مدیریت تیم از گهواره تا گور

چگونه میتوان همواره در مدیریت تیم بدرخشید؟؟؟

زمانی بود که شما به عنوان یک عضو معمولی یک تیم کار می کردید، دستور می گرفتید و دیوانه وار کار می کردید تا کار را به موقع انجام دهید. تا اینکه یک روز به سمت مدیر ارتقا پیدا کردی و دیگر هیچ چیز مثل قبل نشد و شما تبدیل به مسئول مدیریت تیم شدید. چیزی که مایه لذت بود به زودی به مسئولیتی نگران کننده برای رهبری، الهام بخشیدن و ایجاد انگیزه در افرادی که تحت مدیریت شما بودند تبدیل شد.

از این گذشته، “تمام آن چیزی که می درخشد طلا نیست.” و همین را می توان در مورد مدیران نیز گفت. مدیریت تیم مستلزم توسعه شخصی و حرفه ای است. با این حال، توسعه نیاز به زمان و تجربه دارد. بنابراین چگونه می توانید به عنوان یک مدیر ، با مدیریت تیم، خودرا ارتقاء دهید ودر نقش خود رشد کنید؟

در اینجا ۹ تکنیک وجود دارد که به شما در مدیریت تیم کمک می کند:

۱- در مدیریت تیم عاقلانه استخدام کنید، با درایت منصوب کنید:

سرمایه گذاری زیادی روی نحوه مدیریت تیم پایدار برای دستیابی به نتایج مطلوب انجام شده است. اگر به شما بگویم که تقریباً ۵۰ درصد از مدیریت تیم را می توان به راحتی با ساختن یک تیم خوب به دست آورد، شما چه می گویید؟

البته، تیم سازی چیزی نیست که بتوان یک شبه به آن دست یافت. این یک فرآیند همیشه در حال اجرا است که نیاز به ورودی مداوم توسط یک مدیریت تیم دارد. اما نقاط شروع خاصی وجود دارد که ممکن است به شما کمک کند با تیمی شروع کنید که بعداً مدیریت آن آسان خواهد بود.

یکی از این نقاط شروع، جذب نیرو است. تکالیف خود را انجام دهید و ارزیابی کنید که کدام یک از اعضای مدیریت تیم پایدار برای یک نقش خاص مناسب تر است. در مورد تخصص مورد نیاز برای یک نقش و همچنین تخصص هر یک از اعضا بررسی لازم را انجام دهید.

در نتیجه، نه تنها از منابع خود حداکثر استفاده را خواهید کرد، بلکه اعضای تیم شما نیز با دانستن این که نقشی را انتخاب کرده اند که مجموعه مهارت های آنها را تحسین می کند، شکوفا خواهند شد. در نهایت، یک وضعیت برد-برد.

با این حال، استخدام عاقلانه و سپس انتصاب با درایت، همیشه آنقدر که به نظر می رسد ساده نیست. به همین دلیل است که سازمان ها از یک مدل مدیریت تیم به نام نقش های تیمی بلبین استفاده می کنند.

نقش‌های تیمی بلبین به مدیران کمک می‌کند تا با درک نقش‌های مختلف در یک مدیریت تیم و شخصیت‌هایی که از آنها انتظار می‌رود به طور فعال تیم خود را مدیریت کنند.

مدل تیم بلبین ۹ نقشی را که هر مدیریت تیم باید انجام دهد برجسته می کند. این بدان معنا نیست که هر تیم باید ۹ عضو تیم نیز داشته باشد. این بستگی به نحوه درک مدیر از این نقش ها و استفاده از منابع موجود برای انجام آنها دارد.

نقش های تیم بلبین با شخصیت ها و مشارکت های مربوطه در جدول زیر خلاصه شده است.

۲- در مدیریت تیم، از OKR استفاده کنید:

برای مدیریت تیم، باید مدیریت زمان خوب را نیز بیاموزید.

جدول زمانی مشخص را به نقش هر یک از اعضا در یک پروژه ضمیمه کنید. و آن را به اهداف هفتگی مرتبط کنید. نگه داشتن اعضای تیم در یک برنامه زمانی تعریف شده به آنها اجازه می دهد. تا عملکرد و فعالیت خود را با چرخه عمر پروژه پیگیری کنند.

