‌تر و مرتبط تر نسبت به متد های مورد استفاده در روش‌های سنتی است. روش چابک روی تولید نتایج و بهینه‌سازی عملکرد تاکید دارد در حالی که معیار های مورد استفاده در روش آبشاری نشان می‌دهد که پروژه تا چه حد به هزینه و زمان برآورد شده نزدیک شده است.

چارچوب چابک یک ابزار قدرتمند است که به مدیران، اعضای تیم و مشتریان، از بهبود کیفیت محصول  تا کمک به توسعه حرفه‌ای اعضای تیم کمک می کند. مزایای چابک متعدد هستند. این روش به تیم‌ها کمک می‌کند تا بر مشکلاتی مانند هزینه‌های مفرط و خزش محدوده (scope creep) غلبه کنند .

اگر فکر می‌کنید که روش چابک مناسب پروژه بعدی شماست و یا نیاز به مشاوره با متخصصان حرفه ای در این حوزه دارید، همین حالا به صورت رایگان ثبت نام کنید!