نیوتون یکبار گفت: «اگر افق دورتری را دیدم با ایستادن بر شانۀ غول‌ها میسر شد». ایستادن بر شانۀ غول‌ها اشاره به این دارد که از تجربیات گذشتگان برای کشف حقیقت استفاده کنیم. حقیقتِ مدیریت سازمانی چیست؟ برای کشف آن، باید نگاهی به شرکت‌های بزرگ بیندازیم. شرکت‌های های متعددی از گوگل گرفته تا آمازون برای تعیین و رسیدن به اهدافشان از روش مدیریتی OKR استفاده می‌کنند. OKR به تمام این شرکت‌ها کمک کرده تا «اهداف» قابل اندازه‌گیری طراحی کنند و مسیر رسیدن به آنها را با استفاده از نتایج کلیدی هموار کنند. سؤال مهم این است که مانند این شرکت‌ها چطور OKR موثر بنویسیم؟ پیشنهاد میکنم برای یافتن پاسخ، این مقاله را تا انتها مطالعه کنید و بر شانۀ غول‌ها بایستید!
OKR چیست؟
فریمورک OKR از دو بخش اهداف (objectives) و نتایج کلیدی (key results) تشکیل شده‌است. اشخاص یا تیم‌ها از آن برای تعیین اهداف و برنامه ریزی برای چگونگی رسیدن به آنها استفاده می‌کنند.
اهداف (Objectives)
هدف (objective) آنچه که می‌خواهید بدست بیاورید را توضیح می‌دهد. این اهداف کیفی هستند و باید بلندپروازانه و عملیاتی باشند. همچنین احتیاج داریم تا زمان رسیدن به این هدف را تعیین کنیم.
نتایج کلیدی (key result)
نتایج کلیدی چگونگی رسیدن به اهداف را مشخص و اندازه گیری می‌کنند. این نتایج باید کمّی و قابل اندازه گیر باشند. در حالت مطلوب شما احتیاج دارید برای هر یک از اهداف بین سه تا پنج نتیجه کلیدی تعریف نمایید. به بیان بهتر شما با رسیدن به «نتایج کلیدی»، اهدافتان را برآورده می‌کنید. مثال ساده‌ای از OKR را برای درک بهتر این مفهوم بررسی می‌کنیم. فرض کنید می‌خواهید یک برنامه تلویزیونی به شبکه‌تان اضافه کنید. اضافه کردن برنامه «هدف» شماست. تولید یک ساعت محتوا و امضا قرارداد با اسپانسر می‌تواند نمونه‌هایی از نتایج کلیدی شما باشند.
احتمالاً شما نیز درمورد شاخص عملکرد کلیدی یا KPI هم شنیده‌اید. آیا می‌توانید دقیقاً تفاوت آن با OKR را توضیح دهید؟ برای درک عمیق‌تر اینکه چطور OKR بنویسیم، در ادامه به این سؤال خواهیم پرداخت.
تفاوت OKR و KPI چیست؟
KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد در فعالیت‌های اجرایی شما می‌باشد. این شاخص‌ها در شرکت‌ها و بخش‌های مختلف با یکدیگر متفاوت‌اند. برای مثال نرخ کلیک کاربران یک KPI برای تیم بازاریابی می‌باشد و شاخص خالص ترویج کنندگان (NPS) برای تیم پشتیبانی فروشندگان کاربرد دارد. اگرچه OKR و KPI شبیه به هم به نظر می‌رسند اما کاملا با یکدیگر متفاوت‌اند. OKR به شما کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری تعیین نمایید و به آن برسید در حالی که KPI به شما کمک می‌کند تا عملکرد یا کیفیت فعالیت‌های مهم و حیاتی‌تان را اندازه گیری نمایید (مانند عقربه‌ای که سرعت خودرو را نشان می‌دهد.) به یاد داشته باشید که OKR از یک هدف (OBJECTIVE) و چند نتیجه کلیدی (KEY RESULTS) برای رسیدن به هدف تشکیل شده‌است. این در حالی است که KPI یک شاخص برای ارزیابی مقدار پیشرفت شما است.