یکی از راه های مدیریت جدول زمانی فردی، استفاده از نرم افزار مدیریت تیم است.

هدف سنج یک ابزار مدیریت تیم رایگان است. هدف سنج ارائه دهنده بهترین نرم افزار مدیریت تیم آنلاین و ابزاری برای دورکاری است. که کارهای خلاقانه ای در حیطه مدیریت انجام می دهد. این نرم افزار شامل فازهای هدف گذاری(OKR)، اجرا(task management) و ارزیابی عملکرد ( KPI ) می باشد تا شما را در چابک سازی روزافزون تیم هایتان یاری رساند.

ثانیا، ایجاد یک هدف واحد که محدوده پروژه را مشخص می کند کافی نیست. اطمینان حاصل کنید که آن هدف را با اهداف تیم خود هماهنگ کرده اید تا هر یک از اعضا بدانند چگونه اهداف تعیین شده خود را به تصویر بزرگتر مرتبط کنند. در غیر این صورت، اعضای تیم شما می توانند در جهت مخالف هدایت شوند.

در سال ۲۰۱۵، یک نظرسنجی توسط شرکت Clear گزارش داد که ۹۷٪ از کارمندان و مدیران بر این باورند که عدم همسویی در یک تیم بر نتیجه یک کار یا پروژه تأثیر می گذارد.

اکثر مدیران عامل از روش اهداف و نتایج کلیدی ( OKR ) استفاده می‌کنند، چارچوبی که عملکرد یک کارگر را در راستای اهدافش در یک جدول زمانی مشخص اندازه‌گیری می‌کند.

E.C.C  -۳ را در تیم خود فعال کنید:

به عنوان یک مدیر ، هنگام مدیریت تیم، باید با نکات طلایی ارتباطات آشنا باشید. اگرچه این نکته هنوز طلایی و به همان اندازه سازنده است، اما دیگر به تنهایی کافی نیست. برای تبدیل شدن به یک مدیریت تیم کامل، باید B.E.C.C را در تیم خود اعمال کنید. B.E.C.C چیست؟

B=Bond،  E=Epathize، C=Connect و C=Communicate. (B.E.C.C)

سبک‌های رهبری زیادی وجود دارد که می‌توان آنها را منعکس کرد و پذیرفت. اما برای اینکه یک رهبر واقعاً تحول آفرین باشید، باید هر سه نفر باشید: رهنمود، حمایت کننده و مشارکت کننده.

برای تمرین مدیریت تیم، تیم خود را توانمند کنید و به آنها هدیه استقلال بدهید. مشارکت تیم را با اجازه دادن به تصمیم‌گیری برای فرار از پایان شما به آنها تشویق کنید، بنابراین تیم شما برخلاف فضای خفقان‌آور پیروی از دستورالعمل‌های سختگیرانه، احساس رهایی داشته باشد.

برای تمرین رهبری حمایتی، جنبه انسانی خود را نشان دهید یا نقاب بردارید. به تیم خود بگویید که به آنها اهمیت می دهید.

ساندار پیچای، مدیر عامل گوگل، یکی از استراتژی های رهبری حمایتی خود را به اشتراک می گذارد:

“برای اینکه نه تنها موفقیت خود را ببینید، بلکه روی موفقیت دیگران نیز تمرکز کنید.”

۴- دو برابر کردن شناسایی و پاداش در مدیریت تیم:

بپرسید: اگر نتیجه کار به رسمیت شناختن جزئی، مزایای شخصی ناچیز و بازخوردهای غیرقابل قبول از همکارانتان باشد، سختی زیادی برای کار خود انجام می دهید؟ احتمالا درست نیست. همین را برای اعضای تیم خود تصور کنید. شاید قرار دادن خود به جای آنها و سپس درک آنچه برای مدیریت تیم ضروری است، قدرتمندترین تکنیکی باشد که می توانید به کار ببرید.

هر انسانی نیازها، خواسته‌ها و انگیزه‌هایی دارد که نیروی محرکه عقل او برای کار در جهت چیزی است.شما باید اعضای تیم خود را از این امر مستثنی نکنید.نیازهایی هم دارند.آنها همچنین به انگیزه نیاز دارند.و همچنین مایلند به خاطر تلاش سختشان شناخته شوند.

