۱۲ بینش مهم برای مدیریت تیم

با تغییر روند زندگی امروزه ، سازمان ها و شرکت ها در سراسر جهان اقدام به انجام امور از راه دور کرده اند . طبق یک نظرسنجی حدود ۷۰ درصد کارفرمایان با دور کاری موافق بوده و امور خود را به این صورت انجام میدهند. اما مشکلی که وجود دارد این میباشد که مدیریت تیم ها از راه دور نیازمند به دانستن روش ها و تکنیک هایی میباشد.

پروفسور آنتونی مایو، پروفسور مدرسه بازرگانی هاروارد میگوید: “رهبر باید از ارتباط مداوم اطمینان حاصل کند، هنجارهای تیم را تقویت کند، همکاری را تشویق کند، و به طور فعال از نظرات و دیدگاه های همه افراد حاضر در تیم برخوردار باشد.”حال ما در این مقاله قصد داریم علاوه بر ارائه۱۲ بینش مهم برای مدیریت تیم به معنا و اهمیت کار تیمی نیز بپردازیم. همراه ما باشید

کار تیمی چیست؟

در ساده ترین تعریف کار تیمی یعنی :<< همکاری بین کسانی که روی یک پروژه کار می کنند.>>  اما هر کسی که تا به حال سعی کرده یک تیم بسازد ، می داند که این تعریف بسیار ساده و کلی است . مفید ترین تعریفی که میشه برای کار تیمی بیان کرد عبارت است: << به گروهی از افراد گفته میشود که به طور منظم و با برنامه برای رسیدن به یک هدف همکاری میکنند و در راستای ایجاد یک فضای کار مثبت و حمایتی  به دلیل افزایش عملکرد مثبت تیم تلاش میکنند.>>

اهمیت کار تیمی

از اهمیت کار تیمی میشه ۴ دلیل مهم را بیان کرد

۱-پر انرژی کردن فضای کار:

مطالعات نشان می دهد که کارکنانی که محیط کار آن ها خسته کننده و نامطلوب است،  ۳۸ درصد بیشتر در معرض ابتلا به بیماری های مختلف هستند. بنابراین، ایجاد یک محیط کاری پر انرژی و مثبت می تواند به کارکنان کمک کند تا بازده کاری بیشتری داشته باشند.

۲- افزیش فرصت یادگیری:

وقتی دو نفر یا بیش از دو نفر در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند و خواسته‌ها، ویژگی‌ها، انتظارات یا اهدافشان به هم گره می‌خورد، عملاً با برخورد های آموزنده مواجه هستیم.

۳-بالابردن کارایی کارمندان:

افراد در صورت ارتباط با افراد با انگیزه و انرژی ، انرژی مضاعف دریافت کرده و کارایی بالاتری را از خود بروز میدهند

۴- افزایش مسئولیت پذیری:

کار تیمی باعث میشود افراد به خود اعتماد کرده و خود را در برابر کارها مسئول بدانند

اماحالا نوبت به آن رسیده که بریم سراصل مطلب و ۱۲ بینش مهم برای مدیریت تیم روبیان کنیم که عبارت اند

۱- هنجارها و انتظارات تیم را ایجاد کنید

اولین راه برای مدیریت تیم ایجاد هنجار ها و انتظارات تیم است. تحقیقات نشان می‌دهد که تنها نیمی از متخصصان می‌دانند که در محل کار از آنها چه انتظاری می‌رود .

این می‌تواند برای سطوح تعهد آنها مضر باشد . برای تقویت انگیزه و درگیر کردن کارمندان ، ایجاد هنجارهای تیمی که نحوه تعامل و همکاری آنها را دیکته می کند، حیاتی است.

