برنامه ریزی سازمانی: انواع برنامه ریزی و گام های آن (روش کلاسیک)

تدوین برنامه ریزی سازمانی مانند ترسیم مسیر شرکت شما بر روی نقشه است. شما باید بدانید که برای ادامه رقابت چه مسیری را دنبال می کنید. اساسا ادامه دادن حرکت بدون دانستن مسیر آن کاری احمقانه است که نتیجه‌ای هم به دنبال نخواهد داشت. پس حتما باید با برنامه ریزی سازمانی آشنا باشیم تا بتوانیم به نتایج دلخواهمان برسیم. برنامه ریزی سازمانی به روش‌های متعددی انجام می‌شوند که برخی از آن‌‌ها مدرن و برخی کلاسیک‌اند. برنامه‌ریزی کلاسیک با کلیدواژه‌های استراتژیک، تاکتیک، عملیات و احتمال بسیار سروکار دارد. اما این اصول دقیقا چیست و چطور باید آن‌ها را به طور مؤثر انجام دهیم؟

برنامه ریزی سازمانی چیست؟

برنامه ریزی سازمانی فرایند تعریف دلیل شرکت برای وجود، تدوین چک لیست اهداف برای درک پتانسیل کامل و ایجاد کارهای مجزا (ساختار شکست کار) به طور فزاینده برای رسیدن به اهداف است. هر مرحله از برنامه ریزی زیرمجموعه قبلی است و برنامه ریزی استراتژیک مهمترین مرحله است.

یک برنامه سازمانی مناسب چهار مرحله دارد که شامل استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتمالی است. هر مرحله از برنامه ریزی زیرمجموعه قبلی است و برنامه ریزی استراتژیک از همه مهمتر است.

انواع برنامه ریزی سازمانی (کلاسیک) را بشناسید

یک: استرتژیک یا راهبردی

یک برنامه استراتژیک تصویر کلان شرکت است. این برنامه اهداف شرکت را برای مدت زمان مشخصی تعیین می کند. و اطمینان حاصل می کند این اهداف با مأموریت ، چشم انداز و ارزش های شرکت همسو باشند. برنامه ریزی استراتژیک معمولاً توسط مدیران ارشد تدوین می شود. اگرچه برخی از شرکتهای کوچکتر تصمیم می گیرند همه کارمندان خود را هنگام تعیین مأموریت، چشم انداز و ارزشهایشان همراه کنند.

دو: تاکتیکی

برنامه تاکتیکی نحوه اجرای یک برنامه استراتژیک توسط شرکت را توصیف میکند. یک برنامه تاکتیکی متشکل از چندین هدف کوتاه مدت است. که این اهداف معمولاً طی یک سال انجام می شود و از برنامه استراتژیک پشتیبانی می کند. به طور کلی ، تنظیم و نظارت بر استراتژی های تاکتیکی ، مانند برنامه ریزی و اجرای یک کمپین بازاریابی ، بر عهده مدیران میانی است.

سه: عملیاتی

برنامه های عملیاتی شامل مواردی است که برای اجرای برنامه های تاکتیکی باید به صورت مداوم و روزمره انجام شود. برنامه های عملیاتی می تواند شامل برنامه های کاری ، خط مشی ها ، قوانین یا مقرراتی باشد که استانداردهایی را برای کارمندان تعیین می کند، و همچنین وظایفی را مشخص می کند که مربوط به نحوه ی انجام اهداف تاکتیکی است.

چهار: احتمالی

برنامه های احتمالی در صورت بروز بحران یا اتفاق پیش بینی نشده ، مورد استفاده قرار می گیرند. برنامه های اضطراری طیف وسیعی از سناریوها و پاسخ های مناسب را برای موضوعات مختلف از برنامه ریزی پرسنل تا آمادگی پیشرفته برای حوادث خارج از سازمان که می تواند بر تجارت تأثیر منفی بگذارد ، پوشش می دهد. ممکن است شرکت ها برای مواردی مانند نحوه پاسخگویی به یک بلای طبیعی ، نرم افزار نادرست عملکرد یا خروج ناگهانی یک مدیر سطح عملیاتی برنامه های اضطراری داشته باشند.

۵ مرحله در برنامه ریزی سازمانی از  منظر کلاسیک چیست؟

روند برنامه ریزی سازمانی شامل پنج مرحله است که در حالت ایده آل، یک چرخه را تشکیل می دهد.

یک: تدوین برنامه استراتژیک

• رسالت ، چشم انداز و ارزش های خود را مرور کنید.
• اطلاعات مربوط به شرکت خود را جمع کنید ، اطلاعاتی مانند معیارهای نشانگر عملکرد خوب از بخش فروش.
• تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهید. نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدهای شرکت خود را مشخص کنید.
• اهداف بزرگی تعیین کنید. اهدافی که ماموریت ، چشم انداز ، ارزش ها ، داده ها و تجزیه و تحلیل SWOT شما را در نظر بگیرد.