یک مطالعه شناسایی جهانی نشان داد که ۷۸٪ از کارگران ایالات متحده گزارش می دهند که شناخته شدن آنها را در شغلشان انگیزه می دهد.

یک حرف امیدوار کننده کمک زیادی به انگیزه تیم برای ادامه فداکاری می کند. به هر حال، مدیریت تیم شما در پایان روز در قبال قضاوت شما پاسخگو است، این فقط از ویژگی های آنهاست که انتظار داشته باشند به آنها اطلاع دهید که چقدر خوب کار می کنند.

بسیاری از سازمان‌ها از نظریه ERG (وجود، ارتباط و رشد) در محل کار خود برای درک انگیزه‌های کارکنان و نحوه القای انگیزه در آنها استفاده کرده‌اند. تئوری ERG آلدرفر هرمی است که ۳ مجموعه از نیازهای هر انسان را نشان می دهد.

• نیازهای وجودی
• نیازهای مرتبط
• نیازهای رشد

انگیزه از مشوق ها و مشوق ها از نیازها ناشی می شود. برای پرورش انگیزه در تیم خود، ابتدا باید به نیازهای آنها بپردازید.

فرض کنید یک عضو را برای نتایج عالی شناسایی کرده‌اید، آیا این کار باعث می‌شود که او تا ۵ ماه دیگر به همان سطح از نتایج ادامه دهد؟ قطعا نه. شما باید جوایز ملموسی ترتیب دهید که بتواند اخلاق کاری تیم شما را تقویت کند.

بر اساس نظرسنجی انجام شده توسط انتشارات دانشگاه دیلویت، وقتی از آنها پرسیده شد چه چیزی باعث می شود در کارفرمای فعلی خود بمانند، ۴۴ درصد از کارمندان به پاداش های اضافی یا مشوق های مالی پاسخ دادند.

۵- در مدیریت تیم باید فرهنگی که کار گروهی را تقویت می کند را پیدا کنید:

مطالعه ای که بیش از ۷۰۰۰ شرکت را مورد بررسی قرار داد. گزارش داد که تجدید ساختار فرهنگ محل کار یکی از ۳ روند اصلی است. که توسط ۸۶٪ از پاسخ دهندگان بسیار مهم در نظر گرفته شده است.

یکی از اهداف اصلی مدیریت تیم این است که اطمینان حاصل شود. که تیم در غیاب شما به همان اندازه کارآمد عمل می کند که در حضور شما انجام می شود.

در شرکت های بزرگ، مدیران نمی توانند همیشه برای نظارت بر تیم خود حضور داشته باشند. با تدوین یک فرهنگ مثبت و مشارکتی در محل کار، یک مدیر می تواند تیم خود را قادر سازد تا در زمانی که او در محیط کار نیست عملکرد یکسانی داشته باشد.

ابزارهای پیام رسان اجتماعی را تأیید کنید که تیم شما می تواند از آنها برای برقراری ارتباط روزانه با یکدیگر استفاده کند.

۳ مورد از رایج ترین ابزارهای اجتماعی که توسط تیم ها برای همکاری استفاده می شود عبارتند از:

• Slack: پیام رسانی گروهی، پیام خصوصی، به اشتراک گذاری فایل، ادغام با ابزارهای مدیریت پروژه
• Yammer: پیام های گروهی و خصوصی، اشتراک گذاری فایل، ادغام با ابزارهای مدیریت پروژه
• Socialcast:  پیام رسانی گروهی، پیام خصوصی، به اشتراک گذاری فایل، ادغام با ابزارهای مدیریت پروژه

نظرسنجی موسسه جهانی مک کینزی در سال ۲۰۱۶، گزارش داد که ۹۳ درصد از پاسخ دهندگان گفتند که شرکت های آنها حداقل از یک فناوری اجتماعی استفاده می کنند.