مایو در کتاب اصول رهبری می‌گوید: «یکی از راه‌هایی که تیم‌های پراکنده می‌توانند از شروع خوبی مطمئن شوند، مشارکت در فرآیند راه‌اندازی رسمی است. «حتی اگر یک ملاقات حضوری امکان‌پذیر نباشد، بسیار مهم است که در راه‌اندازی تیم و توافق جمعی بر روی هنجارهایی که با یکدیگر در مکان‌های مختلف انجام می‌دهید، آگاهانه و با اطمینان باشید. از طریق این فرآیند، اعضای تیم یکدیگر را به شیوه ای معنادار به یکدیگر می شناسند . این به ایجاد پایه ای برای همکاری موثرتر در آینده کمک می کند.

۲- مراجعه منظم و مکالمات یک به یک را انجام دهید

چک کردن منظم کارمندان از راه دور وسیله ای بسیار مؤثر برای تقویت تعامل آنهاست. به گفته شرکت مشاوره مدیریت گالوپ ، کارمندانی که به طور منظم با مدیران خود ملاقات می کنند ، سه برابر بیشتر از همتایان خود درگیر هستند. مطالعات همچنین نشان می‌دهد که کارمندان در صورت عدم ملاقات تک به تک با سرپرستان خود چهار برابر بیشتر احتمال دارد که از کار جدا شوند.

بنابراین ارتباطات را در مدیریت و تاثیر آن بر مدیریت تیم را دست کم نگیرید .

۳-استفاده فناوری ارتباط تصویری در مدیریت تیم

هنگام برنامه ریزی برای ورود و حضور یک به یک، از فناوری برای تسهیل ارتباط چهره به چهره در صورت امکان استفاده کنید. مطالعه ای که در هاروارد بیزینس ریویو به تفصیل انجام شد نشان داد که ارتباط چهره به چهره ۳۴ برابر مؤثرتر از مکاتبه از طریق ایمیل است. از ابزارهای ویدئو کنفرانس، مانند Zoom و UberConference استفاده کنید تا فرصت‌هایی را برای حضور با تیم خود ایجاد کنید.

در یک نظرسنجی از بیش از ۳۰۰ مدیر توسط فوربس اینسایت، ۶۲ درصد گفتند که کنفرانس ویدیویی به طور قابل توجهی کیفیت ارتباطات را در مقایسه با ابزارهای کنفرانس صوتی بهبود می بخشد و ۵۰ درصد گفتند که سطح درک را افزایش می دهد ، علاوه بر ابزارهای ویدئو کنفرانس، از پلتفرم های همکاری پروژه مانند Trello و Slack برای تقویت اشتراک گذاری اطلاعات در بین تیم خود استفاده کنید. بنابر این میتوان از فناوری ها برا بهبود سیستم مدیریت استفاده مطلوب نمود . همچنین نرم افزار هدف سنج نیز در مدیریت تیم می تواند به شما کمک کند.

۴-برقرای ارتباط به صورت مداوم

ارتباط شفاف و مداوم برای ایجاد انگیزه و هدایت موثر کارکنان از راه دور توسط شما بسیار مهم است. در یک مطالعه که اخیرا توسط انجمن توسعه استعدادها انجام شده. ۸۳ درصد از رهبران کسب و کار گفتند که ارتباط مهمترین مهارت برای موفقیت در مدیریت تیم است. مایو در کتاب اصول رهبری می گوید: ((به عنوان یک دستورالعمل کلی، رهبران اغلب احساس می کنند که به اندازه کافی ارتباط برقرار می کنند . در حالی که تیم های آنها اغلب احساس می کنند که ارتباطات کافی ندارند.))

هم چنین جویس می گوید: ((ارتباط بیش از حد بسیار مهم است. “این نه تنها تضمین می کند که پیام از طریق آن منتقل می شود، بلکه به حل بسیاری از چالش هایی که سازمان ها در ارتباط نادرست با آنها مواجه می شوند، کمک می کند.))

۵-با کارمندان شفاف باشید

شفافیت یکی از مهارت های ارتباطی ضروری است که هر رهبر به آن نیاز دارد. داده‌ها همچنین نشان می‌دهند که این مسئه عامل اصلی در اندازه‌گیری شادی کارکنان هم میباشد. هنگام بیان یک تصمیم ، مانند تغییرات سازمانی، به طور کامل دلیل پشت سر این تصمیم‌گیری‌ها را توضیح دهید . از کارمندان خود دعوت کنید تا سؤال بپرسند. انجام این کار می تواند به شما کمک کند اطمینان حاصل کنید که همه یکسان هستند. پایه و اساس قوی تری از اعتماد و صمیمیت را ایجاد کنید.