به مثال مقابل توجه کنید:
«هدفِ» OKR شرکت شما ارتقای تجربه مشتریان است و یکی از «اهداف کلیدی» شما در سه ماه آینده، «رساندن شاخص خالص ترویج کنندگان (NPS) به پنجاه» است.
بیایید در این مثال اجزای مختلف را بررسی کنیم:
هدف (OBJECTIVE): ارتقای تجربه مشتری.
نتیجه کلیدی (KEY RESULTS): رسیدن شاخص خالص بازدیدکنندگان به پنجاه در سه ماه آینده.
KPI: در اینجا شاخص خالص بازدیدکنندگان (NPS)
یعنی با استفاده از این شاخص می‌توانید میزان نزدیک شدن به نتیجه کلیدی‌تان را بسنجید.
گاهی اوقات با وجود تفاوت ذاتی OKR و KPI این دو مورد به هم مربوط می‌شوند. فرضا اگر زمانی KPI شما در قسمتی پایین‌تر از حد انتظار باشد، نشان دهنده این است که فرآیندهایتان احتیاج به بهبود دارند. شما می‌توانید با تعریف کردن یک OKR جدید این فرآیند را بهتر کنید. برای مثال هنگامی که نتایج KPI نشان دهنده میزان پایین فروش است، می‌توان با تعریف کردن یک OKR این مشکل را حل کرد. چگونگی ایجاد تعادل بین OKR و KPI از مهمترین مواردی است که مدیران موفق در آموزش‌های پایه خود یاد می‌گیرند. شما هم به عنوان یک مدیر حتما باید در این مورد اطلاعات جامعی داشته باشید!
چطور یک OKR موثر بنویسیم؟
برای نوشتن یک OKR خوب تنها به یک فرمول ساده احتیاج داریم: «من می‌خواهم…» هدف است. این هدف با «نتایج کلیدی» شما اندازه گیری می‌شود.
اما قبل از استفاده از این فرمول یک بار دیگر نکات مهمی که گفتیم را مرور می‌کنیم.
- اهداف باید الهام و بخش و بلندپروازانه باشند.
- برای اهدافتان چارچوب زمانی تعیین کنید.
- هر فرد، تیم یا دپارتمان باید بین سه تا پنج هدف انتخاب کند.
- نتایج کلیدی باید دارای قابلیت اندازه گیری باشد.
- هر هدف می‌بایست بین سه تا پنج نتیجه کلیدی داشته باشد.
پنج نمونه OKR معمول و استفاده شده
آشنا شدن با این پنج مورد به اینکه چطور OKR های موثر بنویسیم کمک می‌کند.
یک: چطور OKR هایی در سطح سازمان بنویسیم؟
OKR هایی در سطح سازمان اهداف کلی اند که توسط مدیران ارشد طراحی می‌شود و تمام کارکنان و مدیران به آن متعهدند. عرضه یک محصول جدید یا دو برابر کردن درآمد در یک سال نمونه‌هایی از این نوع OKR اند. دپارتمان‌های مختلف، OKR مربوط خودشان را با توجه به OKR کلی سازمان تنظیم می‌کنند. در ادامه به یک مثال توجه کنید: فرض کنید مدیر یک هتل می‌خواهد تجربه مشتریانشان را بهتر کند تا جایزه برترین هتل را دریافت کند.
مدیر هتل می‌تواند همچین چیزی برای این هدف بنویسد:
هدف: ما میخواهیم تجربه مشتریانمان را تا آخر فصل پاییز ارتقا بدهیم.
که با این موارد اندازه گیری می‌شود:
- در پایان تابستان نرخ خالص ترویج‌کنندگان (nps) (یا همان نرخ وفاداری مشتریان) به عدد ۵۰ برسد.
