۱۰ سوالی که هنگام انتخاب نرم افزار OKR باید از خودتان بپرسید

تعداد متعددی از شرکت ها و مدیران تیم ها سوالات زیادی در مورد نحوه اجرای OKR در سازمان خود دارند. هدف سنج بهترین ابزار OKR در بازار است. ما ۱۰ سوالی که بیشتر از طرف مدیران پرسیده می شود را برای شما گرد آوری کرده ایم که در مورد OKR و نحوه فعالیت آن است و این نکته را بیان می کند که چگونه روش OKR به روند تعیین اهداف در سازمانتان کمک می کند.

۱۰ سوال مهم بدین شرح است :

۱-مزایای شاخص در استفاده از روش OKR چیست؟

۲-چه زمانی باید شروع به پیاده سازی OKR کنیم؟

۳- اگر بخواهیم در اسرع وقت از OKR استفاده کنیم چه باید بکنیم (برای کسانی که برای بار اول این روش را تجربه می کنند؟)

۴- چگونه اعضای تیم را در اجرا OKR مشارکت دهیم؟

۵- آیا باید okr را از بالا به پایین اجرا کنم یا برعکس؟

۶- چگونه باید OKR را پیاده سازی کرد؟

۷- کجا می توانم نمونه های از OKR پیدا کنم؟

۸- KPI در مقایسه با OKR؟ تفاوت آنها چیست؟ چگونه با هم تداخل دارند؟

۹- از کدام ابزار برای پیاده سازی OKR باید استفاده کرد؟ به صورت نوشتاری یا از نرم افزاز OKR؟

۱۰- چه کسی باید در این ابزار اهداف را تعیین و بروز رسانی کند؟

۱- مزایای شاخص در استفاده از روش OKR چیست؟

استفاده از روش OKR مزایای زیادی دارد. یکی از این مزایا این است که باعث تمرکز بیشتر می شود و به تیم شما آموزش می دهد که نتیجه محور باشد. آنها با انجام این کار یک تصویر کامل و متمرکز برای تیم ها و شرکت ها ایجاد می‌کنند که اجازه می دهد که به سوی اهداف خود به پیش روند و پیشرفت کنند و یک تصویر شاخص از موفقیت خلق کنند.

منفعت دومی که این روش دارد و یکی از دلایل اصلی که شرکتها به فکر استفاده از این روش می افتند این است که باعث هماهنگی تمامی اعضا در یک جهت تعیین شده می شود. OKR این کار را با شفافیت بهتر و ارتباط بهتر بین اعضا انجام می دهد. شما به هماهنگی مناسب نخواهید رسید اگر OKR تعیین شده، شفاف و نحوه اجرا آن به درستی طراحی نشده باشد، مانند جلسات check-in هفتگی و سه ماهه برای ارزیابی پیشرفت OKR باید در نظر گرفته شود.

از مزایای دیگر OKR این است که وقتی به صورت درست انجام می شوند، OKR به سازمان ها کمک می کند که پیشرفت، تقویت و خلاقیت را در سازمان خود مشاهده کنند. شما برای انجام این کار باید به تیم ها اجازه دهید که فکر کنند چگونه می توانند در رسیدن شرکت به اهداف مشارکت کنند و فکر کنند چگونه می توانند عملکرد بهتری داشته باشند و چگونه می توانند خود را تقویت کنند.

۲- چه زمانی باید شروع به پیاده سازی OKR کنیم؟

اگر شرکت شما با ۳ یا افراد بیشتری فعالیت می کند، بهتر است شروع به استفاده از OKR کنید.این بدین معنی است که اگر شما دارای یک استارت آپ ۳ نفره هستید، یک بیزینس متوسط با ۲۰۰ نفر افراد مشغول به کار یا یک سازمان بزرگ با ۵۰۰ نفر نیروی انسانی اگر شما از روش OKR استفاده کنید مدیران و تیم ها از مزایای این روش بهره خواهند برد.