۶- حس هدف را القا کنید

هدف می تواند تأثیر عمیقی بر عملکرد فردی، تیمی و تجاری داشته باشد. بر اساس تحقیقات گوگل ایجاد چشم انداز تیمی یکی از رفتارهای برتر مدیران با عملکرد بالا است. در نظرسنجی PwC، ۸۳ درصد از متخصصان گفتند که هدف به کار روزانه آنها معنا می بخشد. برای القای هدف در میان کارکنان خود، نمونه هایی از تلاش های  جمعی آنها که باعث  پیشبرد اهداف مهم سازمانی و مدیریت تیم شده است را ارائه دهید. هنگام انجام این کار، از اصول ” نیت فرمانده ” استفاده کنید . مفهومی که در اصول مدیریت جزئیات آمده است . به عنوان وسیله ای برای متحد کردن افراد حول یک هدف عمل می کند.

طبق گفته دکترین ارتش ایالات متحده، هدف اصلی از نیت فرمانده:((تمرکز زیردستان بر آنچه باید انجام شود تا به موفقیت برسند است . حتی زمانی که طرح و مفهوم عملیات دیگر اعمال نمی شود.))

۷-به کارکنان خود اعتماد کنید و به آنها قدرت دهید

توانمندسازی کارکنان جزء ضروری تیم های موفق و با اعتماد بنفس  بالا است. طبق گزارش Great Place to Work (pdf)، سازمان‌هایی که فرهنگ‌های مبتنی بر اعتماد دارند، سطوح بالاتری از نوآوری، رضایت مشتری، مشارکت کارکنان و چابکی را دارا هستند. برای توانمندسازی کارمندان خود از راه دور از مدیریت خرد خودداری کنید، وظایفی را که فرصت‌هایی برای رشد فراهم می‌کنند را به آن ها محول کنید و تیم خود را در تصمیم‌گیری ها مشارکت دهید. با سپردن پروژه‌های مهم به کارمندان و مشارکت دادن آنها در فرآیندهای سازمانی ، نشان می‌دهید که برای مشارکت آنها ارزش قائل هستید. با این کار می‌توانید یک رابطه کاری قوی‌تر ایجاد کنید.

۸- ارائه پشتیبانی به تیم خود

یکی دیگر از بینش های  مهم برای مدیریت تیم ،  ارائه پشتیبانی به تیم خود است . در آن به این اشاره میشود که فراتر از واگذاری وظایف به کارمندان، از پیشرفت حرفه ای آنها حمایت کنید . در تعیین هدف به آنها کمک کنید. تحقیقات گالوپ نشان می دهد که ۶۹ درصد از کارکنانی که مدیرانشان به آنها کمک می کنند که اولویت های کاری و اهداف عملکردی را تعیین کنند، مشغول انجام امور هستند. برای مثال، اگر یکی از کارمندان شما می‌خواهد مهارت‌های تجاری خود را تقویت کند، به آنها پیشنهاد دهید که یک دوره آنلاین را در نظر بگیرند . برخی از راه‌هایی را که انجام این کار می‌تواند باعث پیشرفت شغلی آنها شود را بیان کند.

۹- درخواست بازخورد و واکنش

علاوه بر ارائه بازخورد و راهنمایی به کارکنان خود، باید نظرات آنها را در مورد نحوه عملکرد خود جویا شوید. به دست آوردن بینش در مورد اینکه دیگران چگونه شما را درک می کنند، می تواند هوش عاطفی شما را تقویت کند. علاوه بر آن شما را به یک ذهنیت رشد مجهز می کند.