- موارد مورد انتقاد مشتریان در کمتر از یک ساعت حل شود.
- سرعت فرآیند پذیرش مشتریان تا آخر پاییز ۴۰% سریعتر شود.
چرا این OKR به خوبی کار می‌کند؟
- یک هدف بلند پروازانه دارد
- نتایج کلیدی‌اش با یکدیگر هماهنگی دارند (برای افزایش نرخ وفاداری مشتریان احتیاج است تا مشکلات مشتریان سریعتر حل شود)
- تمام نتایج کلیدی قابلیت اندازه‌گیری دارند (در آنها عدد وجود دارد)
حالا مدیر می‌تواند قدم‌های ضروری برای رسیدن به اهدافش را بردارد.
دو: چطور OKR های فروش بنویسیم؟
OKR های فروش به شما کمک می‌کنند تا بازده فروش افزایش پیدا کند. همچنین به اعضای تیم فروشتان انگیزه می‌دهد تا عملکرد بهتری داشته باشند. معمولا تیم فروش نقش بزرگی در میزان درآمد شرکت‌ها دارد. پس ضروری است تا اهداف درستی تعیین کنیم و نتایج کلیدی‌مان نیز به درستی انتخاب شود. در غیر این صورت تیم فروش شما دچار مشکل می‌شود. برای جلوگیری از به وجود آمدن هرگونه مشکلی برای تیم فروش، می‌توانید از مثال زیر الگو بگیرید.
هدف: ما میخواهیم درانتهای فصل پاییز به درامد ماهیانه ۱۰۰ هزار دلار برسیم.
که با این موارد اندازه گیری می‌شود:
- افزایش نرخ نگهداشت کاربر تا ۳۰% تا پایان تابستان
- ۱۰% افزایش عضویت ماهانه
- کاهش نرخ ریزش کاربر از ۲% به ۱%
با این OKR تیم فروش اهداف مشخصی دارد و به طور شفاف بیان می‌کند که می‌خواهد به چه چیزی و در چه زمانی برسد. از آنجا که نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری است، بررسی این موضوع که در زمان پیش‌بینی شده به OKR مدنظرمان رسیده‌ایم یا نه، آسان خواهد بود.
سه: چطور OKR های بازاریابی بنویسیم؟
شما نمی‌توانید بدون ارتقا عملکرد تیم بازاریابی، فروشتان را به خوبی افزایش بدهید. فرض کنید یک شرکت می‌خواهد با تعیین OKR فعالیت‌های بازاریابی خود را بهبود بخشد. آنها می‌خواهند این کار را با تمرکز روی شبکه‌های اجتماعی انجام دهد. این کار به این صورت انجام می‌شود:
هدف: ما میخواهیم شبکه‌های اجتماعی تا پایان سال رشد چشمگیری داشته باشند.
که با این موارد اندازه گیری می‌شود:
- افزایش تعداد دنبال کنندگان توییتر تا ۳۰ هزار
- افزایش بازدید ویدیوهای یوتیوب به میزان ۵ هزار یا بیشتر
- دو برابر کردن تعداد گفتگوها در شبکه‌های اجتماعی در مقایسه با ۳ ماه گذشته
چهار: چطور OKR های منابع انسانی بنویسیم؟
نمونه‌های قبلی درمورد این بود که چطور OKR بازاریابی یا فروش بنویسیم. اما تنها این تیم‌ها نیستند که برای کسب و کار شما مهم‌اند. به یاد داشته باشید که بخش‌های دیگری هم غیر از بخش فروش و بازاریابی وجود دارد که تاثیر زیادی روی رشد و سودآوری کسب و کار شما دارد. سایر تیم‌ها حتی تیم منابع انسانی هم به OKR نیاز دارد. بیاید در یک مثال ببینیم اگر تیم منابع انسانی بخواهد میزان رضایت کارکنان را افزایش دهد، OKR آن چگونه خواهد بود.