وقتی شما ۳ نفر در شرکت خود دارید، راحت تر است که ارتباط مناسب تر و یک مسیر مشترک داشته باشید. وقتی تیم شما از ۳ به ۱۰ نفر و بعد به ۳۰ و ۳۰۰ نفر افزایش یابد این کار خیلی دشوار تر خواهد بود. OKR باعث ایجاد هماهنگی بهتر بین تیم ها و هم جهت کردن آنها به سوی اهداف اصلی سازمان در بازه سه ماهه تعیین شده می شود. این همان دلیلی است که استفاده از روش OKR در استارت آپ ها و سرمایه گذاری های پرخطر بسیار محبوب است.

OKR همچنین برای شرکت های بزرگتر و جا افتاده که به فکر تقویت و دستیابی به موفقیت بیشتر هستنند کارایی دارد. وقتی که شرکت فکر کند تیم‌ها به سمت های مختلفی می روند، در واقع تیم ها تنها یک کار را در وضع موجود انجام می دهند، پیشرفت آنها راکد است و شرکت آماده است که فرهنگ خود را تغییر دهد در آن زمان است که برای تقویت تجارت خود از روش OKR استفاده می کند.

پیشنهاد می شود که OKR را در سریع ترین زمان ممکن اجرا کنید، برای اینکه روش درست و ذهنیت مناسب را جا بیاندازید. راز بزرگ پشت اجرای روش OKR با موفقیت این است که فرهنگ درست، انگیزه و علم آن و ابزار آن سر جای خود باشند. ایجاد تغییر با ۳ نفر بسیار راحت تر است ولی با تعهد درست این عمل حتی با ۳۰۰ نفر هم قابل دست یافتن است. دیر رسیدن بهتر از هرگز نرسیدن است.

۳ یا ۴ بازه ۳ ماهه نیاز است که تیم ها متوجه چگونگی اجرا روش OKR و نحوه کار آن شوند. تیم های کوچکتر، سریعتر فرهنگ OKR را می فهمند و فهمیدن OKR تغییر را ساده تر می کند.

۳- اگر بخواهیم در اسرع وقت از OKR استفاده کنیم چه باید بکنیم (برای کسانی که برای بار اول این روش را تجربه می کنند؟)

اگر مایل به شروع به کار با OKR باشید و آن را به بهترین نحو اجرا کنید، شما باید در ابتدا کاملا متوجه ابن چه عواملی باعث موفقیت در اجرای روش OKR می شوند بشوید. ما در سازمان هایی که با موفقیت این روش را اجرا کردنند ۴ وجه اشتراک می بینیم.

نکته اول دانش شماست. شما باید دانش درست از نحوه اجرای OKR داشته باشید تا بتوانید به درستی این روش را اجرا کنید و منظور من خواندن یک کتاب در مورد OKR نیست. زمان زیادی طی می‌شود برای این که یک متخصص در زمینه OKR بشوید. در هدف‌سنج معمولا ۶ ماه زمان لازم است که مشاوران ما به صورت روزانه، قادر به آموزش و راهنمای سازمان ها برای اجرا و استفاده از OKR شوند .

به این دلیل است که ما مشاوره در زمینه OKR را برای تمامی مشتریان هدف سنج قرار داده ایم. مربیان ما کلاس های آموزش متناسب با نیاز شرکت شما را ارائه می دهند. این سریعترین راه است که مطمئن شوید اعضا به صورت درست از OKR استفاده می کنند و شرکت از مزایای این روش بهره خواهد برد.

نکته دوم انگیزه است، آیا انگیزه کافی برای رسیدن به اهداف و اجرای OKR برای ۳ یا ۴ بازه سه ماهه را دارند. آیا اعضای ارشد انگیزه کافی برای آموزش و راهنمایی کارکنان در این مسیر را دارند.

نکته سوم فرهنگ است. شرکت ها باید فرهنگ شفاف و دید باز را داشته باشند و در محیط کار یادگیری و شکست ایرادی نداشته باشد. OKR ها بر اساس داده ها حرکت می کنند، اگر شما داده نداشته باشید آنگاه شما نمی توانید به خوبی یک OKR طراحی کنید و شما نمی دانید که موفق می شوید یا شکست می خورید.از امروز شروع به جمع آوری اطلاعات کنید تا بتوانید تصمیمات بهتری در آینده بگیرید.