تحقیقات نشان می دهد افراد حرفه ای با ذهنیت رشد عبارتند از:

آمادگی ذهنی بیشتری برای مقابله با چالش ها دارد

از بازخورد به نفع خود استفاده کنید

در حل مسئله مهارت بالایی دارد

در ارائه بازخورد توسعه ای به کارکنان موثر است

در دستیابی به اهداف خود پایدار هستند

با افزایش خودآگاهی خود، می‌توانید نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و یک برنامه توسعه رهبری قوی‌تر ایجاد کنید .این به شما امکان می‌دهد مدیر بهتری شوید و نمونه‌ای مثبت برای تیم راه دور خود باشید.

۱۰-اثر تقویت همدلی و آگاهی فرهنگی بین کارکنان در مدیریت تیم

((همدلی محرک اصلی عملکرد کاری و عنصر اساسی هوش هیجانی است.))

در مدیریت تیم خود از راه دور ، ممکن است متوجه شوید که با افرادی که از کشورها و پیشینه های مختلف هستند در تعامل هستید. هنگام نظارت بر یک تیم جهانی و پراکنده، مهم است که از تفاوت های فرهنگی آگاه باشید و یک محیط فراگیر را تسهیل کنید. تفاوت های منطقه زمانی را در نظر بگیرید و سعی کنید از تعطیلات مهم و روزهای مهم آگاه باشید.

۱۱-زمان خاصی را برای ارتباط و معاشرت اختصاص دهید

یکی از چالش‌های اصلی مدیریت تیم از راه دور، ایجاد نوع ارتباطاتی است . از مجموع اجتماعات حضوری و گفتگوهای معمولی است که  روزانه اتفاق می‌افتد. گزارش اخیر شرکت نرم افزاری Buffer نشان می دهد که ۱۹ درصد از کارمندان دورکار ، تنهایی را بزرگترین چالش خود می دانند. در یک نظرسنجی توسط CoSoCloud ارائه‌دهنده خدمات ابری، مشخص شد که بیش از نیمی از کارمندان دورکار احساس می‌کنند ارتباط خود را با همکاران قطع کرده‌اند.

مایو در کتاب خود می‌گوید: شما باید جایگزین‌هایی برای مکالمات، غذاها، و تعاملات تصادفی که معمولاً در طول یک روز و هفته اتفاق می‌افتند .با سازماندهی گردهمایی های آنلاین به کارمندان از راه دور خود کمک کنید احساس کنند بخشی از تیم هستند . می توانید قبل از جلسات زمانی را برای صحبت های کوچک در نظر بگیرید. تحقیقات نشان می دهد که این روشی موثر برای تقویت پیوندها و توسعه اعتماد است.

۱۲-تعادل بین کار و زندگی را ارتقا دهید

تعادل بین کار و زندگی یکی از مهمترین عوامل جذب برای کارمندان ایالات متحده و جهان است. با این حال، داده ها نشان می دهد که جدا کردن زندگی عادی از کار بزرگترین چالش کارمندان است  . چالشی که ۲۲ درصد از کارمندان دورکار با آن مواجه هستند. به هنجارها و انتظاراتی که در ابتدا ایجاد کردید تکیه کنید . کارمندان خود را تشویق کنید تا به یک برنامه زمان بندی مشخص پایبند باشند. پس از اتمام ساعات کاری از کار دور شوند. با انجام این کار، می توانید به کارمندان خود کمک کنید تا از احساس فرسودگی شغلی اجتناب کنند و عملکرد تیم خود را افزایش دهید.

نتیجه گیری

ما در مقاله ای که پشت سر گذاشتیم تنها ۱۲ بینش از بینش های مدیریت تیم را بیان کردیم تا بتوانید با استفاده از این بینش ها ارتباط موثری را با تیم خود داشته باشید. در همین راستا ما به پیشنهاد میکنیم مقالات الگوسازی برای افراد تیم و انواع سبکهای مدیریت تیم را خوانده و از نرم افزار o k r  در راستای پیاده سازی این بینش ها  و مدیریت تیم و سازمان خود استفاده کنید.

منابع

https://sloanreview.mit.edu

https://hbr.org