هدف: من می‌خواهم در سال جدید تجربه بهتری برای کارمندانم مهیا کنم.
که با این موارد اندازه گیری می‌شود:
- افزایش شاخص خالص ترویج کنندگان (میزان وفاداری)کارمندان از ۵۰ به ۸۰
- مصاحبه با ۵ کارمند در هر بازه زمانی ۲ ماهه برای بهتر فهمیدن نیازهایشان
- سپردن وظایف متنوع و جدید به ۲ کارمند در هر ماه به کارمندان برای سنجش استعدادهای کشف نشده‌شان
می‌توان اهدافی شبیه اهداف بالا برای فعالیت‌های منابع انسانی در نظر گرفت؛ از استخدام نیروی جدید گرفته تا ایجاد فرهنگ سازمانی و … .
پنج: چطور OKR های شخصی بنویسیم؟
OKR می‌تواند در سطح‌های مختلف سازمان استفاده شود اما این تمام استفاده از OKR نیست. شما می‌توانید حتی برای پیشرفت در زندگی شخصی هم از OKR استفاده کنید. فهمیدن اینکه چطور OKR های شخصی بنویسیم، کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری روی اهدافی که برایمان مهم است بگذاریم. این اهداف می‌تواند چیزهای مختلفی از کم کردن وزن تا سپری کردن زمان بیشتری با خانواده باشد.
آیا این مدل OKR شبیه همان اهدافی است که در شروع سال جدید برای خودمان در نظر می‌گیریم؟
خیر! برخلاف OKR، معمولا اهدافی که در شروع سال جدید انتخاب می‌کنیم بی‌دوام هستند و معیاری برای اندازه‌گیری و بازبینی آنها وجود ندارد. اینکه چطور OKR بنویسیم با اینکه چطور اهداف سرسری سالانه را بنویسیم کاملاً متفاوت است. پس بیایید ببینیم چگونه کسی می‌تواند با استفاده از OKR به خودش کمک کند تا زندگی سالم‌تری داشته باشد. به مثال زیر توجه کنید:
هدف: من می‌خواهم سبک زندگی سالم‌تری داشته باشم.
که با این موارد اندازه‌گیری می‌شود:
- هر روز صبح ۲ کیلومتر بدوم.
- ۲ وعده میوه و سبزیجات در روز بخورم
- هر روز یک ساعت مدیتیشن کنم
حالا این فرد می‌تواند هر روز نتایجش را بسنجد تا نتیجه‌اش مانند تصمیم‌های سال نو رها نشود. درعوض با OKR و سنجش نتایج کلیدی‌اش در بازه‌های سه ماهه، همواره در مسیر رشد شخصی خود پیش خواهد رفت.
چگونه با استفاده از یک نرم افزار OKR بتوانیم بهتر آنها را کنترل کنیم؟
حالا که در نمونه‌های مختلف آموختیم چطور OKR بنویسیم، میخواهیم مطمئن شویم که می‌توانید برای خود و سازمانتان شروع به نوشتن OKR کنید. اما چگونه می‌خواهید OKRهای خود را اجرا کنید و به آنها برسید؟استفاده از یک دفتر یا تعدادی کاغذ در دنیای دیجتال امروز نمی‌تواند خیلی پیشنهاد خوبی باشد. درضمن این ابزار می‌تواند باعث سردگم شدن اعضای تیمتان بشود. خوشبختانه شما می‌توانید این مشکل را با استفاده از یک نرم‌افزار OKR مانند هدف سنج به خوبی حل کنید.
هدف سنج چیست؟
هدف سنج یک نرم‌افزار پیاده سازی OKR است و به شما کمک می‌کند تا بتوانید به خوبی اهداف و نتایج کلیدی‌تان را مشخص کنید. همچنین قادر خواهید بود تا در هر لحظه به آنها از اوضاع سایر اعضای تیم با خبر شوید و بدانید در کجای مسیر قرار دارند.
بدون دیدگاه