درآخر یک ابزار OKR مناسب داشته باشید. طراحی اولین OKR بر روی کاغذ تمرین مناسبی است ولی زمانی که شما اعضای تیم را به صورت فعال در حال اجرا در حول OKR می خواهید شما نیاز به ابزاری دارید که به آنها اجازه انجام این کار را بدهد. اگر شما ابزاری برای این ایجاد شفافیت در OKR ندارید، برای کنترل فرآیند لازم برای موفقیت در نحوه اجرای OKR که به صورت هفتگی چک شود و یا استفاده از آن آسان باشد آنگاه انگیزه تیم شما از بین می رود. به همین دلیل ما نرم افزار هدف سنج را طراحی کردیم.

۴- چگونه اعضای تیم را در اجرا OKR مشارکت دهیم؟

برای شروع در ابتدا با شفافیت عمل کنید. چرا می خواهید روش OKR را اجرا کنید؟ احساس می کنید چه منافعی روش OKR برای ایجاد تغییرات در شرکت شما دارد؟ زمانی که افراد نحوه تاثیرگذاری این فرآیند در اهداف کلی سازمان را مشاهده کنند آنها به طور طبیعی انگیزه بیشتری برای انجام دادن کارشان پیدا می کنند.

نکته دوم در زمانی که شما شروع به اجرای OKR می کنید، باید یک مربی OKR داشته باشید. این خیلی مهم است که افراد به درستی متوجه نحوه اجرای OKR شوند. بهترین روش انجام این کار این است که آنها این روش را تمرین کنند و توسط فردی که به صورت شبانه روز با سیسستمهای OKR در ارتباط است آموزش ببینند.

ما به شما آموزش بدون حد و مرز را برای تمامی مشتریان ارائه می دهیم، برای اینکه ما مطمئن هستیم روش OKR برای هر تجارتی مناسب است که انگیزه و فرهنگ اجرای آن را داشته باشد. مربیان ما نسبت به چند کتاب یا ۱ یا ۲ روز کلاس آموزشی می توانند تاثیر گذاری بهتری داشته باشند.

۵- آیا باید OKR را از بالا به پایین اجرا کنم یا برعکس؟

هر دو حالت برای این روش کارایی دارد. رهبران شرکت با یکدیگر تصمیم می‌گیرند که تمرکز اصلی شرکت در سه ماهه آینده چه باشد. آنها با ارتباط برقرار کردن با اهداف شرکت و ثبت این که چرا این اهداف را انتخاب کردند، متن ثبت شده را به تیم ها ارائه می دهند تا تیم ها دید عمیق تری از اهداف داشته باشند.

سپس تیم ها جلسه طوفان فکری برگزار می کنند برای نتایجی که از OKR تیم‌ها می خواهند. OKR تعیین شده تیم ها همان ابزاری است که شرکت را به سوی اهداف پیش می برد.

این یک امر مهم است که رهبران اجازه دهند تیم ها تصمیم بگیرند که OKR چگونه باشد. تیم ها تخصص لازم در حوزه کاری خود را دارند برای همین بهترین افراد برای تعیین اهداف شرکت هستند. به اضافه این همان دلیلی است که باعث افزایش انگیزه و مشارکت افراد می شود.

وقتی شما تصمیم می گیرید به تیم ها بگویید که کدام OKR را باید در نظر بگیرند در واقع شما به قضاوت آنها اعتماد ندارید و همچنین در موارد متعدد آبشار OKR همان اهداف KPI می شود. رهبران می دانند چه نوع نحوه اجرا برای تیم ها (kpi) نیاز است ولی به تیم ها نمی گوید بر روی کدام کار باید تمرکز خود را برای دست یابی به اهداف (OKR) بگذارند.

همان طور که گفته شد تیم ها بهتر است OKR خود را به اشتراک بگذارند و تایید آن را از مدیریت بگیرند و مطمئن باشند که با هم سازگاری دارند. این امر مربوط به ارتباطات و با هم مشارکت کردن است اگرچه خیلی مهم است که تیم‌ها باید مسئول تصمیم گیری برای اهداف خود باشند ولی همان طور مهم است که OKR تیم های مختلف هم سو و در تقابل با یکدیگر نباشند.

