…با توجه به اتفاقاتی که شیوع کرونا در سرتاسر جهان رقم زد، اکثر مشاغل به دور کاری روی آوردند و به تبع آن مدیریت سازمان ها نیز تغییر کرده است.
با توجه به اینکه بیماری کرونا همچنان در حال گسترش است و پایان مشخصی ندارد، بدیهی است که دورکاری همچنان ادامه می‌یابد و حتی برخی از کارشناسان بهداشت و درمان، تداوم این وضعیت را تا پایان سال ۲۰۲۱ پیش‌بینی کرده‌اند. بنابراین، حفظ کارکنان از طریق دورکاری، و استفاده از نرم افزار مدیریت تیم در موفقیت کسب و کار الزامی است.
در حالی که دورکاری مزایای بسیاری دارد اما به را‌‌ه‌حل‌های خلاقانه و ابزارهای دیجیتالی هم نیاز دارد تا شکاف‌های اجتناب ناپذیری که در ارتباطات و اتحاد تیم ایجاد می‌شود را برطرف کند. امروزه نرم افزارهای مدیریت تیم برای دورکاری وجود دارند که به کارکنان کمک کنند تا در زمینه‌های ارتباطات و همکاری، مدیریت پروژه ،بهره‌وری عملکرد و افزایش روحیه تیمی موفق شوند. در ادامه به معرفی نرم افزار مدیریت تیم در زمینه های گفته شده می پردازیم:
داشتن ارتباط و همکاری
امروزه نیاز به برقراری ارتباط توسط کارکنان با سرتاسر جهان به شدت افزایش یافته‌است. نرم افزار مدیریت تیم به منظور برقراری ارتباط توسط کارمندان به صورت تماس‌های کنفرانسی برای اشتراک گذاری اسناد و رسانه‌‌ها ایجاد شده که دو نمونه برتر آنها عبارتند از:
۱) نرم افزار مدیریت تیم Zoom :
Zoom یک نرم افزار مدیریت تیم است و نه تنها برای کار، بلکه برای آموزش از راه دور نیز مناسب است و به افراد این امکان را می‌دهد تا توانایی برقراری تماس‌های ویدیویی، به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش یا منابع را داشته باشند. همچنین داشتن امنیت کافی و اتصال به ابزار های زمانبندی مانند تقویم گوگل باعث می‌شود که این نرم‌افزار مدیریت تیم بالاتر از بقیه رقبا قرار بگیرد.
۲) نرم افزار مدیریت تیم Box :
اگر می‌خواهید سازمان یا شرکت خود را از حجم بسیار زیادی از اطلاعات و ایمیل‌ها نجات دهید، این نرم‌افزار مدیریت تیم یک ابزار عالی است. همچنین Box، به اشتراک‌گذاری اسناد و منابع و سازماندهی فایل‌ها را هم برای شما ساده‌ترمی‌کند.
مدیریت پروژه
قبل از معرفی نرم افزار مدیریت تیم این بخش ابتدا باید توضیحی درباره ی مدیریت پروژه ارائه کنیم. در مدیریت پروژه وظایف کاملا مشخص هستند و فقط باید انجام شوند. اما این وظایف به ما نمی گویند که آیا در مسیر درست برای رسیدن به اهداف مان هستیم یا نه. در واقع با ابزارهای مدیریت پروژه هم فقط تشخیص می دهیم که چه کارهایی باید انجام دهیم. اینجا اهداف OKR است که به ما کمک می کند در مسیر درست بمانیم و مشخص می کند چه چیزی برای سازمان ما مناسب است. OKR بهره‌وری و شفافیت را در مدیریت پروژه افزایش می‌دهد.
برای آشنایی با دلایل استفاده از OKR کلیک کنید.
در ادامه به معرفی نرم افزار مدیریت پروژه می پردازیم. انتخاب نرم افزار مدیریت تیم مناسب در این زمینه می‌تواند سازماندهی و موفقیت شما در رسیدن به اهداف را بهبود ببخشد.
۱) نرم افزار مدیریت تیم Jira:
اگر در حال کار بر روی پروژه‌های بزرگ و پیچیده و به‌ویژه فنی مانند توسعه‌ی نرم‌افزار هستید،Jira یک گزینه عالی با مجموعه‌ای از ویژگی‌های طراحی شده برای پشتیبانی از فرآیندهای شرکت است که ابزاری عالی برای مدیران پروژه است.
ابزاری با اشتراک کاملا رایگان که برای تیم‌ها یا سازمان‌هایی با کمتر از پانزده کارمند هستند. و به دنبال استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه هستند، پیشنهاد می‌شود.