دو: برنامه استراتژیک را به مراحل تاکتیکی مبدل کنید

در این مرحله از برنامه ریزی سازمانی، باید برنامه های تاکتیکی را تدوین کنیم. گام های زیر برای انجام شدن این مرحله ضروری است. مدیران میانی بهترین مجریان این مرحله هستند. اهداف کوتاه مدت را تعریف کنید – اهداف یک ساله معمول است – که از برنامه استراتژیک هر بخش پشتیبانی می کند ، مانند تعیین سهمیه برای تیم فروش ، بنابراین شرکت می تواند هدف درآمد استراتژیک خود را برآورده کند. فرآیندهایی را برای بررسی دستیابی به هدف ایجاد کنید تا مطمئن شوید اهداف استراتژیک و تاکتیکی برآورده می شوند. مانند اجرای گزارش CRM هر سه ماهه و ارسال آن به مدیران ارشد. برنامه های احتمالی را تهیه کنید. مانند اینکه در صورت سود ، عملکرد ضعیف CRM یا تیم فروش یا نقض داده ها ، چه کاری باید انجام دهید.

سه: تدوین برنامه عملیاتی روزانه 

برنامه های عملیاتی ، یا فرایندهایی که نحوه گذران روز کارمندان را تعیین میکنند ، عمدتاً به عهده مدیران میانی و کارمندانی است که به آنها گزارش میدهند. به عنوان مثال ، فرایندی که نماینده فروش برای یافتن ، پرورش و تبدیل سرنخ به مشتری دنبال می کند ، یک برنامه عملیاتی است. برنامه های کاری ، گردش کار خدمات مشتری یا سیاست های GDPR که از اطلاعات مشتریان احتمالی محافظت می کند ، همه به یک بخش فروش در رسیدن به هدف تاکتیکی خود کمک می کند بنابراین آنها زیر چتر برنامه های عملیاتی قرار میگیرند.

این مرحله باید شامل تعیین اهدافی باشد که هر یک از کارکنان باید طی یک دوره مشخص به آنها دست یابند.

مدیران ممکن است برخی از برنامه ها مانند برنامه های کاری را خود تنظیم کنند. از طرف دیگر ، تکالیف منفردی که یک برنامه فروش را تشکیل می دهند ممکن است نیاز به ورود کل تیم داشته باشد. این مرحله همچنین باید شامل تعیین اهدافی باشد که تک تک کارمندان باید طی یک دوره مشخص برای دستیابی به آنها تلاش کنند.

چهار: برنامه ها را اجرا کنید

وقت آن است که برنامه ها را عملی کنیم. از نظر تئوری ، فعالیت هایی که به صورت روزمره انجام می شوند (که توسط برنامه عملیاتی تعریف شده اند) باید به دستیابی به اهداف تاکتیکی کمک کنند ، که به نوبه خود از برنامه استراتژیک کلی پشتیبانی می کند.

پنج: نظارت بر پیشرفت و تنظیم برنامه ها

هیچ برنامه ای بدون دوره های تأمل و تنظیم کامل نیست. در پایان هر یک سال یا دوره هدف کوتاه مدت ، مدیران میانی باید بررسی کنند که آیا به معیارهای تعیین شده در مراحل قبلی برنامه ریزی سازمانی خود رسیده اند یا خیر. سپس گزارش های پشتیبان داده را به مدیران ارشد سازمان ارائه دهند. به عنوان مثال ، این برای زمانی است که مدیر بخش فروش گزارشی را تجزیه و تحلیل می کند که آیا روند جدیدی برای مدیریت خط فروش به تیم برای رسیدن به سهمیه خود کمک کرده است یا خیر. از طرف دیگر ، یک تیم بازاریابی ممکن است تجزیه و تحلیل کند که آیا تلاش آنها برای بهینه سازی صفحات تبلیغاتی و تبلیغات در تولید تعداد مشخصی از پیش فروش ها برای بخش فروش موفق بوده است یا خیر.

همچنین بخوانید: ۶ مرحله مهم در چرخه برنامه ریزی

دنیای بعد از برنامه ریزی کلاسیک: امروز چه می‌گویند؟

در این مقاله شیوه ی برنامه ریزی سازمانی از منظر دیدگاه کلاسیک را بررسی کردیم اما دیدگاه کلاسیک به دلیل تدوین اهداف استراتژیک بلندمدت ۵ ساله در خیلی از سازمان ها به فراموشی سپرده می شود و کارایی لازم را ندارد. به همین دلیل در عصر کنونی موفق ترین استارتاپ های جهانی برای برنامه ریزی به شیوه های جدید برنامه ریزی مانند OKR روی آورده اند. مطالعۀ تفاوت برنامه ریزی کلاسیک (MBO) و OKR به شما کمک می‌کند که این تصمیم مدیران مدرن را بیشتر درک کنید. اگر می خواهید در کسب و کارتان به اندازه گوگل رشد کنید و به رهبر بازار خودتان تبدیل شوید، باید جا پای سیستم مدیریتی گوگل بگذارید که همان OKR است.

OKR سازمان خودتان را از اینجا به رایگان شروع کنید