۶- چگونه باید OKR را پیاده سازی کرد؟

اگر شما در سازمان خود از OKR استفاده می کنید، شما باید به فکر طراحی یک یا دو هدف برای سازمان خود باشید. اهداف شرکت جهت و محدوده ای است که شما انتظار دارید تیم ها برای بازه ۳ ماهه بر روی آنها تمرکز لازم را داشته تا باعث پیشرفت، تغییر یا ابتکار عمل شود و باید ایجاد انگیزه کند.

اهداف نباید به صورت کمی باشند برای همین ما نتایج کلیدی را داریم. در مورد اهداف شرکت، OKR تیم های شما اعدادی را به شما ارائه می دهد که به اطلاع شما می رساند، شما به اهداف شرکت دست می یابید یا خیر.

نمونه ای از اهداف شرکت: تقویت وفاداری مشتریان برای افزایش درآمد

وقتی شما اهداف شرکت را به اشتراک می گذارید مهم است که متن آن را هم به اشتراک بگذارید. وقتی تیم ها تمامی اطلاعات را داشته باشند که به کدام دلیل شما این اهداف را انتخاب کرده اید احتمال اینکه با یک OKR مناسب برای تطابق با اهداف شرکت و پیش بردن شرکت به جلو ارائه دهند بیشتر است.

در حال حاضر که تیم ها با اهداف شرکت آشنا شده اند آنها می توانند بر روی OKR تیم خود کار کنند، اگر شما فقط OKR را برای یک تیم اجرا می کنید آنگاه شما آغاز کننده این فرآیند هستید. تیم ها با خلق اهداف شروع به فعالیت می‌کنند. تیم ها انتخاب می کنند که بر روی چه اهدافی می خواهند تمرکز کنند برای بازه سه ماهه که باعث پیشرفت، تغییر و یا ابتکار عمل آنها شود. تیم ها می توانند روی یک یا دو هدف شاید سه هدف برای تیم بزرگتر متمرکز شوند.

زمانی که تیم ها اهداف خود را تعیین کرده باشند زمان آن فرا رسیده که نتایج کلیدی را مشخص کنید. نتایج کلیدی اهداف شما را در معیار واقعی می‌سنجند. آنها به شما و تمامی افراد در شرکت می گویند شما به اهدافتان دست می‌یابید یا خیر.

به دلیل این که نتایج کلیدی قابل اندازه گیری هستند یا قابل شمارش، این به آن معنی است که آنها کمی می باشند. اگر در آنها عدد درج نشده باشد آنها نتایج کلیدی نیستند.شما همین طور باید قابلیت این را داشته باشید که نتایج کلیدی خود را به صورت هفتگی بروزرسانی کنید برای اینکه مطمئن شوید به اهداف خود دست میابید.

نتایج کلیدی نباید فقط ورودی داشته باشند، باید بازخورد لازم را داشته باشند. برای مثال فرستادن ۱۰۰ ایمیل برای مخاطبین یک ورودی است این یک فعالیت است که شما انجام می دهید. این به آن معنی نیست که تجارت شما را تحت تاثیر قرار می دهد. منظور من این است که اگر آن صد مخاطب، مخاطب مناسبی نباشند و کسی مشتری شما نشود، در نتیجه ۵۰ مشتری ارسال دمو کتاب نتیجه بدست آمده است.

هر هدف نباید بیشتر از ۵ نتیجه کلیدی داشته باشد، حداقل تعداد نتایج کلیدی ۲ یا ۳ تا است.