برای مدیریت تیم در مورد جزئیات پروژه، به‌روزرسانی‌ها و پیشرفت، از ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید. در یک پلتفرم خودکار ابزار مدیریت پروژه، تیم شما می‌تواند تغییرات پروژه را ردیابی و مدیریت کند، جلسات مؤثری را برگزار کند، برگه‌های زمانی را با شما و سایر اعضای تیم از هر کجای دنیا فرموله کرده و به اشتراک بگذارد.

به یاد داشته باشید، مدیریت تیم، قدم زدن یک بار در پارک نیست. این یک مبارزه دائمی برای چابک سازی، انطباق و اصلاح استراتژی های خود با رشد و تغییر تیم شما است.

۶- تعارض را مدیریت کنید:

بخش بزرگی از تیم‌های مدیریتی شامل مدیریت افراد با علایق، شخصیت‌ها و باورهای متفاوت است. وقتی افراد با پیشینه‌های مختلف دور هم جمع می‌شوند، هم درگیری‌های شخصی و هم حرفه‌ای می‌تواند بروز کند. گزارش شده است که ۸۵ درصد از کارکنان در تمام سطوح، نوعی تعارض در یک سازمان را تجربه کرده اند.

بخشی از تکنیک های موثر مدیریت تیم، توانایی مدیریت درگیری ها و خنثی کردن دیدگاه های مختلف است که ممکن است به اختلاف نظر منجر شود.

اگر با درایت و از طریق مجموعه ای مناسب از ابزارها و تخصص ها رفتار شود، می توان از تشدید بیشتر وضعیت جلوگیری کرد.

برخی از راه هایی که یک مدیر پروژه می تواند تضادها را مدیریت کند عبارتند از:

• دیدگاه همه را در نظر بگیرید و سعی کنید تعارض را از دیدگاه هر فرد ببینید. این می تواند به درک کلی بهتر از وضعیت کمک کند. و در نتیجه به یافتن راه حل موثر کمک کند.
• نقاط توافق و اختلاف بین افراد را مشخص کنید. با درک آنچه افراد بر سر آن موافق یا مخالف هستند. می تواند به مدیر پروژه کمک زیادی کند. تا زمینه های مشترک برای توافق متقابل ایجاد کند.
• مراقب زبان بدن و نگرش خود باشید. در حین حل تعارض ها نباید سوگیری شخصی وجود داشته باشد. و اعضای تیم شما نباید احساس کنند که شما به دلایل شخصی غیرمنطقی رفتار می کنید.
• به عنوان یک میانجی گر عمل کنید. تعارضات در عرض چند ثانیه به بحث‌های داغ تبدیل می‌شوند. و به همین دلیل است که برای یک مدیر پروژه مهم است. که بی‌طرف بماند و هرگز طرف کسی را نگیرد! سعی کنید به همه افراد درگیر راهنمایی کنید.

۷- در فعالیت های تیم سازی سرمایه گذاری کنید:

سرمایه گذاری در برخی از فعالیت های تیم سازی می تواند یک تکنیک موثر مدیریت تیم باشد. هر چند وقت یکبار برای شکستن یکنواختی در محل کار و ایجاد حس اتحاد در بین کارکنان باید فعالیت های تیم سازی انجام شود.

برای مدیریت تیم، مدیران باید با دقت در مورد فعالیت هایی که باید با توجه به فرهنگ سازمان و خلق و خوی اعضای تیم درگیر، تصمیم گیری کنند.

این فعالیت‌ها می‌توانند از فعالیت‌های کوتاه‌سازی ارتباطات گرفته تا فعالیت‌های پیچیده‌تر حل مسئله، بسته به هدفی که در ذهن دارید، متغیر باشند. اگر فعالیت‌های تیم‌سازی با برنامه‌ریزی مناسب سازماندهی و اجرا شوند، می‌توان در مدت کوتاهی از مزایای متعدد مدیریت تیم بهره برد.

۸- تفویض اختیار و توسعه در مدیریت تیم :

به عنوان یک مدیر، شما باید به اندازه کافی در مدیریت تیم مسئولیت پذیر باشید که وظایف را به اعضای تیم با توجه به تخصص و حوزه تخصصی آنها محول کنید. اگرچه کارمندان باید اجازه داشته باشند در حوزه های دیگر برای کسب تجربه آزمایش کنند، وظایف اصلی کاری باید با مجموعه مهارت های خاص فرد مرتبط باقی بماند.