استفاده از Asana ساده و دارای کلیه اصول اولیه مورد نیاز برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها و هماهنگی کارها است. همچنین این نرم‌افزار دارای قابلیت اجرای برنامه‌های پیشرفته‌تربرای سازمان‌های گسترده و توسعه یافته است .
فرهنگ و روحیه کار تیمی
کرونا نه تنها کار ما را مختل کرده، بلکه تقریبا ما را از جنبه‌های دیگر زندگی‌مان از جمله معاشرت، سفر، برگزاری جشن و …که سبب افزایش روحیه ما می‌شود هم منع کرده‌است. بر خلاف این اخبار و حوادث تلخ و منفی که در معرض آنها قرار داریم، می‌توانیم با تمرکز بر ایجاد و حفظ روحیه مثبت در کارکنان، انگیزه آنها را بالا ببریم. در ادامه تعدادی از نرم افزارهای مدیریت تیم ها که در این بخش وجود دارند. و ما را در تحقق اهداف گفته شده یاری می‌کنند، معرفی میکنیم:
۱) نرم افزار مدیریت تیم Donut :
Donut یک ابزار کاربردی است که برای کمک به اعضای تیم جهت ایجاد روابط قوی با یکدیگر به شکل مجازی طراحی شده‌است. این نرم‌افزار به‌ویژه برای معرفی اعضای تیم که معمولا در تعامل با یکدیگر نیستند و شناختی از هم ندارند مفید است. همچنین برای کارکنان جدیدی که ملزم به دورکاری شدند، برای ایجاد روابط جدید در سازمان موثر است. ندارند مفید است. همچنین برای کارکنان جدیدی که ملزم به دورکاری شدند، برای ایجاد روابط جدید در سازمان موثر است.
۲) نرم افزار مدیریت تیم Giphy:
این نرم‌افزار بسیار ارزشمند است زیرا به کمک آن می‌توان ارتباطات غیر کلامی خود را دیجیتالی کرد. به کمک این نرم‌افزار که به راحتی به پیام‌رسان‌های مختلف متصل می‌شود، می‌توان فضای کاری را شاد کرد و طراوت بخشید.
بهره‌وری عملیاتی
اطمینان حاصل کردن از امنیت برنامه‌های تجاری و داده‌های سازمان برای سازمان‌ها بسیار مهم است. همچنین، دورکاری شرایطی را برای ساده‌سازی فرآیندهای ناکارآمد و سهولت کار بر روی منابع تخصصی را ایجاد میکند.
۱) نرم افزار مدیریت تیم Last pass:
کاربران با ثبت نام در این پلتفرم، با یک رمز عبور می‌توانند به تمامی جزئیات و اطلاعات حساب کاربری خود دسترسی داشته باشند. که باعث سهولت کار و ذخیره وقت می¬شود. همچنین حساب‌های این نرم‌افزار رایگان هستند و دارای امنیت بالایی نیز هستند.
۲) نرم‌افزار مدیریت تیم okta:
یکی دیگر از گزینه‌های عالی برای صرفه‌جویی در زمان کاربران که برای تکمیل کارهای خود در طول روز باید از آن استفاده کنند. این نرم‌افزار با ایحاد لایه‌های مختلف احراز هویت ،دارای امنیت بسیار مناسب و بالایی است. که از دسترسی غیر مجاز دیگران به حساب کاربری شما جلوگیری میکند.
برای خواندن مقاله ی مدیریت وظایف کلیک کنید.
بازدهی و تمرکز کارکنان
۱) نرم افزار مدیریت تیم Dewo:
این نرم‌افزار با مسدود کردن اعلان‌های سایر برنامه‌ها و پیام‌رسان‌ها، از ایجاد حواس‌پرتی و وقفه در کار کارمندان جلوگیری می کند. و توجه شمارا به کار خود جلب میکند. این امر سبب افزایش میزان بازدهی و تمرکز کارکنان و همچنین صرفه‌جویی در زمان می‌شود .
۲)نرم‌افزار مدیریت تیم I done this :
کلام آخر
در این مقاله به بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم ها پرداختیم. که می‌توانید با استفاده از این ابزارها از به روزترین روش‌های مدیریتی بهره‌مند شوید. همین طور به اهمیت استفاده از چارچوب OKR در مدیریت پروژه اشاره کردیم. پی بردیم که مدیریت پروژه تنها به لیست کردن وظایف و اقدامات عملیاتی می پردازد. اما در آخر این که آیا این اقدامات منجر به موفقیت پروژه شدند یا خیر را بررسی نمی کند. بنابراین پروژه ی شما برای اجرایی موثر و موفق به OKR نیاز خواهد داشت.
برای شروع استفاده از دوره ی رایگان خود در نرم افزار OKR هدف سنج کلیک کنید.
بدون دیدگاه