نمونه نحوه اجرای OKR برای تیم فروش

هدف: تقویت تجارت بین الملی شرکت

نتیجه کلیدی: افزایش بسته بندی با اندازه متوسط یا بیشتر از ۵۰ به ۸۰ درصد

نتیجه کلیدی: افزایش میانگین حجم معاملات شرکت از ۳۰۰ به ۴۰۰ دلار

نتیجه کلیدی: کاهش دور ریز از ۱۰ به ۵ درصد برای ۹۰ روز گذشته

به یاد داشته باشید هر OKR برای تقویت و فعالیتهای جدید برای تغییر و پیشرفت شرکت تمرکز می کند. این سیستم به طور لازم فقط برای تجارت نیست. شما باید همچنان تمامی کارهای لازم برای این که مطمئن از انجام فعالیت های تجارت مد نظر شوید. ولی OKR به شما می گوید تمامی افراد در شرکت هر کدام  بر روی چه چیزی تمرکز خود را برای تقویت و پیشرفت تجارت می گذارند.

۷- کجا می توانم نمونه های از OKR پیدا کنم؟

ما افراد را برای پیدا کردن نمونه های از OKR، آنها را به خواندن مقاله نمونه های OKR ( اهداف و نتایج کلیدی) برای مدیران پروژه دعوت می کنیم.

این مهم است که اشاره کرد که OKR چیزی نیست که شما بتوانید کپی کرده و از آن استفاده کنید. شما باید در نظر بگیرید نه تنها فقط اهداف شرکت چه باشد بلکه مشکلات و محدوده های که باعث تقویت تیم خاصی در شرکت، برای بهتر شدن نتایج می شود تصمیم گیری کنید.این فعالیتی نیست که شما از روی یک لیست بتوانید انتخاب کنید.

۸- KPI در مقایسه با OKR؟ تفاوت آنها چیست؟ چگونه با هم تداخل دارند؟

این سوالی است که ما با آن در تمامی زمان روبرو می شویم. انسان ها بعضی اوقات فکر می کنند که آنها نیاز دارند که بین OKR و KPI انتخاب کنند ولی این یک اشتباه بسیار نادرست است. هر دو آنها ارزش تجاری مهمی دارند.

KPI همان ابزار روزانه شما (ماهانه و یا سه ماهه ) برای سنجش تجارت شما هست که به شما می گوید شرکت شما به خوبی فعالیت می کند. KPI اهدافی دارد که به ما می گوید که در چه سطحی از فعالیت باید باشیم تا به اعداد بدست آمده برسیم، تا فعالیت خود را ادامه و زنده نگه داریم. KPI باید به صورت روزانه به آن رسید و اگر نیاز به استفاده در OKR نباشد این به شما می‌گوید که باید بر روی چه چیزی تمرکز خود را بگذارید.

OKR همان ابزاری است که شما به دنبال پیشرفت و تغییر و ابتکار عمل هستید است. آنها ابزاری هستند که جهت شرکت را تعیین می کنند. وقتی شما اهداف سه ماهه تعیین می کنید برای OKR، شما تصمیم می گیرید که زمان خود و منابع خود را برای بازه سه ماهه آینده چه طور سپری کنید. این بدین معنی نیست که شما فعالیت های روزانه خود را که به سلامت تجارت شما کمک می کند رها کنید.

به طور ساده KPI  تاثیر پذیر و بیشتر به گذشته نگاه می کند و پاسخ آن این است که به هدف رسیده ایم یا نه؟ OKR در جهت آینده است و انجام فعالیت طوفان فکری به طور همزمان برای اینکه فهمید چه طور به پیش رفت. اگر شما هنوز در مورد تفاوت بین OKR و KPI به نتیجه نرسیدید این مقاله را که تفاوت و چگونگی نیاز هر دو روش در شرکت را بیان می کند مطالعه کنید.

۹- از کدام ابزار برای پیاده سازی OKR باید استفاده کرد؟ به صورت نوشتاری یا از نرم افزاز OKR؟

با اطمینان شما باید از نرم افزارهدف سنج استفاده کنید.در اینجا چند دلیل برای استفاده از این نرم افزار آورده شده است.

نکته اول این است که در روش نوشتاری  به احتمال ۹۰ درصد افراد OKR را طراحی می کنند و آن را تا آخر ماه یا بازه سه ماهه به فراموشی می سپارند. اگر شما به صورت مداوم برنامه ریزی نمی کنید چطور می خواهید به اهداف OKR خود دست یابید و در نهایت موفقیتی شامل حال شما نمی شود و اگر شما به آن برسید شما فقط خوش شانس بوده اید و احتمال زیاد با یک OKR نامناسب شروع کرده اید. در هدف سنج ما ابزاری داریم که به صورت هفتگی چک می کنند فعالیت شما را و اطلاعاتی در اختیار شما قرار می دهیم که برای  شما در برنامه ریزی کردن کمک می کند و شفافیت کارکنان شما را به سمت OKR در هر هفته پیش می برد.