واگذاری وظایف بر اساس نقاط قوت فردی کلید افزایش بهره وری کارکنان است. این امر منجر به انجام مقدار مناسب کار در زمان کمتر و در نتیجه افزایش بازده کلی تیم می شود.

یکی از راه‌های پیاده‌سازی این امر می‌تواند انتصاب رهبرانی باشد که بتوانند در سطح شخصی‌تر با کارمندان تعامل داشته باشند و نقاط قوت آنها را بهتر درک کنند. این می تواند برای دستیابی به اهداف کوچکتر نیز عالی باشد.

یکی از موثرترین تکنیک های مدیریت تیم که از نزدیک با واگذاری وظایف مرتبط است، توسعه حرفه ای کارکنان است. برای ایجاد و حفظ رابطه نزدیک بین شما و اعضای تیمتان، توسعه حرفه ای باید یکی از دغدغه های اصلی مدیریت تیم شما باشد.

تیم شما باید این احساس را داشته باشد که مهارت‌های آن‌ها به جای بهره‌برداری در حال توسعه است. برای دستیابی به این هدف، می توان جلسات آموزشی منظم در حین یا خارج از کار را برای کارکنان سازماندهی کرد تا از زمان خود حداکثر استفاده را ببرند. در نهایت، این آموزش برای اهداف کلی سازمان مفید خواهد بود.

۹- در مدیریت تیم از خلاقیت ارزشمند حمایت کنید:

خلاقیت بخشی جدایی ناپذیر از هر محیط کاری است. به عنوان مدیر، باید فرهنگی را پرورش دهید که در آن از خلاقیت استقبال می شود. این باید به هر دو صورت کار کند، یعنی اگر کاری با موفقیت انجام می شود. از قدردانی عمومی از اعضای تیم خود دریغ نکنید. و اگر کاستی هایی وجود دارد، اعضای تیم باید انتظار انتقاد سازنده از شما داشته باشند.

از طرف دیگر، کارمندان شما نباید ازاشتراک گذاشتن خلاقیت خود در مورد کار با شما اکراه داشته باشند. بسیار مهم است که نوع مناسب خلاقیت را در زمان مناسب از اعضای تیم خود دریافت کنید. تا بتوانید بر اساس آن برنامه ریزی کنید و عمل کنید.

حتی اگر هیچ خلاقیتی برای دادن یا گرفتن وجود ندارد. فرصت‌هایی را برای بررسی با اعضای تیم و دریافت بازخورد منظم به دست آورید. این خلاقیت ها یک راه عالی برای آگاهی از پیشرفت همه وظایف است. و همچنین می تواند به عنوان یک منبع ارزشمند برای جمع آوری اطلاعات از اعضای تیم عمل کند.

بازخورد منظم از طرف شما همچنین می تواند به عنوان یک ابزار یادگیری عالی برای تیم شما برای توسعه حرفه ای و همچنین شخصی عمل کند. در سازمان‌های غیر سلسله مراتبی، گرفتن بازخوردهای منظم ممکن است دشوار شود. اما برای اینکه تکنیک‌های مدیریت تیم موثر جواب دهند، مهم است که بازخوردها جدی گرفته شوند.

به طور خلاصه:

اگه به دنبال این هستید که مدیریت شما پایدار باشد. به این معنی که صفر تا صد مدیریت تیم را درسازمان خود اجرا کنید توجه به نکات گفته شده می تواند به کارآمدی و بهره وری سازمان شما کمک کند. پایدار بودن در سازمان را می توان اینطوری معنی کرد که پایدار بودن به معنای داشتن ثبات سازمانی و اینکه با تغییرات داخلی و خارجی با سرعت زیاد منطبق شد و همگام با رقبا پیشرفت کرد.

جالبه که بدونید هدف سنج نرم افزاری است برای مدیریت تیم، یعنی با استفاده از نرم افزار هدف سنج و تیم مشاوران هدف سنج می توانید نکات بالا که گفته شده را به راحتی پیاده سازی کنید واز تاثیر اون تو سازمانتون شگفت زده بشید!!!!