ما همچنین OKR های خود به صورت ساده را به روز رسانی می کنیم. OKR تیم‌های که بالاتر از سطح معمول هفتگی فعالیت دارند با یک کلیک ساده می‌توان اندازه گیری های شما و یا تغییر اسلاید ها را بروز رسانی کرد .

در آخر در هدف سنج شما به سادگی می توانید مشاهده کنید که آیا OKR شما در مسیر موفقیت است یا نه و یا اگر ریسک شکست وجود دارد شما با یک نگاه به برنامه ما می توانید متوجه آن شوید. ما متوجه آن هستیم که شما نیروی انسانی کافی را برای آموزش افراد برای چند روز را ندارید (آموزش ۲  روزه قابل مقایسه با تجربه مدیرانی که به صورت روزانه با نحوه اجرای OKR در ارتباط هستند نیست). ما همچنین متوجه آن هستیم که شما منابع کافی برای استخدام  یک مربی OKR  را ندارید و ما می دانیم اگر کارکنان شما و رهبران واقعا متوجه نحوه اجرای OKR شده باشند، شما در هدف سنج بهترین ابزار را در بازار پیدا خواهید کرد و برای سالهای آینده مشتری ما خواهید ماند.

۱۰- چه کسی باید در این ابزار اهداف را تعیین و بروز رسانی کند؟

OKR باید به تدریج پیاده سازی شود. تمامی افراد را در نرم افزار هدف سنج اضافه نکنید و از آن ها نخواهید این کار را سریع انجام دهند. در ابتدا آنها باید اصول اولیه نحوه اجرای OKR را یاد بگیرند تا زمانی که آنها متوجه نشدن برای اینکه چه چیزی باید بنویسند جلوگیری کرد و ما می دانیم این امر بسیار جالب است که همه افراد به سرعت در این سیستم مشارکت کنند ولی اگر افراد گیج و OKR نامناسبی انتخاب کنند، برای آنا چه نفعی خواهد داشت.

با اضافه کردن اهداف شرکت برای جهت دهی به افراد شروع کنید. این فعالیت که می تواند توسط مدیریت یا یک فرد مشخص انجام شود . مرحله بعدی برای مدیران تیم ها است که OKR خود را با توجه به تیم خود وارد کنند و با اهداف شرکت هم جهت کنند. دراین حالت ما آماده شروع هستیم.

بروز رسانی معمولا در اختیار مدیر تیم است. حتی می تواند در دست یک فرد کنجکاو باشد. از این مهم تر این است که فردی است که نتایج کلیدی را به صورت هفتگی بروز رسانی می کند. اگر کسی مسئول به روز رسانی هفتگی نتایج کلیدی به صورت هفتگی نباشد، مانند این است که اصلا به روز رسانی اتفاق نیفتاده است.

ما امیدواریم این مقاله به شما در پاسخ گویی به سوالات تان کمک کرده باشد. اگرچه شما احتمالا سوالاتی هنوز دارید، حتی بیشتر از زمانی که این مقاله را می‌خواندید. OKR ابزار قوی ولی زمان بر برای خلق ذهنیت مناسب برای فرهنگ تغییر، دانش درست برای اجرای موفق و ابزار درست برای فرآیند رسیدن به موفقیت است.

هدف سنج چیست؟ هدف سنج یک نرم‌افزار پیاده سازی OKR است و به شما کمک می‌کند تا بتوانید به خوبی اهداف و نتایج کلیدی ‌خود را مشخص کنید. همچنین شما قادر خواهید بود تا در هر لحظه از اوضاع سایر اعضای تیم با خبر شوید و بدانید در کجای مسیر قرار دارند.

منبع: https://blog.weekdone.com/top-10-questions-managers-okr-goal-setting-examples-templates/